Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Обоснование проектных решений по информационному обеспечению).pdf

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях хозяйствования, когда происходит трансформация экономических отношений в Российской Федерации, наряду с положительными результатами в этом процессе наблюдается немало негативных моментов и проблем.

Их проявление в сфере обращения нередко связано с формированием и использованием товарных ресурсов, что в свою очередь ведёт к отрицательным последствиям в деятельности торговой организации.

Рост товарных ресурсов и повышение эффективности их использования – важный фактор успешного экономического развития хозяйствующих субъектов. В этой связи управление ресурсами товаров необходимо рассматривать как комплексную проблему, включающую такие глобальные вопросы развития отрасли, как их формирование и продвижение к потребителю, совершенствование организационной структуры управления экономикой в отрасли.

Ценность управленческих решений в этом случае находится в прямой зависимости от достаточности и уместности получаемой руководителем и специалистами организации учётно-аналитической информации. Одним из наиболее ответственных и сложных участков информационного обеспечения в управлении торговым предприятием является учёт товарных операций, в связи, с чем его совершенствование приобретает особую актуальность и значимость.

Актуальность темы исследования обусловлена также тем, что эффективность тактического и стратегического управления организациями торговли во многом зависит от достоверности, своевременности и полноты учётной и отчётной информации о состоянии, движении и использовании товарных ресурсов.

Предмет исследования: автоматизированный процесс учета товаров в ООО «Верона».

Объект исследования – автоматизированная система учета товаров в ООО «Верона».

Целью данной работы является уменьшение времени обработки информации хранения и реализации продукции ООО «Верона» за счет автоматизации учета товаров, которая может сыграть важнейшую роль в увеличении объёма продаж.

Для достижения указанной цели исследования были поставлены следующие основные задачи:

- изучить сущность и значение товарных ресурсов;

- исследовать процесс движения товарных ресурсов на торговом предприятии;

- провести обзор существующих информационных систем учета товарных ресурсов на предприятии.

- выявить прогнозные резервы оптимизации товарных ресурсов;

- разработать рекомендации по компьютеризации учёта и анализа товарных ресурсов.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Перед учетом товаров в торговых предприятиях стоят следующие задачи:

- контроль своевременности и правильности документального оформления поступления и выбытия товаров и тары;

- контроль полноты оприходования и списания товаров и тары;

- контроль за ценами, соблюдением действующего порядка формирования цен на товары и тару и применения оптовых (торговых) надбавок и скидок на товары;

- контроль за законностью, целесообразностью и эффективностью совершения товарных операций;

- контроль своевременности представления отчетности материально ответственными лицами;

- контроль за объемом и темпами роста оптового товарооборота и полнотой отражения выручки от реализации товаров в учете и отчетности;

- достоверность учета товаров, товарооборота и выручки от реализации товаров;

- своевременное получение сводной учетной информации по показателям отчетности;

- качественное проведение инвентаризации товаров и тары и своевременное отражение ее результатов в учете;

- достоверное отражение в учете валового дохода от реализации товаров;

- своевременное и правильное исчисление налогов и неналоговых платежей от валового дохода и выявление финансового результата от реализации товаров.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

BPwin автоматизирует задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов. Это достигается применением в BPwin следующих методологий: IDEF0, DFD и IDEF3. Применение данных методологий в ходе построения моделей бизнес-процессов в виде иерархии диаграмм, обеспечивает наглядность и полноту их отображения, позволяет анализировать деятельность предприятия.

Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 – Контекстная диаграмма «Учет товара»

В соответствии с методом IDEF0 определим входные данные, выходные данные, управление и механизм, которые изображаются на диаграмме стрелками:

• Входные данные: данные о поставщиках, данные о товаре, данные о покупателе, маркетинговые материалы.
• Выходные данные: проданные товары, маркетинговые материалы.
• Управление: инструкции и нормативные материалы.
• Механизм: консультанты-менеджеры (работники склада, офисные работники, менеджеры).

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме. Пример декомпозиции контекстной работы показан на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Диаграмма декомпозиции «Учет товара»

Описание каждой подсистемы проводится аналитиком совместно с экспертом предметной области. Экспертом является специалист, отвечающий за эту подсистему и, поэтому, досконально знающий все ее функции.

Таким образом, вся система разбивается на подсистемы до нужного уровня детализации, и получается модель, аппроксимирующая систему с заданным уровнем точности. Получив модель, адекватно отображающую текущие бизнес-процессы (так называемую модель AS-IS), аналитик с легкостью может увидеть все наиболее уязвимые места системы. После этого, с учетом выявленных недостатков, можно строить модель новой организации бизнес-процессов (модель TO-BE).

Приём товара от поставщика осуществляется путем оформления приходной накладной, что является, документальным оформлением отношений и охватывает работу как с потенциальными (клиент и компания сотрудничают в первый раз), так и с действительными поставщиками (доставка происходит во второй и более раз). В качестве входных данных для этой функции служат поставщики (одна из сущностей).

Выход – проданные товары, отчеты, в том числе накладная.

Учитывая данную потребность своих потенциальных поставщиков, моделируемая организация, предваряя процесс сделок, проводит целый комплекс мер. Одну из главных ролей в этом процессе играют маркетинговые материалы.

Входными данными для функции «Поставщики» являются данные о товарах.

Выходными данными – данные о поставщиках.

Исполнителями функции являются отдел маркетинга и отдел по приёма товара. Исполнение функций осуществляется в соответствии с процедурами маркетинга.

Функция «товары» включает в себя непосредственное оформление товара. Входными данными является – данные клиента, товары. Выходными данными – размещение товара по отделам. Исполнителями являются персонал компании – менеджеры. Исполнение функции осуществляется в соответствии с правилами и процедурами, а также требованиями клиента.

Прежде, чем товар поступит в реализацию происходит оприходование товара на складе. Входные, выходные данные, управление и исполнение показаны на рисунке 1.3.

После всех действий осуществляется продажа товара.

BPwin автоматически синхронизирует изменения объектов диаграмм на всех уровнях детализации, тем самым освобождая пользователя от ручного ведения словаря объектов модели. Так если мы исправим на верхнем уровне название объекта, то получим изменение на всех уровнях, где данный объект встречается. Также невозможным является случайное дублирование наименований работ. При появлении такой ситуации BPwin генерирует предупреждающее сообщение.

Рисунок 1.3 – Диаграмма декомпозиции «Прием товара от поставщика»

DFD. Второй информационный разрез — потоки информации (документооборота) в системе.

Диаграммы DFD (Data Flow Diagramming) могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией как внутри системы между бизнес-функциями, так и системы в целом с внешней информационной средой (рисунок .14).

Для усиления функциональности в данной нотации диаграмм предусмотрены специфические элементы, предназначенные для описания информационных и документопотоков, такие как внешние сущности и хранилища данных.

Всего DFD использует четыре важных элемента:

• Работы. Работы в DFD обозначают функции или процессы, которые обрабатывают и изменяют информацию. Работы представлены на диаграммах в виде прямоугольников со скругленными углами (рисунок 1.4 — «Товары»).
• Стрелки. Стрелки идут от объекта-источника к объекту-приемнику, обозначая информационные потоки в системе документооборота (рисунок 1.4 — «Заявка на консультацию»)
• Внешние ссылки. Внешние ссылки указывают на место, организацию или человека, которые участвуют в процессе обмена информацией с системой, но располагаются за рамками этой диаграммы (рисунок 1.4 — «Явка поставщика»)
• Хранилища данных. Хранилища данных представляют собой собственно данные, к которым осуществляется доступ, эти данные также могут быть созданы или изменены работами (рисунок 1.4 — «База данных «Поставщики»»).

Рисунок 1.4 – Диаграмма DFD «Обработка информации о товаре»

В диаграммах потоков данных отчётной все используемые одной символы складываются в результате общую картину, разрез которая дает учёт четкое представление о выбору том, какие форме данные используются, и выполнение какие функции смысла выполняются системой Исходя документооборота.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема задач документооборота реализации важна автоматизированной системы устанавливаются учета товаров созданы представлена на если рисунке 1.5.

Рисунок 1.1 – наложены Схема документооборота процессе учета товаров

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Контрольный Проанализируем работу Начать специалиста по технология учету товаров в TO организации.

Учет увидеть материальных запасов становится включает два предметной аспекта: учет сети их приобретения (заготовления) и сфере учет их увидеть использования. При Исполнителями поступлении материалов располагаются на склад, также кладовщик проверяет потребителю комплектность поставки, программирования ее соответствие другой документам поставщика, и поставщика при отсутствии носители отклонений составляет наконец приходный ордер. на Для сокращения компьютере количества первичных финансового документов разрешается Внешние оформление поступивших разработчику материалов без приходам использования приходных первый ордеров. При полнотой полном соответствии обширна количества и качества шифрование поступившего груза описание сопроводительным документам первый разрешается непосредственно существует на документах путь поставщика проставлять и участвуют заполнять специальный ставится штамп, содержащий порядок основные реквизиты движении приходного ордера. основных Приходные документы полноту передаются в бухгалтерию.