Файл: Первичные учетные документы (Состав рабочих документов организации).pdf

Актуальность темы исследования. Бухгалтерский учет начинается с заполнения документа, который является носителем информации и представляет собой форму её существования. В системе экономической информации предприятия особое место занимает первичная информация, проходящая определенную стадию обработки и поступающая для дальнейшего использования. Стадия информационного процесса переработки первичной учетной информации представляет собой первичный учет, основной целью которого является сбор и систематизация оперативной достоверной информации о произошедших фактах хозяйственной жизни, о состоянии и движении активов и обязательств экономического субъекта за установленный период времени. Результатом первичного учета является создание первичных учетных документов. Актуальность данной проблемы связана с тем, что именно первичные учетные документы являются основой бухгалтерского учета и обеспечивают значительную часть информации необходимой для эффективного функционирования организации.

Поэтому столь актуальным является рассмотрение особенностей современной методологии бухгалтерского учета на предприятиях России, а также исследование тенденций его развития.

Говоря о бухгалтерском учете важно понимать значение и сущность данного понятия. В соответствии с федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете» это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. История развития методов бухгалтерского учета уходит корнями в глубокое прошлое. Первые развитые системы счетоводства были обнаружены в третьем тысячелетии до нашей эры в преданиях Древнего Египта, Вавилонии, Древнего Китая и др. Основой учета в древних цивилизациях считалась натуралистическая система, главной задачей являлось более конкретное описание движения ценностей в хозяйстве.

Целью курсовой работы является изучение первичных учетных документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить состав рабочих документов организации;
рассмотреть порядок и особенности формирования рабочих документов организации;
изучить учетную политику;
рассмотреть рабочий план счетов.

Объектом исследования в настоящей работе являются рабочие документы.

Предметом исследования является организация бухгалтерского учета.

Решение поставленных в курсовой работе задач осуществлялось с использованием таких методов, как теоретический анализ, сравнительный анализ, анализ отчетности, метод наблюдения.

Теоретическая значимость работы заключается в расширении представлений о различных аспектах формирования рабочих документов бухгалтерского учета.

Теоретической и методологической основой при выполнении работы послужили нормативные документы, учебные пособия по бухгалтерскому учету таких авторов как Н.П. Кондраков, И.И. Бочкарева, В.А. Быков, В.В. Ковалев, В.Я. Соколов, статьи из экономических журналов «Главбух», «Современный бухучет», «Бухгалтерский учет».

Структура работы включает в себя введение, основную часть, заключение, список использованной литературы и заключение.

1. Первичные учетные документы экономического субъекта

1.1. Состав рабочих документов организации

Система бухгалтерского учета является одним из элементов информационного пространства компании, которая призвана формировать определенные потоки информации в зависимости от поставленных задач. Развитие общества, производства, экономики изменяло задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом, что приводило к развитию учетной системы. В частности, в период активного роста промышленности и конкурентной борьбы в рамках бухгалтерского учета выделилось новое направление учета – производственный учет, который позднее трансформировался в управленческий учет. Он был направлен на сбор экономической информации о затратах предприятия и калькулирование себестоимости [24, с. 85].

В системе нормативного регулирования бухгалтерского учета указанные документы относят к документам четвертого уровня.

Основными рабочими документами конкретной организации являются:

- документ по учетной политике предприятия;

- утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

- графики документооборота;

- утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

- утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Учетная политика – это внутренний документ экономического субъекта, который устанавливает вариант учета и является инструментом управления организацией. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику (п. 2 ст. 8 Закона № 402-ФЗ) и руководствуется при этом федеральными и отраслевыми стандартами. Причем при определении способа ведения бухгалтерского учета конкретного объекта организация делает свой выбор исходя из тех способов, которые допускаются именно федеральными стандартами (п. 3 ст. 8 Закона № 402-ФЗ).

Множество фактов хозяйственной жизни требует применения большого количества документов, рациональному использованию которых способствует существующая классификация первичных учетных документов. Она позволяет облегчить обработку документов, используемых в бухгалтерском учете, дать их полную и всестороннюю характеристику, а также понять их взаимосвязь с последующими этапами учетного процесса. Следует отметить, что классификация документов по разным признакам позволяет в целом оценить документооборот в организации, основой которого является первичный учетный документ. В процессе документооборота первичный учетный документ проходит этапы составления, проверки, обработки, а затем передается на хранение в архив. При составлении первичных учетных документов должны соблюдаться все требования к их оформлению для того чтобы они были приняты к учету. Надлежащим образом оформленный первичный учетный документ обеспечивает подлинность и достоверность показателей деятельности организации. В последнее время организации широко используют возможность составления первичных учетных документов в электронном виде, что способствует переходу на электронный документооборот и развитию системы бухгалтерского учета [21, с. 96].

Поступающие в бухгалтерию документы подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по нескольким направлениям, с помощью которой могут быть выявлены ошибки, допущенные в документах. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, в процессе которой они проходят соответствующую подготовку перед сдачей их в архив. Сдача первичных учетных документов на хранение в архив является последним этапом документооборота. Важным в организации хранения документов бухгалтерского учета является то, какие цели должно обеспечить хранение документов бухгалтерского учета. Ответственное отношение экономического субъекта к вопросам формирования первичных учетных документов, их своевременной проверки и обработки, а также обеспечения сохранности документов, как носителей информации способствует повышению эффективности деятельности организации. Первичные учетные документы занимают особое место в бухгалтерском учете. Прежде всего, они обеспечивают обоснование бухгалтерских записей, для которых содержащиеся в первичных учетных документах данные являются единственным основанием. Также первичные учетные документы находят применение в формировании регистров аналитического, синтетического учета и отчетных форм. Хозяйственные операции, не оформленные документально, отражению в регистрах бухгалтерского учета не подлежат. От того насколько правильно и своевременно они составлены зависит качественное состояние бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в организации. Документы не только подтверждают объективность последующих бухгалтерских данных, но и способствуют выявлению ошибочных записей в системе учета [3, с. 68].

Большое значение первичные учетные документы имеют при осуществлении хозяйственной деятельности организации и широко применяются для оперативного управления и текущего контроля её деятельности. В системе учета происходит формирование информационных сводок за короткие периоды времени, на основе которых становится возможным принятие оперативных и своевременных управленческих решений, в дальнейшем ведущих к повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности организации [3, с. 69].

На основе первичных учетных документов происходит повседневное наблюдение и контроль движения активов в процессе кругооборота капитала и преобразования его форм из одной в другую.

Они также обеспечивают усиление законности, благодаря тому, что служат основным источником данных для дальнейшего контроля правильности, целесообразности и законности хозяйственных операций [2, с. 50] Документы имеют важное значение для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных (нецелесообразных) расходов, а также выявления резервов развития производства и их мобилизации [1, с. 75].

Каждый первичный документ должен иметь подпись лиц, которые участвовали в оформлении и совершении хозяйственной операции – распорядившиеся произвести и выполнившие её. Тем самым они подтверждают, что хозяйственная операция действительно имела место. Кроме того, такой порядок оформления документации дает возможность установить индивидуальную ответственность должностных лиц за произведенные хозяйственные операции и использовать эту информацию для определения эффективности их работы, а также в правоприменительной деятельности. Первичными учетными документами свидетельствуется материальная ответственность работников за ценности, доверенные им, что позволяет контролировать сохранность собственности [5, с. 62]. При составлении первичных учетных документов в соответствии с установленными требованиями и оформлении их должным образом, они могут выступать в качестве неопровержимого доказательства в разрешении споров, возникающих между организациями, между юридическими и физическими лицами. Они приобретают юридическую силу в арбитражных и гражданских спорах, уголовных делах, находят применение при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, которая назначается судом при рассмотрении дел, а также необходимы в процессе контрольно-ревизионной работы, осуществления как внутреннего, так и внешнего аудита, экономического анализа работы организации [4, с. 94].

В Плане счетов швейцарской учетной системы выделен класс 6 «Счета затрат по элементам» (60-69), который включает 10 счетов. В плане счетов Южной Кореи на счетах 601-700 и 701-800 ведется учет по элементам затрат: расходы на сырье, периферийные расходы, зарплата, премия и т.п. Российский План счетов не предусматривает выделение счетов и субсчетов для обособленного учета затрат по элементам, а предполагает формирование аналитического признака. Учет затрат по центрам возникновения затрат позволяет получать исходную информацию для калькулирования различных видов себестоимости [17, с. 58].

Таким образом, можно сделать вывод, что различие целей и задач, решаемых подсистемами, оказали влияние на формирование плана счетов. Основной особенностью является то, что данные управленческого учета представляют коммерческую тайну, следовательно, должна быть предусмотрена возможность скрыть определенную информацию от несанкционированных пользователей. В процессе исследования были выделены два наиболее важных направления формирования информации в подсистеме управленческого учета: учет по элементам, учет по местам возникновения затрат, которые и нашли отражение в Плане счетов. Наиболее необходимым и важным является организация учета затрат по элементам.

1.2. Порядок и особенности формирования рабочих документов организации

Документ – письменное свидетельство факта хозяйственной операции. Организации ведут у себя учет, и без первичных документов получается искаженная картина финансовой деятельности предприятия, а главное официально не подтвержденная. Первичные документы неотъемлемое составляющее ведения бухгалтерского учета в организации. При аудите с помощью различных видов выборки проверяющая компания выбирает операции, которые она будет проверять, и одно из первых действий проверяющего во время проверки – это сопоставление операций бухгалтерского учета первичным документам. В случае операций с контрагентами это: договор, счета-фактуры, акт выполненных работ, товарная накладная, выписки с расчетного счета и т.д.

В случае необнаружения документов, подтверждающих операции, если это существенные операции, аудитор извещает об этом начальство и, если бухгалтер или генеральный директор не сможет обосновать отсутствие документа, то аудитор может выдать модифицированное заключение. Каждая организация следит за своим документооборотом. И способ документооборота каждой компании прописывается в учетной политике организации. Документооборот бывает в печатной и электронной форме.