Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации).pdf

Во главе компании стоит генеральный директор, который осуществляет общее руководство деятельностью предприятия, организует и контролирует его работу.

Генеральному директору непосредственно подчиняются директора филиалов, директор по продажам, финансовый директор, директор службы поставок, начальник отдела информационных технологий, начальникохраны,

директор по персоналу, начальник юридической службы, секретарь, делопроизводитель.

ООО «Иллона» имеет 8 региональных филиалов. Филиалы занимаются реализацией продукции компании на территории своих районов. Во главе каждого филиала стоит директор, которому подчиняются товароведы.

Начальник отдела продаж организует работу по сбыту продукции предприятия. Ему подчиняются менеджеры по филиалам, менеджер по дополнительному ассортименту, менеджер по розничной торговле, мерчендайзер, товаровед, менеджер по товарам некоммерческого использования, VSM.

Начальник отдела поставок организует материально-техническое обеспечение предприятия. Ему подчиняются заместитель начальника отдела поставок, логистик, заведующий складом, товаровед.

Управлением ООО «Иллона» занимается директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.

Директор подчиняется непосредственно генеральному директору и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел. В обязанности бухгалтерии входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др.

Задачами отдела закупок являются: формирование ассортимента товаров;

поиск поставщиков; организация закупок; приемка товаров; управление торговыми агентами; прием заказов на поставку товаров; организация доставки.

Менеджеры по сбыту готовят необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Они же занимаются приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролируют деятельность склада, следят за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.

Продавцы – консультанты готовят и убирают рабочее место, подготавливают товары к продаже, обслуживают покупателей, выполняют расчетные операции с покупателями и т. д.

В сегодняшнем бизнесе смогли выжить только те компании, которые провели серьезные реформы в системе управления, сделав ее современной и эффективной. Недостатки и упущения в системе управления нынешнего предприятия — малого, среднего или большого — оборачиваются моментальным уменьшением его доли на рынке, неизбежным отставанием в конкурентной борьбе.

Процесс обеспечения продаж товаров в компании (рис.2).

Рис.2. Бизнес - процесс продажи товаров.

Управление продажами ведется директором и продавцами салона, оперативный и количественно – суммовой расчет производится в отделе продаж, взаимосвязь этих подсистем представлена на (рис.3).

Рис.3. Обобщенная модель управления продажами на предприятии.

1.4. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Планирование продаж – процесс разработки тактических планов, способствующий достижения конкурентных преимуществ на постоянной основе путем интеграции клиент – ориентированных маркетинговых планов для новых и существующих продуктов с управлением цепью поставок Исходной информацией для управления являются учетные первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации, каждое подразделение предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою базу данных, а отдел закупок и сбыта, отдел выписки и касса – свою. Это приводит к частичному дублированию информации.

Избежать данного недостатка позволило бы объединение компьютеров в локальную вычислительную сеть и обмен данными между бухгалтерией и отделом продаж. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ предприятием.

Управление торговыми процессами в филиале ООО «Иллона» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товара. Движение информации между филиалом и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных «1С: Предприятие 8. Управление торговлей» входят справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Система реализуется только в однопользовательском варианте и состоит из следующих модулей: • Анализ товародвижения. • Анализ работы с покупателями. • Финансовый калькулятор директора. • Загрузка данных из файлов.

Рис.4. Преимущества АИС управление продажами.

Узконаправленность разрабатываемой системы является ее характерным преимуществом, так как соединяет в себе понятный и простой интерфейс и функциональную наполненность. Все это позволяет значительно облегчить работу менеджеров предприятия. Это наглядно видно на (рис.4).

Автоматизированная информационная система представляет собой программный комплекс, включающий в себя программные компоненты, работающие на сервере и клиентских рабочих местах.

Задачи решаемые в процессе разработки информационно аналитической системы обслуживания Интернет – заказов:

1)создание документального архива с функциями поиска информации, обеспечивающей повышение качества и скорости работы аналитика;

2)предоставление актуальной информации для повышения эффективности деятельности сотрудников при решении аналитических задач;

3)автоматизация процесса подготовки отчетов и аналитических записок для руководства.

4)осуществление графической оценки ситуации;

5)обновление промежуточной информации в процессе работы системы.

Предпосылками внедрения информационно аналитической системы:

1. сложность использования больших объемов информации на бумажных носителях;
2. низкая оперативность работы менеджеров и аналитиков;
3. проблемы в организации совместной работы над информацией;
4. возможная потеря информации, ненадежность хранения;
5. отсутствие преемственности экспертной деятельности;
6. большое количество рутинных операций.

Что даст внедрение системы:

• • повышение эффективности управления компании;
  • более результативная работа и оптимальное использование рабочего времени;
  • обеспечение стабильности информационного потока;
  • повышение эффективности использования трудовых ресурсов и повышение производительности труда сотрудников предприятия;
  • электронная форма хранения;
  • предотвращение утечки и порчи важной конфиденциальной информации различного характера (финансово-экономическая, служебная – для внутреннего использования и другой вид ценной информации)
  • высокая надежность хранения информации.

Таким образом, можно сделать вывод, что данный комплекс задач на пример учета продаж, имеет значимую экономическую сущность. Это снижение затрат предприятия и рост экономических показателей в результате увеличения производительности труда работников, что ведёт к сохранению конкурентоспособности и росту экономической эффективности деятельности компании.

Глава 2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно – справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.

Для того чтобы рассмотреть информационную модель, следует произвести декомпозицию комплекса на отдельные задачи, выделить взаимосвязи между входными, промежуточными и результатными информационными потоками.

Применительно к комплексу задач автоматизированной информационной системы управления продажами модель предназначена для структурного представления движения информационных потоков с момента поступления входной информации в учебный отдел до момента выдачи выходных форм в соответствующие подразделения.

Современную практику проектирования программного обеспечения нельзя представить без применения визуальных моделей. Моделирование является центральным звеном всей деятельности по созданию качественного программного продукта.

Модели необходимы для понимания и осмысления структуры и поведения будущей системы. Они облегчают управление процессом создания системы, позволяют документировать принимаемые проектные решения, являясь основой взаимодействия участников проекта и гарантией корректности архитектуры будущей системы.

Проблемы автоматизации визуального моделирования породили потребность в программно – технологических средствах специального класса CASE – средствах. CASE– технология представляет собой совокупность методов проектирования программного обеспечения, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех стадиях разработки и сопровождения ПО и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей.

Современный подход для построения схемы данных и её описания сводится к использованию CASE – средств. Современные CASE – средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС (информационных систем): от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл программного обеспечения.

Как известно, наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE – средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и подготовку проектной документации. При этом большую роль играют методы визуального представления информации. Это предполагает построение структурных или иных диаграмм в реальном масштабе времени. Графические средства моделирования предметной области позволяют в наглядном виде изучать ИС, перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися ограничениями.

Существует несколько подходов к проектированию ИС. Одним из наиболее приемлемых является структурный подход к проектированию ИС. Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимосвязаны. При разработке системы "снизу – вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.

В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространёнными, среди которых являются следующие: