Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

Содержание:

Введение

Этап развития российского бизнеса, называемый эпохой «легких денег», который был основан на неопределенности правил ведения бизнеса, закончился несколько лет назад. В настоящее время во всю наступает этап высокой конкуренции, ужесточения контроля со стороны государственных органов, заполнения наиболее прибыльных рыночных ниш. Данный этап требует от компаний и предприятий российского рынка все больших усилий для поддержания своего существования, не говоря уже о росте и развитии. К владельцам компаний и руководителям высшего звена постепенно приходит понимание, о том, что о дальнейшем расширении и развитии бизнеса не может быть и речи без кардинального обновления методов и способов управления компанией или предприятием. Негативное влияние внешней экономической среды, высокие коммерческие риски могут быть сглажены за счет применения эффективных технологий планирования, управления, учета и контроля деятельности компании, а особенно – основных её бизнес-процессов. Процесс реализации товаров является основополагающим в составе деятельности любых торговых предприятий и учет реализации является главным процессом при управлении торговым предприятием.

Однако, само по себе внедрение обязательного учета реализации товаров не даст и половины ожидаемого результата. Необходимо не простое внедрение, а пошаговое внедрение с обязательным подробным описанием процесса учета реализации товаров. Таким описанием выполнения каких-либо процессов компании являются регламенты.

Целью данного курсового проекта является разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить основные понятия процессного подхода к управлению компанией и выявить назначение и цели создания регламентов, описывающих процесса деятельности компании.
• Обозначить основные этапы разработки регламента процесса
• Разработать регламент выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

1.1. Основные понятия процессного подхода

Управление бизнес-процессами или «процессный подход» на сегодняшний день является одной из наиболее востребованных методологий управления компаниями.

Процессный подход – подход к организации и анализу деятельности компании, основанный на выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами компании или внешней средой. «Правильный» набор бизнес-процессов отдельной компании представляет собой их систему или сеть, которая охватывает процессы производственного цикла компании, а также процессы управления, обеспечения необходимыми ресурсами.

Подтверждением «прогрессивности» управления бизнес-процессами как подхода к управлению компаниями подтверждается и тем, что необходимость реализации процессного подхода является одним из принципов стандартов ISO 9001. Стандарты ISO 9001, по сути, являются нормативной моделью ведения бизнеса, выработанную деловым сообществом с учетом мирового опыта и закрепленную в международных стандартах на системы менеджмента.

Среди преимуществ процессного подхода можно отметить:

• клиентоориентированность;
• нацеленность на результат;
• гибкость, более оперативное принятие решений, проведение инноваций в связи с изменением внешней среды;
• непрерывность управления;
• возможность построения эффективной системы мотивации, направленной на максимальный учет результатов работы;
• прозрачность за счет описания бизнес-процессов, их разумной формализации.

Ключевым понятием процессного подхода является понятие «бизнес-процесса».

Бизнес-процесс – регулярно повторяющаяся последовательность действий, направленных на получение заданного результата, ценного для организации. Существует достаточно много определений этого термина, сформулированными как известными и авторитетными специалистами, так и международными организациями. Также следует сказать, что понятие «бизнес-процесс» достаточно часто в литературе, статьях, интернет-источниках применяется и в широком смысле как «деятельность в целом».

Основными понятиями процессного подхода являются:

Результат бизнес-процесса – то, ради чего осуществляется бизнес-процесс, т.е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности – получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям. Результаты бизнес-процесса часто упоминаются как выходы бизнес-процесса.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

Исполнители бизнес-процесса – команда специалистов из различных функциональных областей (кросс-функциональная команда), выполняющих действия процесса.

Вход бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые преобразовываются или потребляются при выполнении процесса.

KPI – Key Performance Indicator (ключевой показатель эффективности), они применяются в качестве показателей результативности и/или эффективности бизнес-процессов.

Управление бизнес-процесса (в IDEF0) – управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса.

Исходя из вышеизложенного определения бизнес-процесса, к основным принципам их выделения можно отнести:

• необходимый результат;
• регулярность действий;
• ценность результата для компании.

Глубина и степень детализации при описании (моделировании) бизнес-процессов определяются в зависимости от конкретных задач, вопросов на которые должно ответить это описание (модель), «проблемностью» и важностью процесса. Наиболее часто описание бизнес-процессов используется для получения ответов на вопросы типа: ЧТО, КТО и КАК должен выполнять в рамках деятельности компании.

Существует несколько способов описания бизнес-процессов. Принято выделять четыре основных способа:

• текстовой;
• табличный;
• визуальный (графический);
• визуальный (графический) с использованием специальных программных продуктов.

У каждого способа есть свои достоинства и недостатки. Сравнение различных способов описания бизнес-процессов приведено в виде таблицы 1.

Таблица 1 – Сравнение различных способов описания бизнес-процессов

На выбор способа описания бизнес-процессов оказывают влияние такие факторы как:

• задачи, которые компания желает решить, внедряя процессный подход;
• размер и вид деятельности компании;
• сложность бизнес-процессов и их взаимодействия, риски бизнеса;
• квалификация персонала;
• устоявшаяся практика и др.

1.2. Этапы разработки регламента процесса

Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий протекание бизнес-процесса, правила, механизмы, цели, задачи и результаты его выполнения. Этапы разработки регламенты плавно вытекают из основных его составных частей: каждый этап предназначен для выделения и описания отдельной составной части.

На первом этапе разработки регламента выполнения какого-либо процесса определяются требования к входным и выходным данным, обозначаются ресурсы, требуемые для выполнения рассматриваемого процесса, а также обозначаются исполнители, или владельцы процесса, то есть лица, ответственные за протекание самого процесса и получение требуемого результата.

Следующий этап разработки регламента – выделение подпроцессов из которых состоит процесс, а также связей между ними. Для каждого подпроцесса также выделяют входные и выходные данные, ресурсы и исполнителя.

Завершающим этапом работы над регламентом выполнения процесса является оформление его в виде отдельного документа и доведения его до сведения сотрудников компании, которые имеют к нему непосредственное отношение. Также иногда к регламентам добавляют приложения в виде блок-схем и информационных моделей, отображающих порядок выполнения бизнес-процесса.

Результатом разработки регламента является законченный документ (регламент), описывающий не только стандартную процедуру выполнения процесса, но также и все его особенности, возможные нештатные ситуации и пути выхода из них.

2. Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

2.1. Характеристика предметной области

В качестве предметной области выступает бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». Данный бизнес-процесс является одним из основных в деятельности сети аптек «Губернский лекарь».

Компания «Губернский лекарь» занимается розничными продажами лекарственных препаратов населению.

Во главе компании стоит директор. Ему подчиняются все отделы и их сотрудники. Всего имеется шесть отделов:

• финансовый отдел (бухгалтерия);
• отдел продаж;
• склад;
• отдел кадров;
• отдел маркетинга;
• IT-отдел.

Организационная схема компании в представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная схема компании

Финансовый отдел занимается ведением внутренней и внешней финансовой отчетности. Главная задача отдела продаж – выполнение консультирования клиентов розничных точек, осуществление продаж и их учета. На складе хранятся необходимые для поддержания непрерывного производства запасы материалов и комплектующих, а также готовая продукция.

Специалист по кадрам ведет кадровую политику в компании, следит за соблюдением всех требований трудового законодательства Российской Федерации. Отдел маркетинга занимается рекламой и продвижением производимых товаров на рынке входных дверей. IT-отдел следит за работой и развитием информационной структуры предприятия.

В качестве предмета исследования данной курсовой работы выступает деятельность отдела продаж, а точнее – реализуемый им бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

2.2. Владелец процесса, выходы и входы, ресурсы процесса

Для более наглядного изображения исследуемого бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» было решено использовать методологию IDEF0.

IDEF0 – это метод, с помощью которого система описывается как множество взаимосвязанных действий (или функций).

Исследование функций производится независимо от способов и методов их выполнения. Такой «функциональный» подход обеспечивает четкое разделение аспектов назначения описываемой системы от вопросов её реализации.