Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» (магазин бытовой техники «Электроника»).pdf

Актуальность изучения данной темы заключается в том, что происходящие информационные процессы в обществе накладывают определенные требования на информационную среду организации. Сегодня невозможно представить себе конкурентоспособное предприятие без внедренных передовых методов обработки информации. Применение современных информационных технологий в работе магазина электроники является конкурентным преимуществом. Информационные технологии упорядочивают потоки информации на глобальном, региональном и локальном уровнях.

Повышение эффективности предоставления услуг магазина электроники можно выполнить за счет использования системы управления базами данных, которые имеют все необходимые возможности по оптимизации информационных процессов по средствам использования реляционных баз данных.

Фокусируясь на входных требованиях потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиции качества сервиса и минимизации затрат на эти цели. Интегрированный подход к менеджменту заказов выдвигает определенные требования к составляющим цикла заказа, основными из которых являются:

– прием и предварительная обработка заказов. Менеджмент заказов получает все заказы потребителей из различных потоков, включая пункты розничной торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе источников, используемых фирмой;

– конфигурирование. Каждый заказ состоит из ряда продуктовых и сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении;

– передача заказов. Для передачи заказов от одного звена к другому должны быть использованы все возможные средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных надежных и быстродействующих телекоммуникационных каналах;

– определение источников выполнения заказов. Основываясь на агрегированных данных о заказах, менеджмент должен определить конкретные источники их удовлетворения с учетом всех требуемых продуктовых и сервисных атрибутов;

– планирование. Для определенных на предыдущем этапе источников разрабатываются планы выполнения заказов по укрупненным и специфицированным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов в каждую торговую точку;

– мониторинг и контроль. Процедуры выполнения и доставки заказанных объемов продукции потребителям сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга, обеспечивая тем самым реализацию плана выполнения заказов.

Объект исследования – магазин бытовой техники «Электроника».

Предмет исследования - проектирование реализации операций бизнес-процесса взаиморасчеты с клиентами.

Целью данной работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса взаиморасчеты с клиентами.

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– выбрать комплекс задач автоматизации;

– обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;

– описать информационную модель;

– разработать базу данных и структурную схему пакета;

– описать порядок работы с информационной системой.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Магазин бытовой техники «Электроника» занимается закупкой и реализацией оптовой и розничной продукции. Цель организации заключается в обеспечении потребности быстро оснащающейся и перевооружающейся импортным оборудованием российской промышленности качественными комплектующими европейского и мирового уровня.

Имея большой опыт работы в своем сегменте рынка, зная и понимая потребности своих клиентов, организация постоянно увеличивает ассортимент предлагаемых товаров и оказываемых услуг по обслуживанию реализуемой бытовой техники. За достаточно короткое время организации удалось наладить надежные и долгосрочные партнерские отношения со многими производителями и поставщиками продукции импортного производства и стать их официальными дистрибьюторами и партнерами в своем регионе.

Хорошо организованная оптимальная логистика, техническая грамотность, профессионализм, точное соблюдение взятых на себя обязательств, надежность – далеко не полный перечень достоинств компании «Электроника», которые привлекают внимание предприятий г. Волгограда и посреднических организаций в других городах и населенных пунктах Волгоградской области.

Организация предлагает своим клиентам практически неограниченную номенклатуру бытовой техники отечественного и импортного производства. Специалисты всегда готовы помочь в выборе бытовой техники, а также дополнительных расходных материалов. Вся предлагаемая бытовая техника имеет гарантированное заводами-изготовителями качество на высоком уровне и низкие конкурентоспособные цены.

«Электроника» из года в год расширяет ассортимент предлагаемых товаров, наращивает темпы и объемы продаж, увеличивает складские площади, развивает отношения с партнерами из всех регионов страны и налаживает связи с зарубежными партнерами.

В большой степени это заслуга хорошо подготовленного руководящего состава и его грамотной политики подбора персонала. Организационная структура «Электроника» представлена на рис. 1.

Рисунок 1. Организационная «Электроника»

Опишем подробнее структуру организации:

– генеральный директор занимается генерированием вектора развития организации, а так же выполняет проверку итогов хозяйственной деятельность организации. Так же Генеральный директор является владельцем и учредителем организации;

– исполнительный директор выполняет общее руководство деятельностью организацией, согласно указаний Генерального директора, основываясь на той эффективности работы организации, указанной владельцем;

– финансовый директор следит за распределением финансовых потоков для обеспечения максимальной доходности организации при минимальных затратах оборотных средств. Финансовому директору подчиняются бухгалтерия, во главе с главным бухгалтером и приглашенные аудиторы и юристы для единовременных работ. К финансовому директору иногда напрямую в целях контроля обращается и генеральный директор;

– коммерческий директор занимается руководством коммерческой составляющей организации. Ему подчинены все отделы, занимающиеся зарабатыванием денег для реализации генеральной цели организации.

Коммерческому директору подчинены следующие отделы и структурные подразделения:

1) отдел маркетинга делает работу организации конкурентоспособной, изучают спрос на новые товары, ищут новые ниши рынка, продвигают имеющийся товар на складе и повышают престижность и прибыльность организации;

2) отдел реализации. В этом отделе происходит непосредственная работа с клиентами, выявление их потребностей и закрытие потребностей возможностями организации;

3) отдел закупа. В данном отделе происходит общение с поставщиками, поиски новых альтернативных поставщиков, так же в этом отделе происходит поддержание актуальности складских запасов;

4) логистический комплекс. В этот комплекс входят накопление, обработка, отгрузка и доставка товаров до клиентов. Так же склад анализирует наиболее востребованные позиции торговли и их минимальный остаток.

Таким образом, анализ деятельности компании показал высокий информационный обмен, который необходимо детально изучить для последующей автоматизации средствами ИКТ.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Для определения необходимости использования информационных технологий в работе компании были изучены ключевые бизнес-процессы [9]. Детальное изображение бизнес-процесса взаимодействия менеджера по продажам компании с заказчиками представлено в виде функциональной модели «Взаиморасчеты с клиентами», которая изображена на рис. 2.

На рис. 3 изображена декомпозированная функциональная модель организации работы менеджера по продажам, которая отражает процесс взаимодействия менеджера по продажам и клиента.

Рисунок 2. Функциональная модель «Взаиморасчеты с клиентами»

Данный процесс, включает такие стадии: прием и предварительная обработка данных, обработка заказа, оформление доставки товара, оформление базы данных.

На основании проведенного анализа была определена необходимость разработки следующих таблиц базы данных: должности; сотрудники; организация; методы доставки; заказы; товары; клиенты; поставщики; тип; единицы измерения.

Рисунок 3. Декомпозированная функциональная модель

процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Таким образом, были изучены основные бизнес-процессы и установлена необходимость использования информационно-коммуникационных технологий в предприятии.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Внедрение информационной системы представляет собой сложный процесс интеграции программного продукта в финансово-управленческую деятельность компании, требующий от специалистов, участвующих в проекте, наличия специальных знаний, соответствующего опыта и особого подхода к реализации проекта [5].

Эффективность внедрения информационной системы базируется на четких принципах, главный из которых – ориентация на информационные потребности определенной задачи. Исходя из целей и задач развития бизнеса, необходимо тщательно прорабатывать все детали проекта, основные этапы которого включают в себя: анализ текущих бизнес-процессов компании, разработку технического проекта, внедрение информационной системы, ввод информационной системы в промышленную эксплуатацию [1].

Эффективность процесса внедрения автоматизированной информационной системы зависит от множества факторов, и не только от профессионализма пользователей, работающих с информационной системы, но и от поддержки данного решения.

Общая схема работы информационной системы менеджера по продажам представлена на рис. 4.

Рисунок 4. Общая схема работы ИС менеджера по продажам

Взаимодействие менеджера по продажам с АРМ выполняется следующим образом. На первоначальном этапе анализируется первичная информация о заказе, к которой относятся различные документы в бумажном виде. Затем, необходимая информация заносится в справочник «Клиенты», «Товары», «Поставщики» и в процессе оформления заказа заносится информация в документ «Заказы». Также, в системе необходимо заполнить ряд вспомогательных справочников, к которым относятся: «Организация», «Сотрудники», «Должности», «Единицы измерения», «Тип», «Место доставки».

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Эффективное проектирование и последующая разработка информационной системы может быть выполнена только при помощи использования современных методологий проектирования, например, ARIS.

ARIS (акроним от англ. Architecture of Integrated Information Systems) представляет собой методологию и тиражируемый прикладной программный продукт для обеспечения возможностей моделирования бизнес-процессов организаций [9]. Данный программный продукт ARIS Express и методология принадлежат немецкой компании Software AG, что обеспечилось операцией поглощения компании IDS Scheer автора методологии Августа-Вильгельма Шеера.