В базе данных информация должна быть организована так, чтобы обеспечить минимальную долю ее избыточности. Частичная избыточность информации необходима, но она должна быть минимизирована, так как чрезмерная избыточность данных влечет за собой ряд негативных последствий.

1.2 ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТИРУЕМОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

В процессе создания базы данных склада необходимо пройти ряд этапов физической реализации базы.

Исследование предметной области. На данном этапе происходит сбор сведений о деятельности, осуществляемой складом (конкретно в нашем случае при приеме товара), устанавливается ряд основных моментов, которые будет необходимо отразить в базе данных.

Проектирование базы данных. На данном этапе происходит создание модели сущность-связь, в которой отражена структура проектируемой базы, набор сущностей и отношения между ними.

Реализация. На данном этапе происходит непосредственное создание базы средствами MicrosoftVisualStudio.

До физического создания БД необходимо провести датологическое проектирование, т.е. построить логическую структуру БД, установить связи, нормализовать отношения.

Следующим этапом проектирования базы данных является создание форм и отчётов - выходных документов. Для создания форм и отчётов используются запросы. Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Запросы, в частности, позволяют выполнить сортировку, поиск данных по набору заданных признаков и др. На основании запросов удобно создавать документы (отчеты) для вывода результатов решения задач пользователя. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. В базе данных используются запросы на выборку, перекрёстные и полномасштабные запросы.

При выполнении запроса на выборку данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определённом порядке. Примером такого запроса в моей курсовой является «Запрос Для Накладной», который использует данные из таблиц «Документы» и «Клиенты».

Запрос на выборку в режиме «Конструктор»:



Рисунок 1 - Запрос на выборку в режиме «Конструктор»

Запрос на выборку в пользовательском режиме:

---

Рисунок 2 - Запрос на выборку в пользовательском режиме

Перекрестный запрос отображает результаты статистических расчетов выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум набора данных в форме перекрестной таблицы.

При наличии хорошо документированной логической структуры физическая реализация базы данных представляет собой четко определенный, стандартизованный процесс; кроме того, обеспечивается надежное, эффективное хранение и поиск данных.


2. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается.

Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.

Предметная область (ПО) - область применения конкретной БД (в сфере управления предприятиями и организациями, транспортом, в медицине, научных исследованиях и т.п.)

При определении границ ПО используют подход "от реального мира", когда с помощью экспертов определяются границы ПО.

Подход "от запросов пользователей" используется для уточнения границ ПО и наибольшее применение он получает в период использования ИС, когда накапливается достаточно информации о содержании запросов и необходимо выполнить коррекцию границ ПО и состава информационной модели.

Объект - это то, о чем должна накапливаться информация.

Выбор объектов осуществляется в соответствии с целевым назначением.

Объекты могут быть атомарными или составными.

Атомарный объект - объект определенного типа, дальнейшее разложение которого на более мелкие объекты внутри данного типа невозможно.

Составные объекты включают в себя множества объектов.

Состояние объекта описывается с помощью ограниченного набора свойств и связей с другими объектами.

Свойства объекта могут не зависеть от его связей с другими объектами, то есть являются локальными.

Если свойства объекта зависят от его связей с другими объектами, то они являются реляционными.

Каждая связь между объектами по числу входящих в нее объектов характеризуется степенью n=2,3,...,k (бинарная, k-арная).

Чтобы отобразить объекты в информационную сферу, необходимо определить:

какие объекты важны для данного применения;

какие свойства могут иметь эти объекты;

какие связи существуют между объектами;

какие имена можно присвоить отдельным составляющим объектной системы.

---

Атрибут представляет информационное описание количественных или качественных свойств сущности, описывает состояние сущности, позволяет идентифицировать сущность. Информация о сущности представляется совокупностью атрибутов. Такую совокупность атрибутов часто называют записью об объекте.

Другим основным понятием для описания предметной области является понятие связи. Для представления связей между экземплярами сущностей могут использоваться атрибуты. В этом случае связь устанавливается путем включения в совокупность атрибутов сущности атрибута, однозначно идентифицирующего экземпляр сущности, находящийся в отношении с исходным экземпляром сущности.

Склад готовой продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц, заинтересованных в этом.

Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

Затем склад готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортноскладских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации

---

, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ.

Поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада).

Формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, не нужно будет возится с кучей бумаг.

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

• 
  надежность функционирования системы;
  
• 
  функциональная полнота системы; быстродействие;
  
• 
  минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.
  

3. СУЩЕСТВУЮЩАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ РАБОТЫ СКЛАДСКОГО УЧЁТА

Складской учёт подразумевает хранение и обработку данных о товарах или остатках основных средств и прочих активов. Все действия, которые производятся на складе, в том числе складской документооборот, необходимо фиксировать.

В обязательном порядке оформляют документы на следующие операции:

• 
  поступление и оприходование товара от контрагентов;
  
• 
  занесение информации о поступившей продукции в базу или учётные документы;
  
• 
  отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
  
• 
  перемещение (между складами или торговыми точками);
  
• 
  инвентаризация;
  
• 
  информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
  
• 
  списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
  
• 
  корректировка характеристик продукции в учётных карточках.
  

---

Распространенный и самый простой вариант ведения складского учета — ручной учет в Excel-таблицах. Сотрудники склада в свободной форме заносят информацию о приходе и движении запасов. В Excel обработка данных технически возможна только на самом примитивном уровне — подсчеты сумм.

Плюс этого способа — бесплатно. Пожалуй, он единственный. Минусов гораздо больше:

• 
  риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;
  
• 
  отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;
  
• 
  так как все процессы учитываются вручную, легко забыть про товар с истекающим сроком годности, допустить ошибки (и обнаружить их слишком поздно) в документах.
  

Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:

Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.

Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.

Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.

Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе. Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Невозможность дальше работать на складе без ИС, заполняя все журналы вручную принуждает к внедрению ИС.

Без информационной системы очень сложно обрабатывать информацию в большом объёме информации о поступающих данных. Так же много окументов, написанных вручную приходят в негодность.

Данные о станках и работе, произведённой на складе должны быть достоверны, а данные об остатках материалов актуальными. Своевременно полученные и проанализированные данные позволяют предприятия нормально функционировать, не нарушая бизнес-процессы.

Для эффективности сбора данных и их использования используются

автоматизированные информационные системы.

После внедрения ИС появиться возможность организовать электронный документооборот, который решит часть описанных выше проблем.

---

Смотрите также файлы

• Общие требования, цели, задачи выполнения выпускной квалификационной работы.pdf

• Проектирование и реализация базы данных для учета услуг, оказываемых юридической консультационной фирмой.docx

• Методические указания Направление подготовки 15. 03. 02 Технологические машины и оборудование.pdf

• Как не любить мне свой язык!.docx

• Задача 4 Список используемой литературы Задание 2.doc