Файл: Использование корпоративных ИС для решения задач организации документооборота на предприятиях.pdf

Порядок организации документооборота ООО «Башкирэнерго»

Понятие документооборота ООО «Башкирэнерго» утверждено кодексом «Организация единого документооборота в Обществе» и представляет собой упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела или архив.

Порядок движения документов и операции, производимые с ними, регламентируются нормативными правовыми актами РФ и внутренними документами Общества.

В Обществе существует смешанная система документооборота, как в бумажном, так и в электронном виде. Приоритетным является электронный документооборот, документооборот с использованием бумажных носителей может применяться:

• Если невозможен электронный документооборот;
• Если документы на бумажных носителях требуются в соответствии с положениями Общества или законодательства;
• Для обеспечения конфиденциальности документов, поскольку СЭД не предусматривает признака «конфиденциально».

Работники Общества обязаны принимать в работу документы, согласованные\утвержденные\рассмотренные\направленные в электронной форме, если это не противоречит действующим распорядительным документам и законодательству.

Электронный документооборот представлен системой электронного документооборота «1С». Пошаговое описание необходимых действий в программе, для выполнения процессов, предусмотренных соответствующими нормативными документами, представлено в технологических инструкциях к программе.

Основными задачами, решаемыми в процессе управления документацией Общества и его ДО, являются:

• Организация рационального документооборота;
• Минимизация бумажного документооборота;
• Совершенствование средств и методов работы с документами;
• Унификация форм документов;
• Разработка и внедрение нормативных документов по совершенствованию документационного обеспечения в Обществе и его ДО;
• Установление контроля исполнения документов;
• Наличие индивидуальных рабочих столов;
• Организация поиска и просмотра документов;
• Оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на хранение в архив;
• Осуществление архивного хранения и своевременного уничтожения документов.

Также к задачам документооборота относится обеспечение безопасности и сохранности конфиденциальных документов Общества и его ДО. Требования по работе с конфиденциальными документами определяются внутренним нормативным документом направления функциональной области «Управление безопасностью».

---

Основным принципом документооборота Общества и его ДО является приведение к единообразию всех созданных документов и построение на этой основе единой унифицированной системы.

Требования Кодекса по делопроизводству к работе с бухгалтерской, другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Правила подготовки и оформления документов

Основу содержания документа составляет текст. Помимо текста документ содержит установленный для данного вида документа набор реквизитов – обязательных элементов его содержания. Все документы Общества должны быть созданы на русском языке, в случае создания документа на иностранном языке к нему должен быть приложен перевод на русский язык.

Под текстом документа понимается выраженное средствами служебно-делового языка описание каких-либо действий, событий, фактов, предложений, предположений, решений и т.п. Текст долженсодержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и, по возможности, кратко.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1. Юридическую силу документа;

2. Оперативное и качественное исполнение и поиск документа;

3. Возможность автоматизированной обработки документов.

Аббревиатуры и сокращения допускаются только после их полной расшифровки при первом упоминании в документе, при этом аббревиатура/сокращение указывается рядом в скобках.

Различные документы могут включать в себя различный набор минимально-необходимых реквизитов. Число и параметры реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

Порядок оформления реквизитов документа определяет, в том числе, ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа.

В состав реквизитов документов Общества и его ДО могут входить следующие:

а) Изображение эмблемы (логотипа) Общества и его ДО;

б) Наименование Общества и его ДО;

в) Справочные данные Общества и его ДО;

г) Наименование вида документа;

д) Дата документа;

е) Регистрационный номер документа;

---

ж) Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

з) Указание на место составления или издания документа;

и) Сведения об адресате;

к) Указание на гриф утверждения документа;

л) Резолюция;

м) Заголовок к тексту документа;

н) Отметка о постановке документа на контроль;

о) Текст документа;

п) Отметка о наличии у документа приложения (приложений);

р) Подпись;

с) Отметка об электронной подписи;

т) Указание на гриф согласования документа;

у) Визы согласования документа;

ф) Оттиск печати;

х) Отметка о заверении копии документа;

ц) Отметка об исполнителе документа;

ч) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ш) Отметка о поступлении документа в организацию.

Обязательными реквизитами, которые используются во всех видах документов Общества и его

ДО, являются:

а) Наименование вида документа (кроме письма);

б) Дата документа;

в) Текст документа;

г) Подпись.

Основные виды документов

Документы Общества и его ДО, для целей настоящего Кодекса, подразделяется на следующие группы документов:

а) Распорядительные документы (РД);

б) Информационно-справочные документы;

Распорядительные документы (РД) – это группа документов, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества и его ДО, ее структурных подразделений и должностных лиц.

Все распорядительные документы, издаваемые в рамках Общества, являются обязательными для исполнения сотрудниками Общества. Они действуют с момента их подписания и регистрации, вплоть до изменения, отмены другими РД или снятия с контроля в связи с выполнением.

В группу распорядительных документов входят следующие документы:

а) Протоколы;

б) Приказы;

в) Указания.

Информационно-справочные документы – это внутренние документы, содержащие информацию о фактическом положении дел в Обществе, служащие основанием для утверждения тех или иных распорядительных документов. Такие документы готовятся и используются структурными подразделениями Общества при взаимодействии по вопросам основной и хозяйственной деятельности. Нормативными документами Общества определены следующие виды информационно-справочных документов:

• Служебные записка;
• Письмо.

Основные возможности системы «1С: Документооборот»

---

Программный продукт "1С: Документооборот", разработанный на новой технологической платформе "1С: Предприятие 8.3", является преемником программного продукта "1С: Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

"1С: Документооборот" позволяет:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С: Документооборот" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С: Документооборот" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами; текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам:

• ГОСТ Р 6.30-2003,
• ГОСТ Р 51141-98,
• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
• Требования ГСДОУ,
• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

---

"1С: Документооборот" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе работы было произведено исследование российского рынка информационных систем в области электронного документооборота систем, в результате которого, во-первых, были выделены ключевые разработчики программных продуктов и их решения, по числу успешно внедренных проектов. Во-вторых, было произведено ознакомление с организационной структурой ООО «Башкирэнерго», изучение функций, задач и основных видов деятельности, произведено изучение организации службы документационного обеспечения управления предприятиями, ее структуры, объемов работы, а также проведен анализ содержания, структуры и классификация документооборота.

Подводя итог, можно сказать, что на отечественном рынке постоянно ведутся работы по усовершенствованию автоматизированных систем, предназначенных для управления документооборотом предприятия, что ведет и к росту числа внедренческих проектов, и к совершенствованию их методик. Сегодня очень много больших и крупных компании внедряют СЭД, поскольку это обеспечивает быстрый поиск документной информации, работу с документами в режиме реального времени, повышение эффективности управления в целом. При этом делаются лишь первые шаги по созданию общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов. Не существует универсальной классификации, которую можно было эффективно использовать в качестве основы для формирования требования к СЭД, как в технической, так и в прикладной ее части.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения». – С-Пб.: Азбука, 2002 г.

2. Методы и средства работы с документами. Антология. - Едиториал УРСС, 2000 г.

3. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999

4. В. Жеребенкова. Документооборот на предприятии. - Вершина, 2005г.

5. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. – 84с.

6. СЭД (рынок России) https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94

7. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – С-Пб.: Академия, 2006. -288 с.

---