Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Менеджмент Практическое занятие 4.rtf

Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Менеджмент

Практическое занятие 4


Выполнил:

Обучающийся Шаршембай уулу Чынгыз
Преподаватель: Гельвих Ксения Валерьевна
Содержание

1. Задание 1

Прочитайте предложенные вопросы по оснащению рабочего места секретаря. Заполните третий столбец таблицы, где запишите правильные ответы в развернутом виде.

 

Таблица – Анкетирование секретаря по оснащению рабочего места

 

№ п/п	Вопросы	Ответы
1.	Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе?	Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.
2.	В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером.	Норматив площади помещения в расчете на 1 рабочее место (п. 249 СП 2.2.3670-20): для пользователей персональных ПК/ноутбуков с жидкокристаллическим или плазменным экраном – должен составлять не менее 4,5 кв. м для экранов на базе электронно-лучевой трубки – 6 кв. м
3.	На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором?	При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м.
4.	Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника.	Обеспечивает работнику физиологически удобную позу и позволяет изменять ее в течение рабочего времени; поверхность сиденья — не менее 400 мм по ширине и глубине, с закругленным передним краем; сиденье регулируется от 440 до 550 мм по высоте и от –5 до 15 градусов по наклону вперед; поверхность спинки — 300 мм в высоту и 380 мм в ширину, наклон и расстояние от сиденья регулируются; подлокотники должны иметь длину не менее 250 мм и ширину 50–70 мм, высота подлокотников над сиденьем — в пределах 230 мм, а расстояние между ними— в пределах 350–500 мм; поверхность сиденья, спинки, подлокотников должна быть полумягкой, не скользкой, не электризоваться и хорошо очищаться.
5.	Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника.	Монитор на столе нужно располагать на расстоянии 60 – 70 см от глаз пользователя, но не ближе 50 см с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100 – 300 мм от края, обращенного к пользователю, или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.
6.	Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении.	В связи с этим законодательно установлены оптимальные значения температуры и допустимый максимум в жаркий период года. Для офисных работников они составляют 23-25°С. В холодный период года внутри помещений должно быть соблюдено комфортное значение температуры – 22-24°С. Допустимы колебания нормы до 1-2°С.
7.	Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении.	Влажность воздуха должна соответствовать общепринятым нормам, и они едины для всех помещений – не ниже 30% зимой и не ниже 40% летом. Оптимальной считается влажность 50-60%, при таком содержании воды в воздухе работать комфортно и слизистые не сохнут, что особенно важно для глаз офисных сотрудников.
8.	Перечислите зоны рабочего места секретаря.	Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
9.	Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе.	На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними — настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками.
10.	Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса.	Информация на стенде для сотрудников предприятия включает: новостной блок: с событиями, принятыми решениями и достижениями; ознакомительный: с правилами, свежими вакансиями. Там же размещают сведения для клиентов: деятельность компании и ее направления; правила обслуживания; данные о вышестоящих контролирующих организациях.
11.	Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника.	По нормативам свет должен быть достаточно ярким, иметь белый или жёлтый цвет (наиболее близкий к естественному). При необходимости организуется зональное освещение. Норма освещённости рабочего места в офисе Не менее 300Лк для общего освещения кабинета 500-600Лк на рабочих местах, с локальной подсветкой

---

2. Задание 2

Комплекс документов, участвующих в управленческой деятельности предприятия, называется организационно-распорядительной документацией.

Перечислите виды организационно-распорядительных документов, приведите примеры для каждого вида документов (не менее 3-х). Свой ответ необходимо представить в виде таблицы.

 

Таблица – Организационно-распорядительные документы, их состав и виды.

№ п/п	Виды и состав организационно-распорядительных документов	Пример организационно-распорядительных документов
1.	Информационно-справочные	Используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки.
2.	Организационные	Определяют правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
3.	Распорядительные	Ими оформляют управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения, постановления, приказы, указы и пр.

 

3. Задание 3

Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров секретарем входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: входящие и исходящие.

Решите ситуационную задачу:

Абонент просит пригласить к телефону сотрудника Сергеева, но Сергеев отсутствует.

Секретарь отвечает: «Его нет!» – и вешает трубку. Через четверть часа тот же абонент еще раз осведомляется о сотруднике Сергееве. Прошло еще немного времени – и снова он, с тем же вопросом. Раздраженная секретарь еще резче отвечает: «Его нет» – и снова вешает трубку: настойчивый абонент своими повторяющимися звонками мешает ему работать.

 

---

Вопросы:

1. Аргументируйте и оцените верно ли действует секретарь в данной ситуации?

2. Опишите ваши действия в подобной ситуации.

 

В данной ситуации секретарь действует не верно.  Услышав, что нужного человека на месте нет, и, не успев спросить, когда он будет, абонент обязательно будет звонить еще раз. Оптимальный ответ выглядит примерно так: «Его нет. Он будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать?», или «Его сейчас нет на месте. К сожалению, я не знаю, где он и когда вернется. Перезвоните попозже или скажите, что ему передать».

Задание 4

Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведётся учёт и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию, что необходимо для отслеживания всего потока корреспонденции.

Заполните журнал учёта входящей корреспонденции (Приложение 1), используя собственные примеры (не менее 10 учётных записей).

  

Журнал
учета входящей корреспонденции

 

Журнал начат 10.01.2023

Журнал окончен _____________

№ п/п (вх. номер)	От кого поступил документ	Краткое содержание документа	Зарегистрирован			Передан				Другие отметки
			номер	дата		кому	дата	роспись
1	2	3		4	5		6	7	8		9
67	ООО «Природа»	О заключении договора о вывозе мусора		1	10.01.2023		Начальнику юр. отдела	10.01.2023	Семенов		Передан в юр. отдел
19	Председатель профкома Синякин С. С	Мотивированное мнение по проекту правил внутреннего трудового распорядка		8	16.01.2023г.		Генеральному директору Павлову А. В.	16.01.2023г.	Павлов		Дело № 17
25	ООО «Победа»	О продлении контракта.		10	16.01.2023г.		Генеральному директору Павлову А. В.	16.01.2023г.	Павлов		На рассмотрении
36	Налоговая инспекция	Запрос о данных доходах		13	19.01.2023г.		Главному бухгалтеру Ивановой С. М.,	19.01.2023г.	Иванова		Передано в бухгалтерию
89	ОАО «Водоканал»	Счет и акты за декабрь		15	19.01.2023г.		Бухгалтеру Мишиной Д.С.	19.01.2023г.	Мишина		Передано в бухгалтерию
121	ОАО «Энергосбыт»	Счет и акты за декабрь и акт сверки взаиморасчетов.		16	19.01.2023г.		Бухгалтеру Мишиной Д.С.	19.01.2023	Мишина		Передано в бухгалтерию
15	ООО « Сюжет»	Проведение семинара по ДОУ		19	21.01.2023г.		Начальнику по ДОУ Патаповой Н.С.	21.01.2023г.	Потапова		Передано
78	ОАО «Астон»	О продлении договора поставки		21	22.01.2023г.		Генеральному директору Павлову А.М.	22.01.2023г.	Павлов		На рассмотрении
2	МТС	Новые тарифы		22	22.01.2023г.		Бухгалтерия	22.01.2023г.	Мишина		Передано в бухгалтерию
13	АО «Салют»	О ценах		35	26.01.2023г.		Отдел продаж	26.01.2023г.	Жданов		Передано в отдел продаж

---

 

Задание 5

В вашей организации, в которой вы начали свою карьеру произошла такая конфликтная ситуация, которая потребовала привлечение внимания всех сотрудников.

 

Конфликтная ситуация:

На протяжении многих лет компанию «ХХХ» возглавлял менеджер, который считал коллег своей семьёй, а не просто подчинёнными. В организации царила особая атмосфера дружелюбности на всём периоде его правления. После его ухода на пенсию, компанию возглавил молодой преемник. Он практиковал «жесткий» стиль руководства. Все сотрудники компании очень негативно восприняли его способы управления, а производительность труда сократилась более, чем в 3 раза, что отразилось на прибыли компании.

 

Вопросы:

1. Определите вид конфликта в организации.

2. Опишите возможные причины негативной реакции сотрудников (не менее 5-ти причин).

3. Опишите способы разрешения конфликта: со стороны руководителя и со стороны сотрудников.

 1. Конфликт между личностью и группой

2. Основные причины негативной реакции сотрудников: нарушение планов относительно будущего, неуверенность в собственной компетентности и возможности успешного завершения преобразований, а также несоответствие системы ценностей организации поставленным целям изменений.

Причина, по-моему мнению состоит в том, что сотрудники, привыкшие работать со старым руководителем, просто не хотят принимать нового с «жестким» стилем руководства.

Причина заключается в том, что некоторые сотрудники возможно захотят менять привычное место работы, из-за нового руководителя.

Из-за того, что производительность труда сократилась, возможно сократилась з.п .

Атмосфера в коллективе, теперь сотрудникам придется перестраиваться в манерах общения и пр.

Более жесткий режим работы, больше требований от работодателя.

Основные способы разрешения конфликта со стороны руководителя:

1. 
   Следует осуществлять подбор и распределение сотрудников по должностям в соответствии с их профессиональными и личностными психологическими качествами.
   
2. 
   Ни в коем случае не позволяйте нарушать свое единоначалие.
   
3. 
   Выступайте на защиту своих сотрудников в случае возникновения угрозы извне.
   
4. 
   Определите четкие корпоративные правила, а также систему поощрений и наказаний сотрудников в результате их выполнения или непризнания. Следует развивать и поддерживать корпоративные стандарты и ценности.
   
5. 
   Разработайте регламент, согласно которому должны строиться взаимоотношения работников компании.
   
6. 
   Следует оставаться спокойным в любых ситуациях, вести себя в соответствии с должностным статусом. Нужно соблюдать нейтралитет в случае возникновения разногласий между сотрудниками и выступать в роли третьей стороны, помогая разобраться в фактах и найти конструктивное решение в спорной ситуации.
   
7. 
   Важно создать и поддерживать в рабочем коллективе доверительную атмосферу.
   
8. 
   Необходимо признавать собственные ошибки и быть способным отменить неверные решения.
   

---

Со стороны руководителя разумно будет принять решение, о смягчении требований к работникам, если же он хочет держать прибыль в норме

Задание 6

Каждая организация отражает тот стиль руководства (манеру поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации), который сформировался не за один год.

Внимательно прочитайте ситуационную задачу:

Руководитель Петров Иван Иванович в значительной мере доверяет своим подчинёнными, интересуется их мнением, настроением, советуется с ними, стремится использовать все лучшее, что они предлагают. Среди стимулирующих мер преобладает поощрение, а наказание используется лишь в исключительных случаях. Сотрудники в целом удовлетворены такой системой руководства и обычно стараются оказать своему начальнику посильную помощь и поддержать его в необходимых случаях.

Вопросы:

1. Определите стиль руководства в данной организации.

2. Укажите преимущества и недостатки такого управления.

3. Опишите стиль управления, который вы считаете самым эффективным в современном управлении. Свой ответ обоснуйте.

 

1. 
   Демократический стиль управления
   
2. 
   К плюсам демократического стиля управления относятся:
   

- разгрузка руководителя

- высокий уровень мотивации сотрудников

- квалифицированность принимаемых решений

Минусы

- Низкий уровень дисциплины. И это главный бич всех «мягких» вариантов управления. Творчество и дисциплина – редкое сочетание

- Низкий уровень личной ответственности. Сотрудник не несет ответственности за свои ошибки, ссылаясь на общность принятых решений – «мы же все делали вместе!»

- Долгая работа даже над простыми задачами. Чем больше людей работает над проблемой, тем на больший срок затягивается непосредственно работа. Ведь коллективное обсуждение – процесс небыстрый

Демократический стиль управления, я считаю наиболее эффективным по сравнению с другими, так как практически во всех случаях коллектив организации наиболее удовлетворен демократическим стилем руководства

---