Файл: Состав и свойства вычислительных систем. Информационное и математическое обеспечение вычислительных систем.(Основные виды обеспечения вычислительных систем).pdf

Внутримашинное ИО представляет собой совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях. В состав внутримашинного ИО входят файлы:

■ с текущими данными о состоянии управляемых объектов;

■ нормативно-справочной информации;

■ с данными, поступающими из внешней среды;

■ с накапливаемыми данными за определенный промежуток времени и др. В зависимости от уровня развития ИО системы внутримашинная информационная база может быть организована в виде:

■ локальных файлов, ориентированных на конкретную задачу или комплекс функциональных задач;

■ баз и банков данных, осуществляющих интегрированное хранение, накопление, поиск, корректировку и выдачу информации для всей информационной системы экономического объекта;

■ баз знаний, которые, помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия управленческих решений.

В отличие от локально организованных информационных файлов, базы данных основываются на принципах интегрированного пользования информации в системе, что позволяет:

■ сократить избыточность в хранимых данных;

■ устранить противоречивость хранимых данных;

■ совместно использовать данные для решения большого круга задач пользователей, в том числе новых задач;

■ обеспечить удобство доступа к данным;

■ обезопасить данные, хранимые в базе на основе их централизованной защиты;

■ обеспечить независимость данных от программ. Дальнейшим развитием внутримашинного ИО является создание баз знаний. На основе баз знаний разрабатываются экспертные системы для решения конкретных проблем и задач в различных отраслях человеческой деятельности, в том числе в управлении.

2.4. Системы документооборота информационных потоков

Значительную долю информационного обеспечения составляют различные документы, содержащие как сведения о производствен­но-хозяйственной деятельности объектов управления, так и ре­зультатные данные для принятия управленческих решений. Доку­менты могут быть представлены в бумажном виде или в электрон­ной форме.

Под документом понимается определенная совокупность све­дений, отражающих состояние экономической системы, зафикси­рованных на бланке установленной формы и имеющих юридиче­скую силу. К числу функций, реализуемых документом, можно отнести регистрацию событий в системе, обработку, хранение и передачу информации; тем самым обеспечивается многофункцио­нальность документа. Юридическая сила документа обеспечива­ется наличием подписи должностного лица (лиц), ответственного за достоверность информации, содержащейся в документе. Систе­ма документации представляет собой совокупность взаимосвязан­ных документов, регулярно используемых в ЭИС.

В ЭИС используется большое количество документов, которые можно классифицировать по ряду признаков, например:

• по отношению к входу и выходу системы различают входные (первичные) и выходные (отчетные) документы;
• по отношению к системе в целом — внешние и внутренние документы;
• по срокам представления — регламентные (для которых опре­делен срок исполнения и предоставления) и нерегламентированные (документы, исполняемые по запросам);
• по периодичности — годовые, квартальные, месячные и др.;
• по содержанию хозяйственных операций — материальные, де­нежные и расчетные.

Среди всего многообразия документов особо можно выделить первичные документы, так как от правильного их оформления и содержания зависит эффективность функционирования системы для принятия оперативных управленческих решений. Первичные документы, фиксирующие факт совершения операции хозяйственной деятельности объекта, должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно. Они оформляются на типовых блан­ках, бланках типовых межведомственных форм или на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых ми­нистерствами и ведомствами. При необходимости экономический объект (предприятия, организации, банки, страховые компании и т.д.) может сам разрабатывать документы специфических форм, которые утверждаются руководством. К первичным документам относятся акты, счета, ордера, накладные и другие документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, ее юридическую законность.

Первичные документы должны содержать следующие обяза­тельные реквизиты:

• наименование документа (формы), код формы;
• дата составления;
• наименование организации, от имени которой составлен доку­мент;
• содержание операции;
• измерители операции (в количественном и стоимостном выра­жении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Таким образом, при разработке информационного обеспечения к документам предъявляется ряд требований по их форме (стан­дартная форма построения), содержанию (минимизация показа­телей, исключение дублирования), порядку заполнения и пригод­ности к автоматизированной обработке на конкретных экономи­ческих объектах и на различных уровнях управления.

Единство требований и создает унифицированную систему документации. Унифицированная система документации (УСД) представляет собой рационально организованный комплекс взаи­мосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документо­оборота, и является средством реализации информационных про­цессов документированного обмена данными.

УСД разрабатывается на различных уровнях управления (госу­дарственном, отраслевом, региональном) и призвана обеспечивать единство терминологии, сопоставимость экономических показа­телей, однозначность описания реквизитов и показателей.

В УСД выделяются три основные группы документов:

• управленческие, содержащие информацию для решения кон­кретных задач;
• организационно-методические, регламентирующие разработку унифицированных форм по единым требованиям и правилам;
• унифицированные формы документов (альбом документов) с инструкциями по их заполнению.

Среди перечисленных групп можно выделить следующие виды документации: учетная, финансовая, отчетно-статистическая, ор­ганизационно-распорядительная, банковская и др. Каждому доку­менту присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), в котором указа­ны наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документа­ции.

Применение УСД позволяет:

• значительно сократить объем первичных документов с целью построения рационального документооборота и упрощения обработки данных в ЭИС;
• обеспечить стандартизацию и единообразие оформления доку­ментов;
• использовать единые стандартные формы документов на раз­личных уровнях управления;
• устранить дублирование данных в документах;
• использовать минимальное количество данных, исключая из документов расчетные показатели;
• обеспечить однократность ввода и многократное использование данных в ЭИС;
• употреблять единую терминологию для всей документации, что обеспечивает простоту и удобство при использовании.

В соответствии с требованиями унификации и стандартизации документации документы должны иметь стандартную структуру, состоящую из следующих трех основных частей:

1. заголовочная, где указываются наименование объекта, его характеристики (например, код по ОКУД) и наименование доку­мента, зона для проставления кодов, постоянных для документов реквизитов-признаков;
2. содержательная часть, которая строится, как правило, в виде таблицы;
3. оформительская часть, содержащая подписи юридических лиц и дату заполнения документа.

При проектировании документов нужно соблюдать следующую последовательность: выделить от заголовка до подписи состав реквизитов; определить форму документа; разделить документ на зоны (общую, содержательную, оформительскую); определить принад­лежность реквизитов к каждой зоне; увязать первичные документы между собой с целью исключить дублирование реквизитов; согла­совать формы первичных документов с машинными носителями или с формами передачи и ввода данных; подготовить эскиз доку­мента; рассчитать размеры документа и выбрать стандартный фор­мат; изготовить бланки в типографии.

Таким образом, использование унифицированных типовых до­кументов повышает эффективность функционирования ЭИС.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движе­ния информации и ее объемы от источников возникновения к ее получателям. Причем информация передается в виде отдельных первичных документов, массивов первичных документов или фай­лов, передаваемых на машинных носителях или по сети.

Построение схем информационных потоков позволяет усилить контроль исполнительской дисциплины и обеспечивает исключе­ние дублирующей и неиспользуемой информации, классификацию и рациональное представление информации, оптимизацию путей прохождения документов и их рациональную обработку.

Информационные потоки отражают организационно-функцио­нальную структуру экономического объекта.

В документообороте организации можно выделить следующие потоки документов: входящие (директивные документы, законо­дательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др.), внутренние и исходящие (отчетные документы и др.). К по­току внутренних документов относятся бухгалтерские, финансовые и другие документы, а также «канцелярские» (приказы, письма, инструкции и пр.), которые представляют собой электронный офис.

При проектировании схем информационных потоков особое внимание уделяется организации документооборота, т.е. маршру­там движения документов в системе от момента выполнения пер­вой записи до сдачи их в архив.

До внедрения новых информационных технологий практика документооборота была сложна и весьма громоздка, что объясня­ется наличием многообразия форм документов, многократностью их прохождения через одни и те же службы, дублированием ин­формации в документах.

Современные технологии предполагают автоматизацию управ­ления документооборотом, что значительно реорганизует маршру­ты движения документов и, следовательно, упорядочивает инфор­мационные потоки в системах.

2.5. Математическое обеспечение вычислительных систем

Все методы формализации задач управления, в том числе и те, на основе которых строится рациональная эксплуатация технического обеспечения информационных систем, принято называть математическим обеспечением.

Математическое обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов обработки информации, используемых при решении задач в информационной системе (функциональных и автоматизации проектирования информационных систем). К средствам математического обеспечения относятся:

• средства моделирования процессов управления;
• типовые задачи управления;
• методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

Математическое обеспечение является составной частью программного обеспечения ИС. Прикладные и обеспечивающие программы формируются, прежде всего, на базе математических методов. В тех случаях, когда для решения той или иной актуальной задачи не удается подобрать математический метод, используются эвристические алгоритмы.

При этом следует помнить, что каждый из методов может быть применен для решения различных по специфике задач пользователей. И наоборот: одна и та же задача может решаться с помощью различных методов. Весь набор математических алгоритмов, использующихся для решения экономических задач, принято называть экономико-матема­тическими методами. Важнейшие экономико-математические методы представлены в виде некоторых укрупненных группировок:

Линейное программирование – линейное преобразование переменных в системах линейных уравнений. Сюда следует отнести: симплекс-метод, распределительный метод, метод разрешающих множителей, статический матричный метод решения материальных балансов.

Дискретное программирование представлено двумя классами методов: локализационные и комбинаторные методы. К локализационным относятся методы линейного целочисленного программирования. К комбинаторным – метод ветвей и границ, который используется для построения графиков производства и т.п.

Математическая статистика применяется для корреляционного, регрессионного и дисперсионного анализов экономических явлений и процессов. Корреляционный анализ применяется для установления тесноты связи между двумя или более стохастически независимыми явлениями или процессами.

Регрессионный анализ устанавливает зависимость случайной величины от неслучайного аргумента. Дисперсионный анализ используется для установления зависимости результатов наблюдений от одного или нескольких факторов в целях выявления важнейших. Методы математической статистики используются также для прогностических экономических расчетов.

Динамическое программирование применяется для планирования и анализа экономических процессов во времени. Динамическое программирование представляется в виде многошагового вычислительного процесса с последовательной оптимизацией целевой функции. Сюда следует отнести и имитационное моделирование.