Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (ВНУТРИКОРПОРАТИВНЫЕ КОММУНИКАЦИИ В КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ).pdf

Было опрошено 30 человек, по 5 из каждого департамента. В результате анкетирования были выявлены следующие данные:

Более трети сотрудников постоянно пользуются информационной доской, 22% просматривают ее довольно часто, почти треть лишь иногда и всего лишь 14% пользуются ею изредка или никогда.

Кроме того, более половины (66%) респондентов находят доску полезной.

Таким образом, можно констатировать, что информационная доска является довольно эффективным инструментов внутриорганизационных коммуникаций в «Адамант-проект».

С корпоративным порталом дела обстоят иначе. 69% респондентов никогда не пользовались сайтом компании, 16% редко заходят на него, чтобы получить определенные данные (телефонный номер). Дальнейшее исследования корпоративного портала автором показало, что он не соответствует современным требованиям и запросам сотрудников компании: портал не обновляется, информации на нем крайне мало и подана она не в лучшем виде (фотографии низкого разрешения). Кроме того, дизайн сайта также является не самым качественным и профессиональным.

Исследование показало, что 70% сотрудников не находят сайт привлекательным или удобным. При этом 44% респондентов считают, что сайт достаточно информативный (оценка 5 или выше по десятибалльной шкале).

Можно сделать вывод, что корпоративный портал является одним из неэффективных инструментов управления внутренними коммуникациями компании «Адамант-проект». При этом, несмотря на низкую привлекательность и удобность, портал довольно информативен, то есть проблема именно в подаче данного инструмента. Как было упомянуто в первом разделе, корпоративный портал должен привлекать сотрудников, предоставлять им самую свежую информацию, сообщать о мероприятиях, а также содержать элементы корпоративной культуры, ведь сайт - очень мощный инструмент её поддержки и распространения. Таким образом, «Адамант-проект» не использует данный инструмент внутренних коммуникаций по назначению, он нуждается в полной переработке.

Исследование показало, что треть сотрудников довольна содержанием и частотой корпоративных мероприятий, и почти половина (25% и 20% соответственно) довольны либо частотой, либо содержанием. Корпоративным мероприятиям в «Адамант-проект» уделяется больше внимания и они прорабатываются качественнее. Зачастую PR-отдел занимается различными праздниками и корпоративами. Можно сказать, что корпоративные мероприятия - сильный и эффективный инструмент компании. Однако мероприятия носят однобокий характер, а конкретно - развлекательный и совещательный. Таким образом, инструмент не использует все доступные функции.

Исследований об эффективности инструментов внутренней коммуникации оказалось недостаточно, поэтому было решено рассчитать уровень вовлеченности сотрудников в дела компании. Опрос был составлен по методике Q12. В общей сложности было опрошено 20 человек.

В результате исследования были выявлены следующие данные: общий уровень вовлеченности сотрудников составил 70,2%, что можно считать выше среднего. При этом больше половины опрошенных сотрудников понимают, чего от них требует руководитель, а целых 80% имеют достаточные для выполнения своих задач инструменты. 55% опрошенных полагают, что с их мнением на работе считаются и что руководитель относится к ним по-человечески.

Подобные данные говорят о то, что рабочий процесс в компании налажен неплохо, сотрудники получают необходимые инструкции и знают свое дело. Кроме того, с их мнением считаются, у них хорошие отношения с руководством.

Однако лишь треть респондентов получала признание и похвалу за хорошую работу в течение последней недели, и треть считает, что на работе их развитию кто-то способствует.

Помимо этого, лишь 35% сотрудников чувствует важность работы в компании за счет ее миссий и целей, и лишь около одной десятой респондентов отметили, что у них есть близкий друг на работе и что за последние полгода кто-то на работе говорил об их прогрессе.

Данный анализ показывает основные проблемы компании и подтверждает результаты остальных исследований. Несмотря на то, что в компании работают квалифицированные сотрудники, отношения с руководством хорошие и иногда даже теплые, и задачи доносятся до работников быстро и в понятной форме, компания не транслирует подчиненным корпоративную культуру, не поощряет сотрудников, отсутствие похвалы свидетельствует об этом. Хоть задачи и цели отдельных проектов ясны работникам, общие миссии и цели организации не выделены, что усложняет распространение корпоративной культуры и понижает лояльность.

То, что лишь 10% сотрудников имеют близкого друга на работе, также является серьезной проблемой, так как сильно снижает привлекательность рабочего процесса и, соответственно, вовлеченность в него.

Если сотрудники не чувствуют сопричастность к рабочему процессу и к корпоративной культуре, то текучесть кадров будет слишком высока, работнику не составит труда поменять место работы.

Проведя данные исследования, автором были оценены следующие элементы внутренних коммуникаций:

• инструменты внутренних коммуникаций
• индекс чистой лояльности
• уровень вовлеченности в дела компании
• корпоративная культура компании

Использование анкетирования помогло не только оценить перечисленные аспекты, но и отдельно оценить все департаменты компании, что позволило получить более широкие и точные данные. Проанализировав результаты исследований, можно сделать следующие выводы:

• инструменты внутренних коммуникаций присутствуют, однако их мало, и лишь некоторые из них эффективны и выполняют поставленные задачи и цели;
• индекс лояльности персонала крайне низкий, но это обусловлено, по большей части, экономическими критериями (уровень зарплаты и карьерный рост); помимо этого, многие сотрудники являются «пассивными», но их комментарии по поводу компании в целом положительны; однако, одними из причин низких оценок являются не интересный рабочий процесс и плохая политика руководства, что говорит о неэффективности внутриорганизационных коммуникаций;
• уровень вовлеченности персонала в дела компании выше среднего, однако, стоит отметить, что сотрудники не понимают миссии и целей компании, не получают поощрения и похвалы, у многих нет чувства причастности к рабочему процессу;
• корпоративная культура в некоторых местах заимствована у холдинговой компании-создателя; Как следствие - сотрудники не в состоянии почувствовать себя частью чего-то большего, компания не транслирует им свои ценности и цели; нет сформированных норм и кодекса;

Таким образом, в программе по увеличению эффективности внутренних коммуникаций необходимо:

1. пересмотреть существующие инструменты внутренних коммуникаций; найти способы повысить эффективность текущих, а также попробовать преподнести сотрудникам идеи новых;
2. разработать ряд мероприятий по повышению лояльности персонала, используя инструменты PR (нет возможности воздействовать на экономические критерии, но вполне реально повысить интерес к работе или лучше освещать политику руководства);
3. продумать способы повышения вовлеченности сотрудников в дела компании; поработать над слабыми сторонами данного аспекта, например, разработать систему поощрения сотрудников за хорошую работу, транслировать им важную информацию, поясняющую о важности определенных целей компании;
4. сформулировать ценности, миссию компании и донести их до сотрудников, а также использовать доступные инструменты внутренних коммуникаций для транслирования корпоративной культуры;

2.3. Разработка программы по управлению внутренними коммуникациями ООО «Адамант-проект» с целью повышения их эффективности

Прежде чем приступить к разработке мероприятий программы, важно выявить ее основные цели, которые напрямую связаны с выводами прошлого параграфа:

1. Увеличение эффективности существующих инструментов внутренних коммуникаций, которые не отвечают или не полностью соответствуют поставленным целям и задачам (корпоративный портал, корпоративные мероприятия);
2. Четкое формулирование корпоративной культуры, отделение ее от холдинговой компании; Использование существующих инструментов внутренних коммуникаций, которые отвечают поставленным целям и задачам, чтобы транслировать цели и миссии компании, а также распространять корпоративную культуру;
3. Повышение лояльности сотрудников с использованием PR- инструментов;
4. Повышение вовлеченности сотрудников в дела компании с использованием PR-инструментов;

Теперь по каждой цели необходимо выявить задачи:

1. Увеличение эффективности корпоративного портала:

• Разработать новый дизайн и структуру портала, чтобы повысить его самое слабое место - удобность и привлекательность;
• Привлечь сотрудников к редактированию и наполнению тех страниц, которые связаны с их областью деятельности;
• Наполнить портал актуальной информацией, касающейся важнейших событий компании: ближайших мероприятий, совещаний, праздников; следить за тем, чтобы данная информация регулярно обновлялась и соответствовала нуждам работников;
• Внедрить обратную связь, таким образом портал станет полезным в сфере сбора информации, что повысит его эффективность;
• Обратить внимание сотрудников на обновление портала, устроив небольшое мероприятие, связанное с ним;

1. Формулирование и обособление корпоративной культуры организации:

• Сформулировать ценности, миссии и видение компании;
• Использовать существующие инструменты внутренних коммуникаций для транслирования вышеперечисленного. Например, создать отдельный раздел на сайте, выделить место на информационной доске, а также упомянуть на корпоративном мероприятии;
• Поощрение сотрудников, принимающих и распространяющих корпоративную культуру компании;
• Выражение корпоративной культуры через обособление от холдинговой компании (создание логотипа);

1. Повышение лояльности сотрудников:

• Так как основными проблемами (разрешимыми PR-средствами) в уровне лояльности, согласно анкетированию, были: не интересный рабочий процесс, отсутствие дружелюбного коллектива (в редких случаях), плохая политика руководства и компании, то необходимо, транслируя новую сформулированную корпоративную культуру через более эффективные инструменты внутренней коммуникации, привлечь сотрудников-«критиков», объяснить им преимущества компании помимо экономических, которых они уже не видят;
• Разработать специальные мероприятия по сплочению коллектива (досуговые), а также такие мероприятия, которые позволят в интересной форма объяснить сотрудникам рабочий процесс, цели компании и политику руководства (информационные);

1. Повышение вовлеченности сотрудников в дела компании:

• Согласно исследованиям, одна из проблем, которые беспокоят сотрудников - отсутствие адекватных поощрения и похвалы, а также развития и близких друзей. Поэтому автор предлагает разработать систему поощрений, которые будут заметны не только поощряемому сотруднику, но и всей компании; это будет стимулировать вовлеченность персонала в дела компании и в рабочий процесс;
• Например, использовать корпоративный портал: размещать на новостной странице информацию о сотрудниках, которые проявили себя в этом месяце; для тех же целей предлагается использовать информационную доску; подобный подход не только увеличит вовлеченность сотрудников, но и повысит эффективность данных инструментов внутренних коммуникаций;
• Возможна разработка небольших конкурсов, в том числе соревновательных, за которые сотрудники также будут поощряться;

Были выявлены основные цели и задачи программы, теперь необходимо определить целевую аудиторию.

В офисе «Адамант-проект» работает 48 человек от 23 до 60 лет, однако, автор не считает нужным разделять их на различные группы, так как программа нацелена на рядового сотрудника организации и одинакова для всех.

Разработка программы:

1. Увеличение эффективности корпоративного портала:

Разработка нового дизайна и структуры портала. Во-первых, оформление сайта необходимо переделать под современные стандарты, убрать угловатость и добавить более мягкие оттенки, не режущие глаз. Возможно добавление анимированных элементов. Структуру также следует переделать: главной страницей станет раздел «Новости», где будут регулярно обновляться последние важнейшие события компании: мероприятия, достижения и состояния проектов. Кроме того, в этом разделе будут публиковаться лучшие сотрудники месяца, а также работники, победившие в конкурсах. Помимо этого, в новостном разделе будут ссылки на информацию о конкурсах, что стимулирует сотрудников посещать портал.