Файл: Разработка информационной системы управления ценами, поставками и оборудованием розничного продовольственного магазина.pdf

- контрагентам торговой организации, включающим поставщиков, партнеров, покупателей банки, органы государственного контроля;

- отчетам для оценки доходов и расходов торговой организации за определенный период времени, планирования и прогнозирования деятельности.

В структуре информационной системы для торговой организации необходимо учитывать следующие факторы:

- каждый товар должен иметь несколько единиц измерения (кг, г, т, ящики);

- для каждого товара должна быть предусмотрена возможность отражения себестоимости, которая соответствует цене его закупки у поставщика и цены для продажи, в которой учитываются понесенные торговой организацией расходы и программа лояльности для покупателей;

- товар может иметь несколько статусов, которые определяются его местонахождением (склад, торговый зал).

На уровне менеджмента торговой организации информационная система применяется для автоматизации задач планирования закупки товаров у поставщиков, оценки остатков товаров на складе, анализа ценовой политики, оценки текущих затрат на осуществление деятельности, формирования отчетов для принятия оперативных и стратегических управленческих решений.

В работе торговых отделов информационная система позволяет ускорить процесс обслуживания покупателей в торговом зале [1, c.40].

Неотъемлемой составляющей информационной системы торговой организации является подсистема складского учета, которая позволяет автоматизировать процессы приёмки товаров от поставщиков, их распределения на складе и передачи в торговый зал.

При создании подсистемы складского учета необходимо учитывать возможность проведения инвентаризации на складе для получения информации по остаткам товаров и определения необходимости их повторного заказа у поставщиков.

Характеристика типовых модулей информационной системы торговой организации приведена в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика типовых компонентов информационной системы торговой организации

Название компонента	Описание	Пользователи
База данных	Хранение данных по товарам, операциям, контрагентам, документам, отчетам, сотрудникам	Администратор базы данных
Авторизация доступа	Хранение логинов и паролей пользователей, ролей, привилегий	Администратор базы данных
Учет информации	Регистры совершаемых торговых и складских операций
Формирование документов	Приходные, расходные накладные, товарные чеки, прайс-листы, товарные и складские отчеты, бухгалтерская отчетность, кадровые документы, отчеты по материально-техническому обеспечению	Менеджеры торговой организации, складские и торговые работники
Архив	Содержит документы, которые не используются в настоящий момент в деятельности торговой организации	Секретарь

---

Многие информационные системы торговых организаций взаимодействуют с интеллектуальным оборудованием, включающим электронный кассовый аппарат, систему штрихкодирования, средства организации обмена с бухгалтерией. В данном случае автоматизируются процессы получения товарных и складских отчетов, производится групповая обработка операций на складе, торговом зале и бухгалтерии [4, c.122].

Для использования системы штрихкодирования к информационной системе торговой организации должны быть подключены специальные сканеры и принтеры штрих-кодов, позволяющие автоматизировать процесс учета товаров, повысить качество проведения инвентаризации на складе и в торговом зале.

В условиях роста научно-технического прогресса в состав информационных систем торговых организаций входят электронные кошельки, позволяющие организовать платежи при покупке различных товаров. При организации безналичных расчётов электронные кошельки подключаются к банковским процессинговым системам, которые отличаются высоким уровнем защиты данных.

1.3. Современный рынок IT-технологий

На рынке IT-технологий наиболее востребованными информационными системами являются 1С: Управление торговлей 8 [13], Парус: Предприятие 7 [14] и ИС Custis [15].

Информационная система (ИС) 1С: Управление торговлей 8 является ERP-системой и позволяет автоматизировать деятельность розничной или оптовой торговой организации.

Для автоматизации розничной торговой организации в состав информационной системы входят сканеры штрих-кодов, электронные весы, терминалы сбора данных, регистраторы. ИС для розничной торговли автоматически оформляет чек на специальном регистраторе, который подключён к персональному компьютеру и обеспечивает обмен программным обеспечением хранящим информацию о товарах ценах для подготовки отчета по продажам.

Для автоматизации оптовой торговой организации в состав информационной системы входит модуль для подготовки счёт-фактур, товарных накладных, счетов на оплату. В ней поддерживаются функции отражения торговых операций по наличному и безналичному расчету.

При продажах товаров могут быть установлены условия скидки, выбора варианта оплаты, предоставления товара в кредит и другие условия в соответствии с заключенным договором.

В 1С: Управление торговлей 8 предусмотрено автоматическое формирование прайс-листа с отражением цены, наценки и других видов цен. Факты продажи могут быть регистрированы ручным или автоматическим способом.

---

В состав 1С: Управление торговлей 8 входит модуль для автоматизации складского учета. В данном модуле можно вести детализированный учет товара в разрезе нескольких складов. Входящие в состав модуля инструменты позволяют оформлять внутрискладские операции, связанные с перемещением товаров между складами, списанием товаров, их комплектации [10, c.40].

Для оценки остатков товаров на складе в состав модуля складского учета входит подсистема проведения инвентаризации товаров на складе. При этом пересчет товаров может осуществляться автоматически с формированием актов списания товаров со склада, их оприходования или передачи в торговую точку. Для оценки проведения инвентаризации сотрудники склада могут использовать сличительные ведомости и инвентаризационные описи. Форма для автоматического пересчета товаров приведена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Форма для автоматического пересчета товаров

Для управления запасами товаров на складе в состав 1С: Управление торговлей 8 входят инструменты, позволяющие резервировать товар на складе и прогнозировать будущие поставки.

В процессе работы ИС автоматически анализирует даты отгрузки товаров, их резервирование или обеспечение. По товарам, требующим обеспечения, в ИС предусмотрена возможность автоматического расчета требуемого объема закупок товаров у поставщиков.

Для автоматизации закупки товаров состав 1С: Управление торговлей 8 входит модуль для хранения цен или прайс-листов поставщиков, загрузка которых производится из внешнего файла. При взаимодействии с поставщиками в ИС автоматизированы процессы покупки товаров за наличный расчёт, в кредит и по предварительно оформленным заказам.

Для анализа торговой деятельности в состав 1С: Управление торговлей 8 входит модуль, позволяющий формировать отчеты для оценки [8, c.79]:

- объемов продаж, расчета валовой прибыли с учетом себестоимости товаров;

- динамики изменения доходов и расходов торговой организации для оценки финансового состояния;

- продаж в разрезе номенклатуры товаров.

Пример построения отчета для анализа продаж по номенклатуре в 1С: Управление торговлей 8 приведен на рисунке 4.

Рисунок 4 - Пример построения отчета для анализа продаж по номенклатуре в 1С: Управление торговлей 8

Для автоматизации учета безналичных и наличных денежных средств в 1С: Управление торговлей 8 предусмотрен модуль «Денежные средства», с помощью которого можно сформировать приходные и расходные кассовые ордера, входящее и исходящее платежные поручения, чеки оплаты платежными картами в случае осуществления эквайринговых операций.

---

Совершаемые платежи отражаются в журнале платежей, вид которого приведен на рисунке 5.

Рисунок 5 – Журнал платежей в 1С: Управление торговлей 8

Для проведения контроля и сверки взаиморасчетов в состав 1С: Управление торговлей 8 входят модули, позволяющие получить отчеты задолженности от покупателей, перед поставщиками. По каждой операции ИС формирует акт сверки взаимных расчетов в разрезе покупателей или поставщиков.

Дополнительные возможности в 1С: Управление торговлей 8 создает модуль учета прочих расходов в разрезе объектов дополнительной аналитики. В состав дополнительных расходов могут включаться расходы на обеспечение хранения товаров на складах, доставки товаров покупателям, а также транспортные расходы на доставку товаров от поставщиков.

Информационная система Парус: Предприятие 7 позволяет автоматизировать деятельность малых и средних торговых организаций. В её состав входит интерактивный полнофункциональный интерфейс для автоматизации торговых процессов, складского, бухгалтерского и кадрового учетов. Основными пользователями ИС выступают бухгалтера, менеджеры по сбыту, работники склада.

Система Парус: Предприятие 7 основана на модульном принципе и выключает в состав такие основные модули как «Бухгалтерия», «Реализация», «Склад», «Комплекс», «Учет договоров», «Комплектование», «Заработная плата» и «Кадры».

Модуль «Бухгалтерия» является полнофункциональной бухгалтерской системой, имеющей интерактивный интерфейс. В ее состав входят модули для автоматизации процессов учета денежных средств, торговых операций, осуществления взаимодействия с покупателями и поставщиками, начисления и выплаты заработной платы.

Торговая часть ИС Парус: Предприятие 7 представлена в виде самостоятельного комплекса, который ориентирован на автоматизацию повседневных задач выполняемых работниками торговли [2, c.110]

Модуль «Комплекс» объединяет возможности товарной, складской части информационной системы и бухгалтерию и позволяет интегрировать бизнес-процессы торговой организации в одной среде.

Модуль «Зарплата» используется для начисления и выплат заработной платы с формированием отчетов соответствующих требованиям действующего законодательства РФ. Для подготовки штатного расписания, приказов по приему, кадровому перемещению и увольнению персонала в состав ИС Парус: Предприятие 7 входит модуль «Кадры».

Для ведения договорной базы с покупателями, поставщиками, подрядчиками в ИС предусмотрен модуль «Учет договоров». Модуль «Комплектование» является дополнением модуля ведения складского учета и позволяет производить нормативный учет затрат по картам складского учёта.

---

Достоинства ИС Парус: Предприятие 7 приведены на рисунке 6.

Рисунок 6 – Достоинства ИС Парус: Предприятие 7

ИС Парус: Предприятие 7 относятся к открытым системам, и для адаптации пользовательского интерфейса под потребности пользователя существует возможность внесения изменений в программный код и создания собственных шаблонов.

Информационная система Custis является новым программным продуктом на рынке IT-технологий. Её внедряют оптовые и розничные торговые организации для масштабирования бизнеса и организации взаимодействия внутри предприятия.

В состав ИС Custis входят модули для ведения учета товаров, управления запасами товаров на складах, формирования различных аналитических отчетов для принятия управленческих решений [5, c.172].

Модуль «Каталог товаров» используется для автоматизации процессов создания номенклатуры товаров с отражением их цен, скидок, описаний и сертификатов. В ИС предусмотрена возможность автоматической загрузки новых коллекций товаров в информационный каталог с последующим управлением их свойствами и атрибутами.

Модуль «Управление товарным запасом» относится к логистическим модулям и позволяет автоматизировать задачи распределения входящих потоков товаров по каналам сбыта. Также в данном модуле поддерживаются процессы проведения инвентаризации на складе, изъятия из обращения товаров, имеющих брак.

В случае необходимости модуль «Управление товарным запасом» можно интегрировать с WMS-системой управления складом тем самым ускорить процесс создания складских реестров.

Модуль «Снабжение пунктов розничной торговли» применяется для поддержки оптимального уровня запасов товаров в магазине. В нём автоматизированы процессы распределения товаров между разными точками сбыта с контролем равномерности отгрузки и товародвижения.

Возможности модуля «Снабжение пунктов розничной торговли» ИС Custis приведены на рисунке 7.

Рисунок 7 – Возможности модуля «Снабжение пунктов розничной торговли» ИС Custis

На основании выполненного анализа представленных на рынке IT-технологий информационных систем можно сделать выводы, что они являются полнофункциональными программными продуктами и интегрируют различные модули, позволяющие обеспечить комплексную автоматизацию торговой организации.

---