Файл: Особенности коммуникаций в организации (Роль и значение деловых коммуникаций в развитии организации).pdf

В ОАО «Тавдинский хлебозавод» существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются.

Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений.

Руководители высшего звена ОАО «Тавдинский хлебозавод» обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Причиной несвоевременного донесения информации служит, как и географическое положение организации, то есть её протяженность по всей части республики, так же не ответственное отношение менеджера к полученной информации.

5. Психологический настрой. В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

В рамках мероприятий по совершенствованию коммуникационного процесса можно выделить следующие пути решения выявленных проблем:

1. Плохо сформулированные сообщения. Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точно и последовательностью, а также составлять предложения лексически грамотно.

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы.

Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

3. Искажение сообщений. Для решения этой проблемы необходимо установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому.

ОАО «Тавдинский хлебозавод» может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

В ОАО «Тавдинский хлебозавод», как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобных ежемесячных можно издавать статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления.

Руководству ОАО «Тавдинский хлебозавод» необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. А также служба персонала совместно с руководством ОАО «Тавдинский хлебозавод» должна разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в ОАО «Тавдинский хлебозавод». Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

5. Психологический настрой. Необходимо усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации в ОАО «Тавдинский хлебозавод». А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников. Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком.

Такой системой коммуникаций руководитель оградит себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократит, на сколько это возможно, утечку информации.

Заключение

Подводя итоги можно сказать, что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль специалиста по связям с общественностью одна из важнейших.

От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее организации, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Специалист по связям с общественностью должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми.

Вопрос эффективных коммуникаций также важен для специалиста по связям с общественностью, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого.

Подводя итоги проделанной работы, следует отметить, что специалист по связям с общественностью должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности совершенствования информационного обмена в организации.

В процессе написания курсовой работы были решены следующие задачи:

Рассмотрены сущность и виды коммуникаций ОАО «Тавдинский хлебозавод» в современных условиях;
Проанализированы элементы и этапы коммуникационного процесса ОАО «Тавдинский хлебозавод»;
Рассмотрены межличностные и организационные коммуникации;
Проведён анализ коммуникационного процесса в организации;
Выработаны мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса ОАО «Тавдинский хлебозавод».

Библиография

Аширов Д.А. Управление персоналом: учеб. пособие для вузов по специальности «Управление персоналом». – М.: Проспект, 2005. – 432 с.
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. – М.: Академия, 2003. – 224 с.
Большаков А. Менеджмент. Учебное пособие. - СПб.: Питер, 2001. - 302 с.
Бреддик У. Менеджмент в организации. М.: Инфра-М, 2007. - 198с.
Вагин А. П., Митирко В. И., Модин А. В., Управление персоналом в
условиях рыночной экономики (опыт ФРГ) - М: Дело, 2006. - 206 с.
Вершигора Е.Е. Учебное пособие. Менеджмент. М.: ИНФРА-М, 2005.
Гугелев А.В., Чистякова С.В. Исследование организационной культуры Саратовского социально-экономического института (филиала) Российского экономического университета им. Г.В. Плеханова // Современная экономика и управление: подходы, концепции, модели: материалы II Международной научно-практической конференции. Саратов, 2016. С. 146-149.
Горелов О.И. Организационное поведение. – М: МИЭМП, 2010. – 90 с. 15
Егоршин А.П. Управление персоналом, изд. Н. Новгород - НИМБ, 2006. -199с.
Иноземцева В.В. Система управления знаниями в контексте обеспечения эко номической безопасности бизнеса. // Экономическая безопасность России: вызовы XXI века материалы международной научно-практической конференции /отв. ред. И.А. Сушкова. Саратов, 2016. С. 105-118.
Колбасенко О.Е. Социальная ответственность руководителей организации: принципы, система, социально-психологическая основа // Конкурентоспособность отечественных предприятий: развитие и стандартизация управления. Саратов, 2017. С. 123-129.
Кибанов А.Я. Организация управления на предприятии. - М.: ГАУ, 2007.-287с.
Коммуникации в организации: текст лекций / М. В. Каймакова. – Ульяновск: УлГТУ, 2008. – 73 с.
Котлер Ф. Менеджмент. Маркетинг. - СПб.: Питер, 2009. - 333 с.
Кохно П. и др., Менеджмент - М: Финансы и статистика, 2002. - 302 с.
Камышанов А.А., Климова Е.М. Динамика становления коммуникативных компетенций как показатель готовности к осуществлению международной юридической деятельности // Человеческий капитал. 2016. №4(88). С. 49–51
5. Климова Е.М. Индивидуально–психологические особенности личности, влияющие на профессиональный выбор // Вестник Российского нового университета. 2013. №1. С. 49–54.
Латфуллин Г.Р., Громова О.Н. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2009. – 464с.
Майталь Ш. Экономика для менеджеров. - М.: Дело, 2006. - 155 с.
Мескон М. Х., Альберт М., Хедаури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: «Дело», 1997. – 481 с.
Общий менеджмент: Концепции и комментарии: Учебник/ А.Н. Дятлов, М.В. Плотников, И.А. Мутовин. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 400 с.
Организационная психология / Сост. И общ. Ред. Л.В. Винокурова, И.И.
Основы теории коммуникации: Учебник /Под ред. проф. М.А. Василика. – М.: Гардарики, 2006. – 615 с.: ил.
Основы теории коммуникации: учебник для вузов / под ред. М.А. Василика. – М.: Гардарики, 2007. – 616 с.
Поручкина С.М. Профессиональное самоопределение подростков как основа успешной профессионализации специалиста социальной сферы / Современный специалист социальной сферы: проблемы, поиски, находки // Сборник материалов Международной научно–практической конференции VIII Левитовские чтения в МГОУ. 2013. - С. 171–176.
9. Поручкина С.М. Характерологические особенности личности как фактор профессионализма педагога // Педагогическое образование и наука. 2015. №6. С. 32–35.
Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: Учебное пособие. – 3-е изд. – СПБ.: ИВЭСЭП, Знание, 2005.- 495 с.
Питерс Т., Уотерман Р. В поисках эффективного управления. – М.: Прогресс, 1986.
Симоненко В.Д. Менеджер организации. Монография. – Брянск: Издательство Брянского государственного университета, 2002. – 263 с.
Скрипюка. - СПб.: Питер, 2005. - 212 с.
Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. – 2-е изд, перер. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2007. - 669 с.
Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. - М.: Социальные отношения, 2004.
Яковлев И.П. Ключи к общению. Основы теории коммуникаций – СПБ., «Авалон», Азбука-классика», 2006. – 240 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Анкета для сотрудников организации

Уважаемые сотрудники ОАО «Тавдинский хлебозавод» в целях оценки состояния коммуникативных связей в организации просим Вас ответить на вопросы приведенные ниже. Ваша информация и мнение являются крайне важными для нас и повлияют на результаты исследования. Опрос анонимный, все данные будут использованы в обобщенной форме.

Должность
Пол
Возраст
Семейное положение
Общий стаж работы
Стаж работы в компании
Считаете ли Вы себя коммуникабельным человеком?
С кем из ваших коллег (не имена а должности) вам труднее решать рабочие задачи. Почему?
Кто вам подчиняется?
Кому вы подчиняетесь?
Кто является вашим прямым руководителем?
Чьи распоряжения вы игнорируете?
Кто игнорирует ваши распоряжения?
Всегда ли вам понятны приказы и распоряжения вашего руководства?
Бывает ли, что вы не согласны с приказами и распоряжениями? Если да, то в каких ситуациях?
Можете ли вы напрямую решать вопросы с директором фирмы?
Какая информация до вас не доводится, но вы считаете, что она вам необходимо?
Как вы считаете, какая информация от ваших сотрудников вам не нужна, может быть лишней или даже мешает?
Оцените по 10 бальной шкале, насколько вам комфортно работать в компании. Каковы причины?
Какую информацию вы лучше усваиваете: устную, письменную, электронную другую
Какого способа передачи информации вам не хватает: электронного, видео, аудио, сотовой связи, телефонной, устной, другой.
Как вы считаете, кем из сотрудников, и на каком этапе информация от руководства к сотрудникам искажается?