Файл: Особенности коммуникаций в организации (Роль и значение деловых коммуникаций в развитии организации).pdf

Содержание:

Введение

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов. Так, информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Коммуникации имеют огромное значение и для организаций, поскольку коммуникации – это обмен информацией между людьми, без которого они не могут вместе работать, формулировать цели и решать задачи. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в больших компаниях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только организации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих в данной организации, а на глобальном уровне и экономическое благополучие всей страны в целом.

Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри организации, так и за её пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнёрами, конкурирующими фирмами, потребителями, клиентами. 

Объектом исследования курсовой работы выступают виды коммуникаций в организации, а предмет исследования – эффективность коммуникаций в организации.

Целью исследования – изучение коммуникаций в организации и оценка их эффективности. 

Поставленная цель реализуется через следующие задачи:

• рассмотреть сущность и виды коммуникаций в современных условиях;
• проанализировать элементы и этапы коммуникационного процесса;
• рассмотреть межличностные и организационные коммуникации;
• провести анализ коммуникационного процесса в организации;
• выработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации.

Теоретической основой курсовой работы выступили научные работы следующих авторов: Каймаковой М.В., Василика М.А., Мескона М., Альберта М., Хедаури Ф., Панфиловой А.П., Поповой С., и другие.

Глава 1. Понятие и определение коммуникации в организации

1.1 Роль и значение деловых коммуникаций в развитии организации

В любой организации коммуникации - это в первую очередь взаимодействие сотрудников, которое нельзя игнорировать, которое выражено в любой форме и без которого невозможна совместная деятельность. А деловые комму­никации предполагают обмен информацией, опытом, обсуждение результатов и решение проблем.

Деловые коммуникации подразделяются на деловые беседы, публичные выступления, переговоры и разного рода совещания. Для оптимизации поступаю­щих информационных потоков, научным сообществом разработаны коммуни­кационные сети, которые регулируют последовательность поступления и полу­чения сообщений.

Одной из важнейших причин недооценки важности коммуникаций является не столько непосредственно недооценка, сколько простой психологический фактор: людям часто свойственно ожидать, что их деятельность, мысли, дей­ствия, решения известны всем окружающим, просто потому, что они известны им самим. В результате в организациях часто может наблюдаться ситуация, ко­гда сотрудники искренне удивляются тому, что, например, кто-то начинает по второму разу делать уже сделанную ими работу и пр.

Для предотвращения этой причины руководителю важно формировать ко­мандный дух в организации. Для этого необязательно прибегать к модному ныне «тимбилдингу», поскольку далеко не все люди относятся положительно к «командной работе», многие любят работать максимально автономно и само­стоятельно. В любом случае, крайне важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность, его решения - влияют как на его ближайших коллег, так и на всю организацию в целом. Это приводит к пониманию важности отчетности о своей деятельности перед руководителем не только с целью контроля, но и с целью информирования, координации деятельности. В свою очередь руково­дителю необходимо создать условия для доведения важной информации о дея­тельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации. Немаловажно для сотрудника поддерживать и горизонтальные связи, ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность мо­жет затронуть прямо или косвенно. [7, с.146]

Другой причиной является неумение руководителя скоординировать работу подчиненных, неумение управлять информацией и информационными потока­ми. В этой связи изучение руководителем информационного менеджмента яв­ляется очень важным для понимания процессов управления информацией, по­лучаемой от сотрудников организации и из внешней среды.

Важность коммуникаций нельзя переоценить, однако возможно и такое. В этом случае фокус внимания сотрудников сосредоточен на взаимодействии друг с другом. Это приводит к тому, что коммуникации из инструмента дости­жения целей - сами становятся целью, информация становится избыточной, вырастают временные затраты, что приводит к снижению эффективности в до­стижении основных целей организации.

Немаловажной является проблема качества информации, ее достоверности. При передаче информации в той или иной степени всегда происходит ее ис­кажение. Сначала на этапе трансформации мыслей в слова. Затем на этапе трансформации слов в мысли другого сотрудника. Это обусловлено тем, что смысл каждого конкретного слова всегда определяется индивидуумом исходя из его собственного жизненного опыта, знаний, особенностей личности. В ре­зультате даже при передаче одного единственного слова - неизбежно возни­ кают искажения восприятия. Устранить данную проблему полностью невоз­можно, можно лишь попытаться максимально снизить ее влияние путем об­суждения т.н. «контекста» беседы. При этом необходимо максимально точно договориться об используемых понятиях и что именно каждый из участников взаимодействия понимает под тем или иным словом. В сложных ситуациях крайне желательно использование обратной связи. Например, в виде вопроса «Правильно ли я тебя понял?» Имеет смысл повторить услышанное от собесед­ника своими словами. На этом этапе часто может выявиться, что собеседник хо­тел сказать совсем другое.

Рассматривая последствия проблем в коммуникациях необходимо перечис­лить факторы, которые могут влиять на деятельность организации.

Во-первых, нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим.

Во-вторых, страдает имидж организации, что косвенно или напрямую вли­яет на прибыльность, эффективность деятельности, а значит - и на устойчи­вость организации. Например, один сотрудник получает определенную ин­формацию от внешней организации. В случае, если с этой же организацией будет взаимодействовать второй сотрудник и начнет запрашивать ту же самую информацию - это будет восприниматься внешней организацией однозначно отрицательно.

В-третьих, затрудняется адаптация новых сотрудников. Гораздо больше времени ими тратится на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. Не говоря о том, что при отсутствии должно­ го информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника.

Эффективность коммуникаций и результаты деятельности организации свя­заны между собой, и это подтверждается исследованиями, проведенными среди сотрудников крупных известных компаний. 28% из них сообщили, что реле­вантная информация, может доходить слишком поздно, многие отмечали (58%), что распространяемая информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Большинство (60%) опрошенных думают о переходе на другое место работы. При этом для смены персонала потребуются опреде­ленные финансовые вложения как на подбор персонала, так и на период адап­тации. Для выхода новых сотрудников на уровень «самоокупаемости» понадо­бится от 3 до 9 мес. [10, с. 105] Для устранения проблем в коммуникациях должны со­блюдаться следующие условия:

• каналы связи должны быть точно определены и известны всем;
• линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой;
• компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, долж­на быть адекватной, а для этого необходимо проводить с сотрудниками регу­лярные тренинги или курсы по коммуникативному процессу;
• должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях.

Для предотвращения негативных, выше перечисленных последствий, необ­ходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Следу­ющий этап - создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК, далее - внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем - мониторинг работоспособности системы, оценка ее эффек­тивности и принятие мер по ее улучшению.

Владение приемами деловой коммуникации несет в себе потенциал не толь­ко развития профессионализма отдельной личности, но и успешности всей ор­ганизации.

Деловые коммуникации являются процессом взаимодействия, направлен­ным на организацию и оптимизацию различных видов деятельности: производ­ственной, научной, педагогической. [11, с. 123]

Таким образом, можно сделать вывод, о том, что чем большее количество людей задействовано в определенной деятельности, тем значительнее роль управления, общения с точки зрения эффективности указанной деятельности. Умение передавать деловую информацию как внутри организации, так и представление ее внешней среде является профессионализмом руководителя и является его визитной карточкой. Но не менее важным должно быть и умение сотрудников коммуницировать друг с другом.

Инструменты повышения эффективности деловых коммуникаций делятся на 4 основных вида: информационные (корпоративный сайт, информационная рассылка), аналитические (анкетирование), коммуникативные (тренинги, меро­приятия) и организационные (совещания, выступления руководства). Большин­ство компаний используют не больше двух групп инструментов одновременно, в то время как для построения эффективной системы рекомендуется использо­вание инструментов каждой группы.

Созданию единого информационного пространства в компании и ускоре­нию процесса адаптации новых сотрудников способствует внедрение «Корпо­ративных правил». В них должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам: стандарты переписки, переговоров, требования к внешнему виду, структура компании, правила пользования документами, порядок выплаты зар­платы. Одновременно необходимо использование внутреннего сайта, где может быть размещена вся важная информация об организации, новых сотрудниках и прочих важных событиях организации.

1.2 Содержание и структура коммуникативного процесса

Процесс коммуникации - это процесс передачи информации от одного человека к другому или между группами людей. Информация передается по различным каналам и при помощи разных коммуникативных средств [14,с. 127]. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения. Однако стоить заметить что сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, процесса в котором участвуют двое или более людей [23].

Выделяются четыре основных элемента в процессе обмена информацией:

Отправитель и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составления сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную идею. В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать определенные трудности.

Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование.