Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» (Описание предметной области).pdf

Специализированный программный продукт Ramus Education дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру в виде модели IDEF0, что позволит оптимизировать работу организации, проверить ее на соответствие стандартам ISO 9000, спроектировать оргструктуру, снизить возможные издержки, исключить ненужные операции, существенно повысить гибкость и эффективность.

Ramus Education поддерживает две методологии (методология IDEF0, методология DFD), позволяющие анализировать бизнес с ключевых точек зрения:

– функциональности системы. В рамках основных положений методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде специализированного набора элементов-функций, которые взаимодействуют между собой, а также информационных, людских и производственных ресурсов, потребляемых каждой функцией;

– потоков информации (документооборота) в системе. Диаграммы DFD могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0, так как они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией между бизнес-функциями внутри системы [17].

Ramus Education не поддерживает анализ с точки зрения последовательности выполнения функций. Поэтому предлагается использовать приложение Modelio для создания диаграмм BPMN. Этот метод привлекает внимание к очередности выполнения событий. В него включены элементы логики, что позволяет моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса [15].

Входами информационной системы являются оперативная информация или материал, который будет преобразовываться работой для организации конечного результата. К входным информационным потокам (INPUT) реализации задачи по автоматизации являются заявка на товар, оперативная информация о необходимых товарах, информация о заказчике, информация о поставщиках.

Выходами (OUTPUT) информационной системы являются информация или необходимые материалы, производящиеся работой, в исследуемой системе выходы являются необходимыми документами, к которым относятся: информация о товарах, договор на покупку, закрывающие документы, различные отчеты.

Управление (CONTROL) процесса: должностная инструкция специалиста, устав организации, рекомендации бухгалтерии, действующее законодательство.

Механизмы (MECHANISM) процесса: информационные технологии; менеджер отдела закупок, руководитель отдела, генеральный директор аптечного предприятия.

Таким образом, наиболее подходящим средством моделирования бизнес-процессов является AllFusion ERwin Data Modeler.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Из множества существующих бизнес-процессов в деятельности аптечного предприятия в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс управления продажами. Данный бизнес-процесс является ключевым в деятельности аптечного предприятия, т.к. от уровня взаимодействия с покупателем зависит конкурентоспособность аптечного предприятия.

Детальное изображение бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» представлено в виде функциональной модели, которая изображена на рис. 1.

Входы: оперативная информация о реализуемых лекарственных препаратах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах. Управление: провизор. Механизмы: образцы документов; устав аптечной сети. Выходы: складская информация; информация о потребности в лекарственных препаратах; информация о продажах; информация о заказах.

На рис. 2 изображена декомпозированная функциональная модель изучаемого процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть», которая отражает процесс взаимодействия провизора и клиента. Данный процесс, включает такие вспомогательные подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа подразделений аптечной сети; оформление доставки лекарственных препаратов; оформление базы данных.

Представленные бизнес-процессы без использования современных информационных технологий будут сложно управляемы и неэффективны, что является недопустимым в современном бизнес-пространстве. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является непосредственное внедрение современной информационной системы автоматизации аптечной сети.

Рисунок 1. Функциональная модель процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

Таким образом, в результате проведенного анализа было установлено, что для более эффективной работы аптечного предприятия необходимо внедрить информационную систему, автоматизирующую деятельность всех отделов аптечной сети:

– подсистема управления кадрами (система, в которой реализуются функции управления персоналом организации);

– подсистема ведения бухгалтерского учета (информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств; учет материальных ценностей; учет труда и заработной платы; учет готовой продукции; учет финансово-расчетных операций; учет затрат на производство; сводный учет и составление отчетности);

– подсистема управления складом (в числе возможностей, которые предоставляет подсистема: оперативное планирование закупок оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения; регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок; поддержка различных схем приема товаров от поставщиков с использованием складских ордеров; анализ потребностей склада; сквозной анализ и установка соответствующих взаимосвязей между заказами активных клиентов и заказами поставщикам лекарственных препаратов; планирование закупок лекарственных препаратов с учетом прогнозируемого уровня складских запасов подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них; составление графиков поставок и платежей);

– подсистема реализации продукции (является основной подсистемой, обеспечивающей взаимодействие менеджера по продажам и клиентов).

Рисунок 2. Декомпозированная функциональная модель

процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

Таким образом, анализ деятельности аптечной сети «Нео-Фарм» показал необходимость непосредственной автоматизации ключевых бизнес-процессов. В качестве базового бизнес-процесса был выбран «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». В качестве программных средств моделирования бизнес-процессов были проанализированы программные продукты: AllFusion ERwin Data Modeler; Ramus. Каждый из которых имеет определенные достоинства, недостатки и наиболее подходящим средством моделирования бизнес-процессов оказался AllFusion ERwin Data Modeler.

Анализируемый бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» включает следующие подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа подразделений аптечной сети; оформление доставки лекарственных препаратов; оформление базы данных. Получение максимальной эффективности может быть достигнуто по средствам практического использования в работе аптечной сети информационной системы.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

На современном рынке прикладного программного обеспечения представлен широкий выбор программного обеспечения. Наибольшее распространения получили следующие системы: ЕВФРАТ - Документооборот; DocsVision.

Е1 Евфрат представляет собой комплексное программное решение, позволяющее автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных учреждениях, коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Наличие в информационной системе Е1 Евфрат гибкого инструментария настройки позволяет осуществлять внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика [3].

Система «Е1 Евфрат» предназначена для непосредственного решения различных задач по автоматизации работы с оперативными документами: электронный документооборот предприятия, автоматизация различных деловых процессов и организация делопроизводства. Внедрение системы обеспечивает работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

Модульная организация информационной системы «Е1 Евфрат» позволяет руководителю предприятия подключать только те модули, которые интересны ему и его сотрудникам на данном этапе развития. Взаимосвязанность между модулями позволяет обмениваться оперативными данными между ними и использовать сохраненные данные в одном из модулей в другом модуле информационной системы.

Для определенного модуля информационной системы «Е1 Евфрат» может быть назначен собственный администратор, например, руководитель отделения, что существенно упрощает контроль за деятельностью всей системы в целом [5].

Перечислим основные возможности системы «Е1 Евфрат» модуль Документы:

– хранение оперативных документов и быстрый поиск. Осуществляется хранение корпоративных электронных документов компании в едином месте с возможностью круглосуточного доступа по средствам средств глобальной сети Интернет. Возможность сортировки оперативных документов по папкам для систематизации и осуществления быстрого поиска. Поиск документов в папке осуществляется по необходимым атрибутам: название, номер или дате регистрации документа; 

– ограничение непосредственного просмотра папок документов. Возможно закрытие доступа к определенным папкам, которые содержат персональную или коммерческую тайну. Возможности по просмотру и редактированию документов сотрудникам, которым имеют определенный уровень доступа;

– возможности доступа к папкам из Gооglе Drivе. Возможности просмотра в «Е1 Евфрат» своих папок из Gооglе Drivе. Доступ к файлам сохраняется в зависимости от настроек в учетной записи Gооglе Drivе. Возможности по предоставлению доступа к файлам для коллег и партнеров и совместной работы [2];

– осуществление автонумерации оперативных документов предприятия. При включении данной услуги в каждой отдельной папке возможно задать определенный шаблон номера, который состоит из префикса, порядкового номера и суффикса. Во время создания документа номер подставится автоматически по порядку. Можно создать определенный шаблон для конкретной компании;

– статус документов и файлов. Данное свойство позволяет поддерживать актуальность оперативных документов и файлов. При задании срока действия документа, система в автоматическом режиме переводит его в отмененные на указанную дату. Можно учитывать версии файлов, отменяя действие неактуальных [8];

– ведение поручений по оперативному документу.  При создании поручения на основании определенного документа исполнителю в автоматическом режиме отправляется уведомление на электронную почту о новом поручении. Имеются возможности исполнения поручений из карточки документа [11].

В состав поставки системы DocsVision входят два стандартных приложения: «Делопроизводство» и «Управление процессами», реализующие соответствующую функциональность. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя [7].

Дополнительные приложения, разработанные на базе платформы и частично использующие функциональность стандартных приложений, реализуют отдельные специфические задачи из области управления документами и бизнес-процессами. Дополнительные модули расширяют технические возможности системы.

Система DocsVision используется для тесной интеграции прикладных программных приложений, которые созданы на базе платформы, и позволяет организовать единое пространство по управлению процессами и документами организации.

Система DocsVision основана на передовых технологиях компании Microsoft и состоит из нескольких программных компонентов, которые в определенной мере необходимы для получения окончательных рабочих решений [16]. В тоже время решение на базе платформы может быть получено по средствам определенных настроек используемых компонентов данной платформы, за счет разработки новых решений и приложений, или сочетанием этих двух подходов.