Файл: Особенности коммуникаций в организации (Внутренняя среда организации).pdf

Важная часть для командной работы и управления компании — это наличие коммуникации. Без обмена данных и совместной работы, трудно вести дела. Это важный элемент, и на коммуникации руководитель тратит большую часть времени, примерно от 60 до 90%. В коммуникацию входят слова, цифры, письменная информация, так же другие важные элементы как мимика и жесты. В каждой среде свои понятия, поэтому высокопрофессиональный менеджер должен уметь устно и письменно общаться с сотрудниками.

Цель курсовой работы - определить особенности коммуникации в организации.

Предмет исследования - управление организацией.

Объект исследования - коммуникации в организации.

Задачи:

1. Рассмотреть понятие «Организация».

2. Проанализировать внешнюю и внутреннюю коммуникацию в организации.

3. Ознакомиться с межличностной и деловой коммуникацией в организации.

Структура работы:

Курсовая работа состоит из титульного листа, вступления, двух разделов, выводов и списка использованной литературы, состоящей из источников, на которых я основывалась при написании данной работы, а именно, это блестящие труды Батаршева, А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности», Виханского, О.С., Наумова, А.И., Жарковской, Е.П. и других авторов.

Глава 1. Коммуникации в организациях

1.1 Понятие организации

Данное понятие имеет разные смыслы. Применяется в биологических, социальных и технических сферах. В научных работах это понятие определяется как:

порядок, согласие, взаимодействие в работе и достижение целей;
это процессы, которые улучшают и развивают взаимосвязь между частями;
это группа людей, которые совместно соблюдая правила и важные процедуры выполняют поставленные цели.

Можно разделить их на три класса:

структурный, процессуальный и социально-психологический.

А. Файоль является главой классического менеджмента, и он считал, что организовывать - это «строить двойной - териальный и социальный - организм предприятия».

По мнению М. Мескона, организация должна состоять хотя бы из двух человек, которые думают, что входят в эту группу. Они считают, что цель у них общая и они должны достигать результаты вместе.

Исходя из этого можно решить, что «организация»: это коллектив, у которого есть общие цели, и они стремятся вместе достичь их.

Представление об организации развивалось в направлении жесткого структурно-функционального подхода М. Вебера, школа человеческих отношений (Э. Мэйо) к школе социальных систем основоположником которой можно считать биолога Людвига Берталанфи. За отправную точку исследования организации принимать уровень социальной системы, объединяющей отдельные элементы.^[1]

Основными понятиями школы социальных систем - это предоставление данных об открытых и закрытых системах.

Система любого типа – состоит из подсистем, которые действуют вместе и выполняют общие задачи.

Отрытая система - та, которая действует на тех, кто на ее стороне, и работает вместе с ними.

Концепции, рассматривающие организацию в качестве открытой системы, акцентируют внимание на взаимосвязи различных компонентов и функций организации и признают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой, являющейся истоком трудовой силы и сырья и реципиентом продукции и услуг организации. Организации могут совместно работать и продвигаться, если будут взаимодействовать, согласовывать и поддержать общение со своей средой.

1.2 Внутренняя среда организации

Организация состоит из двух сред: внутренней и внешней. Именно от них зависит оперативность действий

Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среды, в которых осуществляется операционная деятельность. Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации.

Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Эти структуры реализуют следующие цели и задачи:

· кадровая структура - взаимодействие менеджеров и рабочих, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками;

· организационная структура - коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры распределения прав и ответственности, иерархия подчинения;

· производственная структура - изготовление продукции, снабжение и ведение складского хозяйства;

· маркетинговая структура внутренней среды - стратегия ценообразования, стратегия продвижения продукта на рынках, выбор рынков сбыта и систем распределения;

· финансовая структура включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного взаимодействия.

Внутренняя среда пронизана организационной культурой, которая может либо способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей успешно развиваться даже при высоком уровне технического и финансового потенциала.

Информацию об организационной культуре можно получить из различных публикаций, в которых организация сама себя представляет. Как правило, в своих публикациях организации большое внимание уделяют фирменной философии, пропаганде своих ценностей.

Если в организации сильная организационная культура, то они говорят о важном, а для слабой организационной культуры важно продемонстрировать концепции деятельности.

Наблюдая над тем как, сотрудники работают и выполняют задачи вместе и даже по теме их разговора можно понять их организационную культуру.

Чтобы дать оценку культуре организации, нужно знать существующие нормы, по которой работники продвигаются по работе. Если организационная культура слабая, это говорит о том, что сотрудники работают в одиночку и по работе продвигаются индивидуально.

Когда организационная культура сильная, это значит, что работники умеют работать в коллективе и их работа продвигается.

Организация станет успешной тогда, когда рабочий персонал знает о ее истории, уважают внутренние правила, условия и друг друга.

В каждой организации могут возникнуть трудности в будущем или же будут какие-то новые успехи и возможности, и чтобы стать успешной, ей нужно правильно формулировать ситуации. Важно, чтобы она могла выяснить, есть ли угроза или какие-то подвохи со стороны внешней среды.

1.3 Характеристики внешней среды

М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность, неопределенность (Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. М., 1995. С. 118).

Под сложностью внешней среды понимается вариативность факторов, на которые организация обязана реагировать. Подвижность среды - скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Неопределенность внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.

Среда прямого воздействия. При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию следует учитывать характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности, которые описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.

Внешняя среда, которая влияет на организацию, это:

поставщики – это те организации, которые обеспечивают материалом, оборудованием и капиталом. Организация и поставщики взаимодействуют вместе, и на этом примере можно увидеть, как влияет на успешность деятельности.
потребители (клиенты). Для многих, согласно мнению П.Ф. Друкера, главная цель - это собрать группу из потребителей. Это значит, что для выживания организацию нужно найти потребителей и выполнять все их запросы. Каждая организация в независимости от того, некоммерческая, государственная или правительственная, имеет своих потребителей. Потребители определяют для организации то, что относят к результатам ее деятельности, поскольку они решают, какие товары и услуги и их цены наиболее желательны, а какие нет; партнеры по бизнесу - торговые посредники, распространители продукции и т.д.

Конкурирующая среда. Сейчас трудно найти организацию, у которой нет конкурентов. В числе общие конкуренты (борьба за размещение денег, в общем все нужды потребителя); конкуренты отрасли (конкуренция в сфере избранных клиентом потребностей); конкуренты организации (соперничество в сфере торговой марки).

Во многом если не удовлетворить желание потребителей они предпочтут выбрать нужный продукт из других конкурентов. Об этом знает каждый руководителей организации. И нужно выжить в среде конкурентов. Нужно на ровне или пониже сделать цену за услуги.

Как говорит М. Мескон, потребители –это главная причина чтобы между организациями появилась соперничество между ними. От того как влияю конкуренту на деятельность организации, зависит и отношения руководителя с рабочим персоналом, к их заработной плате и требование к работе. Общества влияет на факторы развития технологий, в свою очередь технологии эффективна влияют на производство продукции, на его устаревание, на способы хранения и передачи информации. На данный момент нововведения в области технологии используются во всех сферах, и они затронули общества. К ним относятся компьютерная, микроволновая связь, энергетика, получение продуктов для сырья и др. Исследователи говорят о том, что с таким темпом развития технологий будет и в будущем, так как очень много ученых занимающим развитием технологий.^[2]

1.4 Особенности внутренних коммуникаций в организации

Существуют разные виды организаций: системная, живая, развивающая, социальная, техническая, психологическая, экономическая, потребляющая ресурсы и преобразующая их в конечный продукт, многообразная по целям и методам, применяемым в достижении целей. Данные определения применяется раз

делено, в различных сочетаниях, с различной детализацией для определения вида организаций.

Не имеет разницы, в какой вид организации она входит, чтобы существовать и развиваться, нужно контролировать совместную работу сотрудников для получения целей. Многое зависит именно от качественной системы приема и передачи данных, а также от обработки информации. Чтобы организация могла эффективно использовать данную систему, ее нужно развивать, наблюдать, обеспечивать их работу и правильно передавать данные.

Чтобы обеспечить обратную связь в организациях, роль коммуникации очень высока. Целостность организации, ее принадлежность к какому-то конкретному типу определяются тем, каким именно способом коммуникации объединяют элементы внешней и внутренней среды и направляют деятельность достижение поставленных целей.

1.5 Социальная структура коммуникаций в организации

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются гомогенные и гетерогенные виды структур. Такие параметры влияют на экономическую деятельность организации и на психический характер взаимоотношений.

В гомогенных организациях пол, возраст, образование однотипные и эти параметры формируют общие интересы и нормы поведения.

Гетерогенные организации состоять из несколько гомогенных групп, и в них трудно формировать целостность.

Профессиональная структура состоит из координации действий и все они должны согласовываться. Существует четыре вида данной структуры^[3]

1. административный персонал – руководители, которые организовывают систему;