Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» (Описание бизнес-процессов «AS-IS»).pdf
Добавлен: 11.03.2024
Просмотров: 31
Скачиваний: 0
СОДЕРЖАНИЕ
1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»
1.1. Описание предметной области
1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»
Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»
2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
В комплект поставляемой системы DocsVision входят стандартные приложения, к которым относятся «Управление процессами», «Делопроизводство». Приложения включают необходимые средства по настройке, которые позволяют создать на их основе полноценные решения для реальных задач пользователя [4].
Дополнительные приложения, которые разрабатывались на базе платформы и в некоторой мене используют функциональные возможности стандартных приложений, позволяют реализовать отдельные специализированные задачи из области по управлению бизнес-процессами и документами.
Дополнительные модули позволяют расширить технические возможности системы. Например, модули интеграции и шлюзы к внешним информационным системам, модуль репликации между серверами, модуль архивирования, веб-расширения доступа к системе через корпоративные порталы, модуль расширенных отчетов и т.д.
Среди основных функций информационной системы DocsVision можно выделить:
– возможности по автоматизации управления организацией и бизнес-процессов на ней;
– организация поддержки процессного подхода в организации управления организацией;
– автоматизация систем менеджмента качества предоставляемых услуг организации;
– автоматизация процессов утверждения и согласования документационного обеспечения организации;
– наличие специализированных средств по контролю исполнения заданий и документов;
– доставка и маршрутизация документов на рабочих местах пользователей информационной системы DocsVision;
– организация управления процессами по непосредственной обработке документов;
– организация непосредственного взаимодействия с заказчиками и контрагентами;
– автоматизация канцелярии предприятия;
– создание электронных архивов документов [6].
Платформа DocsVision позволяет внедрить в организацию самые различные приложения, такие как:
– автоматизация делопроизводства и канцелярии;
– автоматизация утверждения и согласования документов;
– системы автоматизированного контроля исполнения управленческих решений;
– создание электронных архивов документов с наличием распределенных прав доступа;
– система управления проектной и конструкторской документацией;
– автоматизация системы управления качеством в организации;
– создание баз знаний о процессах и продуктах [14].
Платформа DocsVision позволяет добавить функции управления процессом по обработке документов в приложения, которые используются в организации, как, например:
– автоматизация процессов контроля и подготовки исполнения бюджета предприятия;
– управление процессами наполнения и публикаций web-сайта предприятия;
– организация архива документов и системы контроля взаимодействия в приложении управления контактами;
– подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами;
– подсистема утверждения платежных документов [12].
В основе разработки идеологии системы DocsVision были положены концепции документооборота и единой интегрированной системы автоматизации управления.
Клиентская часть DocsVision реализуется в виде определенного набора специальных элементов по управлению Active X и работает на компьютерах пользователей при помощи современных браузеров [19].
Специальное web-расширение DocsVision используется для выполнения ряда операций в системе без установки клиентского программного обеспечения DocsVision, при использовании только web-браузера. Различные компоненты по доступу могут быть размещены на корпоративных порталах.
Для обеспечения оптимальной работы пользователей системы с документами без доступа к серверу DocsVision, используется специальный компонент (off-line клиент), который содержит набор специальных форм Microsoft Exchange, которые позволяют работать со специальными off-line заданиями по средствам Microsoft Outlook.
Взаимодействие серверной и клиентской части, доступ клиентов к БД выполняется через web-сервера на базе технологии Internet Information Services и высокоэффективной операционной системы Microsoft Windows Server. При этом, используют либо сочетание следующих протоколов HTTP и SOAP, которые позволяют выполнить взаимодействие не только в локальных сетях, но и через глобальную сеть Internet, либо служба Microsoft Windows Server, которая предоставляет доступ к серверам внутри локальных сетей по более быстрым именованным транспортным каналам [18].
К основным возможностям системы DocsVision можно отнести следующие категории.
1. Ведение картотеки внутрифирменных документов, которая обеспечивает следующие функциональные возможности:
– обработка учетной информации о внутрифирменных оперативных документах;
– организация работы с используемыми файлами электронных версий документов;
– организация непосредственной работы со ссылками на дополнительные источники;
– организация фиксации выданных служебных заданий и средства по контролю их практического исполнения;
– организация оперативного поиска и построения консолидированных отчетов [9].
2. Создание электронного архива оперативных документов организации обеспечивает стандартные функции по управлению электронным архивом такие как:
– организация хранения и организация эффективного доступа к используемым файлам документов;
– организация операций блокировки и последующего контроля пользователей системы;
– организация непосредственной работы с различными версиями рабочих документов.
Разграничение прав доступа на уровне:
– папок документов;
– типов карточек, ассоциированных с папкой;
– экземпляров карточек в папках;
– доступ к представлениям в папках;
– структуры отчетов [13].
3. Обработка оперативной информации о контрагентах и сотрудниках организации.
4. Организация циклов разработки и согласования оперативных документов.
5. Организация надежного контроля по исполнению документов и заданий.
Обзор рынка прикладных программных средств данного класса систем позволил проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций, требуемых аптечного предприятия. Произведем сравнение нескольких самых крупных информационных систем документооборота рынка программных средств. Сравнительные характеристики систем документооборота представлена в табл. 1.
Таблица 1
Сравнительные характеристики систем документооборота
Характеристика |
Система ЕВФРАТ |
Система DocsVision |
Выполнение регистрации организационных документов |
+ |
+ |
Организация ведения регистрационных карточек |
+ |
+ |
Организация ведения номенклатуры дел |
+ |
+ |
Организация сканирования |
+ |
+ |
Организация распознавания документов |
+ |
+ |
Организация связанных документов |
+ |
+ |
Учет прикрепленных файлов |
+ |
+ |
Организация работы со справочниками и словарями |
+ |
+ |
Автоматизация сроков поручений |
+ |
+ |
Организация поиска по необходимым реквизитам |
+ + |
+ + |
Организация списания документа в архив организации |
+ |
+ |
Организация ведения архива |
+ |
+ |
Организация генерации отчетов |
+ |
+ |
Организация маршрутизации |
+ |
+ |
Возможности внедрения системы собственными силами |
да |
нет |
Наличие Web-доступа |
+ |
+ |
Классификация ИС |
Автоматизированная ИС |
Автоматизированная ИС |
Соответствие требованиям организации |
+ |
+ |
Стоимостные оценки |
6300$ |
8300$ |
Надежность ИС |
+ |
+ |
В результате внедрения информационной системы в работу аптечного предприятия можно получить следующие выгоды:
– повышение оперативности, качества процессов управления аптечного предприятия и повышение конкурентоспособности на рынке;
– организация единого делопроизводственного цикла структурных подразделений аптечного предприятия;
– обеспечение оптимального доступа к информации;
– снижение временных, трудовых затрат и накладных расходов на учет и реализацию товаров в аптечном предприятии;
– организация основ перехода к электронному документообороту аптечного предприятия.
2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»
На основании проведенного анализ деятельности организации и практического применения информационной системы можно выделить следующие бизнес-процессы аптечной сети. Модель исследуемого бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» представлена на рис. 3.
Рисунок 3. Функциональная модель процесса «Организация работы менеджера по продажам»
Входы: информация о лекарственных препаратах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах. Управление: провизор; информационная система. Механизмы: образцы документов; устав аптечной сети. Выходы: складская информация; информация о потребности в лекарственных препаратах; информация о продажах; информация о заказах.
На рис. 4 изображена декомпозированная функциональная модель организации работы менеджера по продажам, которая отражает процесс взаимодействия менеджера по продажам и клиента.
Данный процесс, включает такие стадии: прием и предварительная обработка данных, обработка заказа, оформление доставки лекарственных препаратов, оформление базы данных.
Рисунок 4. Декомпозированная функциональная модель
процесса «Работа менеджера по продажам»
Таким образом, управление отношениями с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы аптечного предприятия. Концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах аптечного предприятия.
Концепция управления отношениями с клиентами предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) аптечному предприятию.
Функциональные возможности современных информационных систем позволяют аптечному предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами [20]. Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.
Также, в рамках регламента следует проанализировать различные виды обеспечения информационной системы аптечной сети.
Операционная система функционирования информационной системы аптечной сети: Microsoft Windows 7. Вычислительная сеть аптечного предприятия представлена в Приложении.
Комплекс технических средств составляют:
– компьютеры;
– устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации – жесткие диски, устройства хранения управленческих данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;
– устройства передачи данных и линий связи – модемы;
– эксплуатационные материалы, к которым можно отнести следующие – бумага, CD (DVD)- диски и т.п. [5].
Для решения поставленной задачи могут быть рекомендованы технические средства со следующими средними характеристиками:
– процессор Intel Pentium IV 2,4 ГГц и выше;
– оперативная память 2024 Мб и выше;
– жесткий диск 500 Гб и выше;
– устройство чтения компакт-дисков;
– USB-порт;
– SVGA-видеокарта.
Требования к структуре и функционированию системы. Информационная система должна быть централизованной, т.е. все данные должны располагаться в центральном хранилище. Информационная система должна иметь трехуровневую архитектуру.
Требования к численности персонала. В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации информационной системы необходимо выделение следующих ответственных лиц: руководитель компании - 1 человек; администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 1 человека; администратор подсистемы хранения данных - 1 человека; администратор подсистемы формирования и визуализации отчетности - 1 человек; необходимое количество провизоров в аптечной сети.