Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» (Описание предметной области).pdf

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в целях ускорения процессов товародвижения, снижения времени по предоставлению услуг в торговле и значительное повышение качества обслуживания клиентов на первый план выходит задачи по автоматизации и механизации труда в торговле, особенно это заметно в розничной торговле аптек. Использование информационно-коммуникационных технологий предоставляет различные возможности доводить медикаменты до конечного потребителя в оптимальные сроки, с сохранением их специфических свойств.

В настоящее время автоматизация затрагивает все более широкие области. Современные прикладные программные продукты помогают выполнять основную часть работы, эффективно управляя основными процессами и операциями предметной области. Особенно актуально применение систем автоматизации на аптечных предприятиях.

Базовый комплект программного обеспечения для аптечного предприятия должен обеспечить эффективное электронное взаимодействие с поставщиками, ведение партионного учета, выполнение контроля сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможности осуществления возвратов товара поставщикам (например, в случаях окончания сроков годности или наличия некоторых дефектов) и выполнения возврата товара от потребителя (если был обнаружен фальсифицированный препарат) выполнение переоценки товаров, выполнение межаптечной переброски товара для сетей и аптек с разрозненными киосками, осуществление розничной реализации (кассовый модуль), выполнение инвентаризации, выполнение выгрузки данных в систему бухгалтерского учета.

Ключевыми критериями при выборе необходимой информационной системы:

– стоимость первичного комплекта и услуг по технической поддержке (что в большей степени является критичным для несетевых аптек);

– возможности своевременных подходов к доработкам системы под требования постоянно меняющегося рынка и пожеланий заказчика (пользователя);

– низкие требования к необходимому оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) - это позволяет устранить дополнительные затраты на приобретение нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютерную технику;

– поддержка информационной системой разнообразной периферии (сканеры штрихкода, фискальные регистраторы, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);

– наличие и доступная цена дополнительно используемых прикладных программных модулей для выполнения оптимизации функционала используемого базового комплекта (особенно это является важным для динамично развивающихся аптечных предприятий);

– для применяемой системы управления базами данных важными являются стоимость самой системы управления базами данных и необходимых дополнительных лицензий на рабочие места, необходима определённая квалификация ИТ-персонала для администрирования;

– способности по взаимодействию с наиболее распространенными информационными системами бухгалтерского учета.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Описание предметной области

Аптечная сеть «Нео-Фарм» основана в 1994 году. Сегодня данная аптечная сеть это 74 аптеки, которые расположены во всех округах столицы и популярны благодаря высокой культуре обслуживания и доступным ценам.

В течение более чем двадцати лет аптечное предприятие занимается розничной торговлей широкой группой лекарственных препаратов. Его постоянно пополняющийся ассортимент насчитывает порядка 30 000 наименований большого количества медикаментов и специализированной парафармацевтической продукции. В нем широко представлены различные лекарственные средства, которые применяются в эндокринологии, онкологии, гинекологии, офтальмологии, кардиологии, гастроэнтерологии, а также средства для непосредственного ухода за больными и высококачественная косметика от ведущих мировых компаний, среди которых можно выделить: Дюкрэ, Биодерма, Фитосольба, Клоран, Лиерак, Авен, Урьяж, Биорга, Норева, Нюкс, Виши, Ля Рош Позе, Кодали.

В настоящее время аптечная сеть «Нео-Фарм» представляет собой 74 аптеки, которые расположены в Центральном, Южном, Юго-Западном, Северо-Западном, Восточном и Северном округах столицы, деятельность которых максимально направлена на высококачественное обслуживание конечных клиентов. Штат фармацевтического предприятия «Нео-Фарм» составляют семисот профессиональных специалистов, среди которых провизоры и фармацевты и другие специалисты. Это дает возможность конечным покупателям не только покупать нужные лекарственные препараты, но и получать квалифицированную и своевременную консультацию от сотрудников аптечной сети. Посетителям аптечной сети «Нео-Фарм» предоставляется возможность непосредственной покупки продукции за наличные, и по кредитным картам систем STB, VISA, EUROCARD, MASTER CARD, MAESTRO.

Достижения высокого уровня работы аптечной сети «Нео-Фарм» может быть достигнуто по средствам практического использования современных информационно-коммуникационных технологий. Выделение наиболее значимых бизнес-процессов возможно при непосредственном использовании соответствующей методологии.

Из совокупности существующих бизнес-процессов в деятельности аптечного предприятия в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». Данный бизнес-процесс занимает важное место в деятельности аптечного предприятия, поскольку закупочные цены, предоставляемые различными поставщиками, с целью последующей реализации в аптечном пункте, непосредственно влияют на финансовые показатели деятельности аптечного предприятия.

В целом, бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» включает в себя несколько этапов:

– подготовка и оформление заявки на непосредственную покупку медицинских препаратов. Поставщик лекарственной продукции, обращающийся в аптечное предприятие, должен представить общую информацию об имеющихся в его распоряжении медикаментах, их количестве и рыночной стоимости. В свою очередь, аптечное предприятие обращается к соответствующему поставщику лекарственного препарата на основании соответствующей заявки, в которой указываются необходимые реквизиты клиента, перечень запрашиваемых лекарственных препаратов. Поставщика информируют об основных условиях выполнения заявки, после чего заявка организации проходит следующий этап. При этом менеджер отдела закупок аптечной сети должен получить максимально полную необходимую информацию о поставщике, интересующем заказе;

– оформление документов. Данный этап представляет собой составление необходимых оперативных документов для соответствующего поставщика и заключение договора на поставку необходимых медикаментов на склад аптечного пункта. Обязательным реквизитом договора на реализацию продукции является адрес доставки лекарственных препаратов;

– конечный контроль выполнения условий договора на реализацию продукции. Этап включает непосредственное оформление документов, которые сопровождают исследуемый бизнес-процесс непосредственных закупок в аптечном предприятии. К результатным оперативным документам относятся: отчет, закрывающие документы;

– формирование базы данных.

Для непосредственного описания существующей технологии выполнения исследуемого бизнес-процесса управления работой с поставщиками (закупками) следует построить полноценную функциональную модель исследуемой задачи.

Регламент бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» определяет устанавливаемый порядок непосредственного выполнения контроля исполнения заданий по управленческим документам в аптечной сети.

Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения аптечной сети «Нео-Фарм».

Утверждение Регламента, внесение в него соответствующих дополнительных изменений и отмена производятся приказом директора аптечной сети «Нео-Фарм».

Работники аптечной сети «Нео-Фарм» обязаны в полной мере знать и полностью выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники аптечной сети «Нео-Фарм» должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля непосредственного исполнения оперативных документов в аптечной сети «Нео-Фарм».

В Регламенте используются следующие термины и определения: автор задачи представляет собой работника, который направляет исполнителю соответствующее электронное сообщение, содержащее соответствующее задание; документ является зафиксированной на электронном носителе информацией с необходимым количеством значимых реквизитов, позволяющими ее полностью идентифицировать; задание представляет собой поручение руководителя предприятия; исполнитель является работником аптечной сети «Нео-Фарм», которому поручено непосредственное исполнение задачи; контроль – совокупность необходимых действий, которые обеспечивают своевременное исполнение определенного документа; ответственный исполнитель является работником из числа исполнителей, который обладает правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым; руководитель является должностным лицом, которое выносит резолюцию на выполнение определенной задачи.

Срок исполнения является календарной датой исполнения поставленной задачи. Срок непосредственного исполнения оперативного документа начинается со дня его непосредственной регистрации в канцелярии аптечной сети «Нео-Фарм» и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат непосредственному исполнению в следующие сроки:

– с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в аптечной сети не позже чем за три дня до непосредственного истечения указанного срока на документе;

– без указания конкретной даты практического исполнения и специализированных пометок – в течение тридцати дней; без непосредственного указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

Работники аптечной сети «Нео-Фарм», независимо от занимаемых должностей, несут полную дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение всего набора требований настоящего Регламента.

Контроль непосредственного исполнения Регламента осуществляет директор аптечной сети «Нео-Фарм».

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

На рынке информационных технологий моделирования бизнес-процессов выделяются два программных продукта AllFusion ERwin Data Modeler и Ramus, каждый из которых имеет определенные достоинства и недостатки. Рассмотрим основные характеристики данных прикладных программных продуктов.

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) представляет собой специализированное CASE-средство для проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных. Модели данных помогают визуализировать структуру данных, обеспечивая эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности предприятия, как уровень сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания [1].

AllFusion ERwin Data Modeler (ERwin) предназначен для всех компаний, разрабатывающих и использующих базы данных, для администраторов баз данных, системных аналитиков, проектировщиков баз данных информационных систем, разработчиков, руководителей проектов. AllFusion ERwin Data Modeler позволяет управлять данными в процессе проведения корпоративных изменений, а также в условиях стремительно изменяющихся технологий [8].

В процессе выполнения непосредственной разработки бизнес-процессов средствами ERWin используются следующие стандарты моделирования IDEF0, DFD, IDEF3.

IDEF0 представляет собой методологию функционального моделирования (англ. function modeling) и графическую нотацию, предназначенную для формализации и описания необходимых бизнес-процессов. Отличительной особенностью практического использования методологии IDEF0 является её акцент на соподчинённости объектов. В методологии IDEF0 рассматриваются логические отношения между комплексом работ, а не их временная последовательность (поток выполняемых работ) [10].

Описание может быть представлено в виде «чёрного ящика» с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. Также, для того чтобы быть правильно понятым конечным пользователем, существуют специализированные словари описания активностей и стрелок, которые используются в нотации IDEF0. В этих словарях можно дать полное описание того, какой смысл вкладывается в данную активность либо стрелку.