Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара(Описание предметной области. Постановка задачи.).pdf

Рисунок 6 – Диаграмма декомпозиции второго уровня детализации «Формирование заказа»

Рисунок 7 – Диаграмма декомпозиции второго уровня детализации «Контроль исполнения заказа»

Рисунок 8 – Диаграмма декомпозиции второго уровня детализации «Возврат товаров поставщику»

Таблица 1 – Документы бизнес-процесса «Работа с поставщиками»

Составляе-мый документ	Операция	Исполнитель	Периодичность	Документ-основание
Заявка на поставку	Формирование заявки на закупку товаров	Товаровед	При поставках	Решение руководства о закупке
Заявка на закупку товаров	Формирование заказа	Товаровед	При поставках	Заявка на поставку
Договор о поставке товара	Контроль исполнения заказа	Товаровед Менеджер отдела поставок	При поставках	Метод закупки товаров
Документы на закупленный товар	Прием товара	Товаровед	При поставках	Документы на товар от поставщика
Рекламация	Возврат товаров поставщику	Товаровед Менеджер отдела поставок	При поставках товара, не соответствующего требованиям	Заказ
Отчеты по поставкам товара	Контроль исполнения заказа Возврат товаров поставщику	Товаровед Менеджер отдела поставок	По требованию	Документы на закупленный товар Рекламации

Экономическая сущность задачи «Формирование заявки на закупку товаров» сводится к следующему: по решению руководства о закупке товаров и на основании заявки на поставку товаровед формирует заявку на закупку товаров и список поставщиков в соответствии с заявкой.

Экономическая сущность задачи «Выбор поставщика» сводится к следующему: на основании списка поставщиков в соответствии с заявкой, информации о поставщиках и учитывая статистику продаж выполняется поиск поставщика по зпданным критериям. По результатам выбора заполняется карточка поставщика. В карточке указываются код поставщика, наименование поставщика, данные для связи, счет.

Далее в соответствии с отобранными поставщиками и заявкой на покупку товара формируется запрос поставщикам. После получения коммерческого предложения и прайсов производится оценка поставщика и составляется список подходщих поставщиков.

---

Экономическая сущность задачи «Формирование заказа» сводится к следующему: товаровед на основании заявки на закупку товара согласно методу закупки товаров выполняет ее обработку и формирует заявку на поставку или повторный заказ. В заявке поставщику указываются код товара, наименования товара, единица измерения, количество, цену.

Далее ведутся переговоры с поставщиками, результатом которых является соглашение на поставку. На основании соглашения составляется договор о поставке с каждым поставщиком. На основании договора выполняется оформление и отправка заказа.

Экономическая сущность задачи «Контроль исполнения заказа» сводится к следующему: товаровед на основании договора о поставках, заполненной формы заказа в соответствии со своими должностными инструкциями получает подтверждение о выполнении заказа, подтверждает факт отгрузки товара поставщиком. Затем менеджер отдела поставок выполняет контроль факта получения товара, проверяет документы, составляет рекламации и формирует документы на закупленный товар. На основании этих документов при необходимости формируются отчеты по поставкам товара.

Экономическая сущность задачи «Возврат товаров поставщику» сводится к следующему: на основании документов о принятии товара и рекламаций производится его проверка на соответствие требованиям заказчика. В результате составляются необходимые акты, претензии. Выполняется отправкатовара поставщику с сопроводительными документами. Менежер отдела поставок получает замену товара и формирует отчет по поставкам товара.

2 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО УЛУЧШЕНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Как и в торговом, так и производственном бизнесе есть цепочка отношений, и строится она как производитель – поставщик – покупатель. Очень большую роль в бизнесе играет правильное налаживание отношений с поставщиками, ведь именно от них зависит сроки поставки, цена, качество, ну, и впоследствии, прибыль. Рассмотрим новую технологию работы с поставщиками ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС».

---

1. Заключение договора об оптимальной ценовой политике.

Цена должна удовлетворять не только заказчика, но и самого поставщика. При планировании долгосрочных коммерческих отношений фирма, поставляющая товар должна, также быть заинтересована сотрудничать длительное время. Также очень важно на начале сотрудничества с поставщиком договариваться о возможных скидках на основе постоянности и объёма заказов.

2. Развитие доверия между субъектами бизнеса.

Надёжность и процветание фирмы зависит от уровня доверия к поставщику, однако необходима некоторая осторожность, ведь доверие развивается временем.

3. Не допускать финансовой задолженности перед поставщиками.

В противном случае дело может дойти до судебного разбирательства, а также к потере отношений с нужным и важным субъектом.

4. Учет сроков поставки.

Задержки заказываемой продукции могут сильно повлиять на имидж и доход предприятия.

5. Договор о качестве товара

Договор о качестве товара является одним из самих важных аспектов сотрудничества между заказчиком и поставщиком. В этом вопросе обязательно обговариваются все возможные форс-мажорные обстоятельства, такие как дефекты, нарушения технологий, просрочка (к примеру, поставка скоропортящихся продуктов должна контролироваться подобным договором для того, чтобы не получить испорченный товар).

6. Штрафы, пени и премии

Важным моментом является оговор штрафов, пени и премий в соответствии с сотрудничеством между поставщиками и заказчиком. Качественную работу всегда нужно поощрять, но и соответственно нарушения наказывать штрафами и пенями для поддержания дисциплины.

Успешный и законный бизнес – это и доверие, и полное соблюдение гласных и негласных правил этики и экономики.

На основе собранной о компании информации разработаем карту процессов. Для формирования карты процессов используем конфигурации цепочки ценностей М. Портера.

Задание выполнено при помощи программного средства ARIS Express.

Рисунок 9 – Карта процессов

Выберем один бизнес-процесс из карты процессов и разработаем модель выбранного процесса в нотации EPC. Моделирование выполнено при помощи программного средства ARIS Express.

Бизнес-процесс «Приемка товара»

Подпроцесс «Заключение договоров с поставщиками»

Документы:

Отправленные поставщикам заявки на товар.

Заключенные договора с поставщиками.

События:

Входящее событие

---

Заявки на товар отправлены всем потенциальным поставщикам из списка поставщиков предприятия ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС».

Исходящие событие

В результате выполнения процесса со всеми поставщиками должны существовать договора.

Таблица 2 – Действия

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Менеджер по поставкам	Получение подтверждения комплектации заказа от поставщика	Согласованные заявки на сырье, материалы и комплектующие.	Список поставщиков, подтвердивших заявку.
2	Менеджер по поставкам	Проверка наличия договора с поставщиком	Список поставщиков, подтвердивших заявку	Списки поставщиков, подтвердивших заявку, с которыми есть договора и с которыми – нет.
3	Генеральный директор	Заключение/продление договоров с поставщиками	Список поставщиков, подтвердивших заявку, с которыми нет действующих договоров.	Заключенные договора с поставщиками.

Рисунок 10 – Заключение договоров с поставщиками

Для выбранного бизнес-процесса была разработана модель процесса в нотации BPMN.

Модель выполнена при помощи программного средства Bizagi.

Рисунок 11 – Бизнес-процесс «Заключение договора с поставщиками » в нотации BPMN

Генеральный директор дает заявку на поиск нового поставщика. Менеджер по поставкам принимает заявку и рассылает заказы потенциальным поставщикам. Затем на основании откликов от поставщиков выбирается поставщик. Менеджер оформляет договор с поставщиком, уведомляет генерального директора о том, что поставщик найден и отправляет договор ему на подпись. Затем договор вносится в реестр договоров.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Контекстная диаграмма учета поставок в компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» с использованием автоматизированной информационной системы представлена на рисунке 12.

Входы (слева):

• форма заявки на поставку;
• информация о поставщиках;
• договор о поставке товара;
• документы на товар от поставщика;
• статистика продаж.

---

Выходы (справа):

• документы на закупленный товар;
• отчеты по выполнению договоров;
• отчеты по поставкам товара.

Механизмы и управление (сверху):

• законодательные акты;
• решение руководства о закупке;
• метод закупки товаров;
• конъюнктура рынка;
• должностные инструкции;
• руководство пользователя ЭИС.

Ресурсы:

• товаровед;
• менеджер отдела поставок
• автоматизированная информационная система.

Рисунок 12 – Контекстная диаграмма учета работы с поставщиками в компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» с использованием ЭИС

Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 13.

Рисунок 13 – Диаграмма декомпозиции IDEF0

Теперь Товаровед задействован при формировании заявки на поставку – заполняет электронную форму заявки и контролирует формирование заказа в системе.

Все работы по поставкам товаров выполняются с использованием автоматизированной информационной системы – она выполняет все рутинные операции при выборе поставщиков и формировании заказов, формизует отчеты по поставкам и отчеты по выполнению договоров, а также формирует документы на закупленный товар.

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Поиск поставщика» показана на рис.14.

Теперь всю работу по поиску поставщика выполняет автоматизированная информационная система, используя свою базу данных.

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Формирование заказа» показана на рис.15.

Теперь всю работу по формированию заказа выполняет автоматизированная информационная система, а товаровед только принимает участие в переговорах с поставщиками.

Рисунок 14 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Выбор поставщика»

Рисунок 15 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Формирование заказа»

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Контроль исполнения заказа» показана на рис.16.

Теперь всю работу на этом участке выполняет автоматизированная информационная система и менеджер отдела поставок, используя базу данных и базу договоров.

Рисунок 16 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Контроль исполнения заказа»

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Возврат товара поставщику» показана на рис.17.

Теперь всю работу по формированию заказа выполняет автоматизированная информационная система и менеджер отдела поставок. Все документы составляются в электронном виде, а затем отправляются поставщикам или распечатываются.

---