Файл: Программное обеспечение управления проектами(Теоретические аспекты исследования программ управления проектами организации ).pdf

На первом этапе работы с системой управления проектами осуществляется настройка ее рабочей среды для нового проекта. При этом указываются требуемые способы представления проекта, общие параметры календарей, работ, единиц измерения.

Второй этап работы предусматривает планирование средствами ПО работ (задач) проекта в следующем порядке: ввод перечня работ, фаз и вех проекта, указание длительности каждой работы, задание типов связей между работами, фиксация даты начала или окончания проекта, ввод ограничений, предельных сроков и календарей для отдельных работ. На основе введенной информации система управления проектами создаст календарный план проекта, обеспечит возможность его настройки и корректировки^[10].

На третьем этапе осуществляется ресурсное планирование, которое включает ввод списка ресурсов проекта и их назначение работам (задачам) в соответствии с заранее подготовленными исходными данными (табл. 2).

Заключительный этап планирования в системах управления проектами предполагает анализ и оптимизацию полученного плана проекта по следующим направлениям: соответствие календарного расписания проекта требуемым срокам; допустимость загрузки ресурсов; соответствие общей стоимости проекта, рассчитанной программой после назначения ресурсов, и допустимой.

На стадии реализации проектов использование систем управления проектами также позволит повысить эффективность осуществления функций управления, связанных с учетом фактических данных, контролем за своевременностью выполнения запланированных в проекте работ, анализом отклонений от базового плана, моделированием воздействий, направленных на ликвидацию отклонений от графика и превышения сметы, созданием отчетов по проекту и его архивов^[11].

1.2. Проблемы использования программ управления проектами

С помощью ИСУП пользователи могут создавать рабочие планы с детализацией и сложностью различных степеней, а также могут создавать между ними связи. В современных системах управления проектами, таких как Spider Project и Primavera, величина работ не ограничена, в результате чего рабочий план можно отражать в них с различной степенью детализации. А для мелких и средних проектов, где количество работ не превышают двух тысяч, могут использоваться небольшие, недорогие системы, которые точно также имеют весь необходимый функционал для работы с проектами, такой как:

• создание иерархической структуры выполнения хода работ;
• отображение в диаграмме Ганта всего объема проделанной работы;
• назначение работ и создание собственного календаря для каждого вида ресурсов;
• возможность создания гистограмм потребностей проекта в финансировании и ресурсах;
• способность генерировать различные отчетные документы.

По данным исследования, проводимого Российской Ассоциацией Управления Проектами, самыми распространенными и часто используемыми ИСУП в России являются: Microsoft Project, Open Plan, Primavera Project Planner (P3), Spider Project, Project Expert^[12].

Но, невзирая на все положительные стороны применения системы управления проектами по сравнению со старыми способами планирования работ, появляются некоторые объективные проблемы, не позволяющие широко внедрять в деятельность организации эти методы. Среди них выделяются следующие:

1. Отсутствие планирования проектов.

Очень часто главы организаций или начальники различных отделов «воображают» проекты и начинают их реализацию, при этом, абсолютно не проводя какого-либо планирования. При таком подходе во внимание не берутся даже самые очевидные риски проектов, и, как следствие, время на реализацию проекта увеличивается в многократном размере, а это, в свою очередь, ведет к весомому удорожанию выполнения плана работ.

2. Отсутствие у руководителей уверенного владения программными продуктами для управления проектами.

Часто многие руководители принципиально не хотят или просто не умеют пользоваться специальными программными продуктами по управлению проектами. Успешное завершение каждого проекта обуславливается тем, как тесно и своевременно его сопровождала достоверная и актуальная информация. Для того чтобы этого достичь необходимо уметь пользоваться специальными программными средствами.

3. Отсутствие возможности применения информационных систем при работе с проектами.

К получению прибыли в своей деятельности стремятся практически все организации. Для повышения качества управления проектами и автоматизации бизнес-процессов необходимо приобретать лицензии на информационные системы. В этом случае часто возникает проблема с выделением требующихся финансовых ресурсов. По большей части, в число приоритетных расходов подобные программные продукты не входят и риск потерять или не реализовать какой-либо контракт вовремя возрастает.

4. Отсутствие мотивации у сотрудников для реализации проектов.

Не каждый исполнитель фокусируется на результат. Работа очень часто воспринимается как процесс^[13]. Для того, чтобы вовремя сдать проект, у управляющего проектом должна быть личная заинтересованность в его реализации. И главными мотиваторами должны выступать его настрой на работу и мировоззрение, а не только получаемые проценты.

5. Отсутствие к планированию проекта систематического подхода.

Неспособность разбить планируемую работу на этапы, которые рассматривались бы как небольшие отдельные задачи. Так, ответственный за проект должен сам разбивать предстоящий этап на более мелкие работы, что ведет к неэффективному использованию времени на реализацию проекта и самому его удорожанию.

6. Неправильное определение сроков проекта в крупных организациях.

При планировании для всей организации в целом назначают общие сроки, не принимая при этом во внимание размеры филиалов и масштабы требуемых работ для каждого филиала отдельно.

7. Неправильное формулирование цели проекта.

Правильная формулировка и определение цели является одним из важнейших аспектов управления проектами, начав с высшего этапа планирования – главной цели, и с каждым разом опускаясь до более мелких и подробных задач и целей. Отсюда следует, что проект рассматривается как план достижения конкретно поставленных целей, а прогресс проекта связан с осуществлением его все более высокоуровневых целей до тех пор, пока главная цель проекта не будет достигнута^[14].

Перечисленные проблемы, которые возникают при формировании и обслуживании проектов, далеко не единственные. Можно обнаружить и сформулировать различные проблемы, которые необходимо решить перед тем, как внедрять ИСУП, исходя из специфики деятельности организации.

Для того чтобы эффективно использовать систему управления проектами необходимо тщательно изучить организацию и его бизнес-процессы, а уже после этого, основываясь на анализе полученных данных, можно принимать решение о приобретении самого приемлемого варианта ИСУП, которая в силу своего функционала сможет выполнять все задачи, поставленные перед ней^[15].

Выводы

Проект и его реализация является сложной системой, где непосредственно сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой будет управление проектом.

В современной практике проектного менеджмента предприятиями и организациями различных форм собственности используются отечественные и зарубежные программные продукты.

Стоит отметить, что внедрение и применение информационных систем по управлению проектами является довольно дорогостоящим решением. Следовательно, применять его стоит только лишь в том случае, если получаемые выгоды от его использования превысят все потраченные на него средства. В противном же случае, если организация положительно справляется с поставленными задачами, реализовывая проекты на основе традиционной системы управления проектами, то все затраты, связанные с приобретением и внедрением ИСУП, просто окажутся неоправданными.

Глава 2. Исследование практического использования программ управления проектами на судостроительных заводах России

2.1. Актуальность использования информационных технологий

управления проектами на судостроительных заводах России

В настоящее время судостроительные предприятия ищут пути повышения своей конкурентоспособности, как на мировом, так и на внутреннем рынке. Именно поэтому в последнее время они начинают более тщательно подходить к выбору информационных решений управления проектами, что является важным этапом в практической реализации этой системы в отечественном судостроении. Если раньше внедрение информационных технологий (ИТ) ограничивалось локальными задачами (автоматизация бухгалтерии, финансов, учёта кадров ), то сейчас к информационным технологиям прибегают уже как к инструментарию для повышения эффективности бизнеса и, в конечном итоге, конкурентоспособности. Благодаря современным технологиям становится возможным эффективное управление деятельностью предприятия, позволяющее контролировать все стороны деятельности предприятия, оперативно выявлять «узкие места».

Цели руководства судостроительных предприятий мало изменились с появлением новых информационных технологий. На всех без исключения предприятиях у высшего руководства есть круг задач, без решения которых невозможна устойчивая работа и развитие предприятия.

Во–первых: это обеспечение портфеля заказов; во-вторых: обеспечение прибыльности производства; в-третьих, что вытекает из первых двух задач: необходимость владения полной и достоверной информацией о ходе выполнения заказов (сколько нужно разнообразных финансовых, людских, временных ресурсов вообще и на определенных стадиях работ, достаточны ли имеющиеся складские запасы); в-четвёртых – повышение конкурентоспособности. Однако способы достижения руководством своих целей должны кардинально измениться, поскольку проблемы, возникающие перед судостроительным предприятием, порождены, прежде всего, недостаточным качеством и своевременностью информации, возникающей при ручном или полуручном способе обработки данных. Неспособность получить качественную и своевременную информацию порождает трудности в управлении, то есть угрозу предприятию.

Современные условия развития бизнеса диктуют свои требования производственным предприятиям всех отраслей. Разрозненная, «лоскутная» автоматизация различных направлений деятельности в настоящий момент уже мало кого устраивает. Отечественные промышленники стремятся к полной автоматизации производственного цикла, то есть к комплексному решению, включающему интеграцию со специализированными системами автоматизированного проектирования. Несмотря на высокую стоимость интегрированных решений, понимание того, что действительно эффективным оказывается внедрение именно таких комплексов, сейчас становиться всеобщим.

Вкладывая значительные средства в информационные технологии, в полной мере осознавая практическую пользу от высокотехнологичных решений, заказчики хотят видеть отдачу от инвестиций в более конкретном выражении. Как известно, методов оценки эффективности внедрения ИТ-решений пока не много. Отдачу от инвестиций ищут не столько в денежном выражении, сколько в появлении новых возможностей оптимизировать производственный процесс, повысить качество подготовки производства, высвободить ресурсы, увеличить достоверность данных о потребностях производства, что гарантирует более точный расчет себестоимости, снижение складских остатков.

Сегодня судостроителям все чаще предлагают использование современных информационных технологий (в основном - западных систем) в виде систем класса ERP/PLM (Система для планирования ресурсов предприятия / поддержки жизненного цикла изделия).

Если верить обещаниям вендоров и бизнесинтеграторов, стоит лишь внедрить подобную систему, и предприятие практически сразу станет конкурентоспособным, издержки сократятся, улучшится управляемость и прозрачность бизнеса, и, в результате, вырастет капитализация.