Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

- наименование материала;

- количество материала, его цена и общая сумма;

- назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Отпуск материалов со склада организации в случае их продажи производится складскими работниками на основании Накладной на отпуск материалов на сторону.

Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:

сторонним организациям на основании договоров и других документов;

хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр - получателю материалов.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная.

Согласно инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

- наименование получателя груза;

- наименование груза;

- количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

- род упаковки;

- способ погрузки и разгрузки;

- время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН "Сведения о грузе" нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме № ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой данная ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные предприятия имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке.

Глава 4. Бизнес процессы материальных ценностей

Каждый бизнес-процесс состоит из отдельных последовательных операций. Если какие-либо операции пропущены, то при практическом выполне­нии бизнес-процессов возникнут проблемы.

Выделение бизнес-процессов, составляющих технологический процесс на складе, производится после изучения потоков ТМЦ, входящих и выходящих со склада, выяснения условий работы с ТМЦ, расчете зон склада, определе­ния потребности в складском оборудовании и обслуживающем персонале, оп­ределения взаимодействия между сотрудниками склада и сотрудниками дру­гих подразделений компании и других организаций, если необходимо. На любом складе можно выделить следующие основные бизнес-процессы.

• приемка товара и размещение их на хранение;

• хранение товара;

• подбор заказа и размещение его в зоне комплектации;

• отгрузка товара;

• инвентаризация;

• дополнительные операции с товарами.

Рисунок 1 - Основные бизнес-процессы на складе.

Бизнес-процесс на складе — это законченный процесс или совокупность операций, которые осуществляют сотрудники склада при обслуживании ТМЦ. Он характеризуется четкой последовательностью операций или действий и определением лиц, их осуществляющих.

Рассмотрим более подробно основные бизнес-процессы.

Приемка товаров на склад и размещение их на хранение начинается с подготовительных мероприятий. Подготовительные мероприятия, проводимые на складе до при­бытия товара:

1)устанавливаются места разгрузки транспортных средств;

2)проверяется наличие необходимого количества поддонов;

3)устанавливается, с помощью каких механизмов и оборудо­вания разгружается и перемещается поступившая продукция;

4)определяются места хранения поступающей продукции;

5)определяется необходимое количество работников склада и складского оборудования;

6)осуществляется подготовка приемосдаточной документации.

Операции, осуществляемые на этапе поступления и приемки товара:

1)проведение подготовительных мероприятий по приемке продукции;

2)проверка целостности вагонов, контейнеров, транспортной упаковки;

3)разгрузка транспортных средств: технология выполнения погрузочно-разгрузочных работ на складе зависит от характера груза, от типа транспортного средст­ва, а также от вида используемых средств механизации; выгрузка товаров может осуществляться с уровня дороги, либо со специальной рампы, поднятой на уровень кузова транспортно­го средства;

4)оценка сохранности поверхности транспортной упаковки;

5)учет всех расхождений и повреждений до подписания доку­ментов перевозчика;

6)проверка каждой позиции продукции по упаковочному листу и счету;

7)перемещение продукции в зону приемки;

8)распаковка;

9)проверка количества и качества продукции;

10)контроль документального и физического соответствия партии поставки заказу покупателя;

11)установление фактического количества, качества и комп­лектности продукции, определение отклонений и вызвавших их причин;

12)документальное оформление прибывшей продукции (процедура оприходования);

13)раскладка по местам хранения;

14)формирование складской грузовой единицы.

При приемке продукции от перевозчика получатель обязан проверить:

1)наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автомобильном фургоне) или на контейнерах пломб отправителя или организации, осуществляющей промежуточную перевалку;

2)целостность пломб;

3)состояние транспортных средств (вагона, контейнера);

4)наличие маркировки груза;

5)исправность тары;

6)соответствие наименования продукции и маркировки на транспортной таре данным, указанным в товарно-транспортных до­кументах. Получатель обязан потребовать от перевозчика выдачи продукции по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на него правилами, действующими на транс­порте, и другими нормативными актами.

Кроме того, получатель обязан установить, соблюдались ли правила перевозки, обеспечивающие предохранение продукции от порчи и повреждения (укладка груза, вентилирование, темпера­турный режим), а также осмотреть перевозимую продукцию.

Приемка продукции - проверка соответствия количества, качества и комплектности продукции ее харак­теристике и техническим условиям, указанным в договоре.

Цель предварительной приемки продукции:

• осмотр продукции на предприятии продавца для установления соответствия ее количества и качества условиям договора;

• установление правильности упаковки и маркировки продукции.

Окончательная приемка продукции предназначена для установ­ления фактического выполнения поставки в установленном месте и в надлежащий срок. Место окончательной приемки продукции обычно устанавливается в договоре поставки. Оно может быть обо­значено как:

• предприятие или склад продавца;

• согласованный порт отгрузки;

• железнодорожная станция отправления или аэропорт;

• порт назначения;

• пограничная или конечная железнодорожная станция в стране
назначения;

• склад покупателя;

• конечный пункт продажи продукции.

Приемка продукции (проверка по количеству и качеству), а также размещение на хранение проводятся в свободное от отгрузок время.

Приемка продукции по количеству— процедура сверки массы, количества мест и единиц фактически поступившей продукции с данными сопроводительных товарно-транспортных документов (счета-фактуры, товарно-транспортной накладной). Проводится в сроки, указанные в инструкциях. Недостача оформляется ком­мерческим актом.

Приемка продукции по качеству представляет собой процедуру выявления качества и комплектности продукции, поступившей на склад, а также соответствия тары, упаковки и маркировки уста­новленным требованиям государственных стандартов, технических условий, утвержденным образцам (эталонам), условиям договора поставки и сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат). Проводится в установленные инструкциями сроки. При обнаружении недобро­качественной или некомплектной продукции приемку приостанав­ливают и составляют коммерческий акт.

Следующим бизнес-процессом является хранение товаров. К системе хранения предъявляются следующие требования:

· высокая степень использования площади и объема склада;

· свободный доступ к каждой единице хранения;

· быстрое реагирование на изменения в структуре запасов продукции;

· возможность высотного складирования и хранения продукции;

· легкость обслуживания потребителей;

· возможность автоматизированного управления запасами про­дукции на складе;

· низкий уровень инвестиций и затрат на строительство;

· низкий уровень эксплуатационных расходов, а также затрат на техническое обслуживание.

Показатели, учитываемые при организации правильного разме­щения продукции на складе:

• габаритные размеры склада (длина, ширина и высота);

• общая и полезная площади склада;

• количество имеющегося оборудования для хранения продукции (стеллажи, лотки, поддоны, контейнеры);

• пропускная способность склада.

Перечень операций, входящих в процедуру хранения:

• организация складского пространства;

• оформление складских и финансовых документов;

• размещение продукции на хранение;

• создание необходимых условий хранения и охраны продукции;

• организация учета продукции;