Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Деятельность предприятий сопровождается большим объемом документов, которые формируют документооборот. Документооборот – это система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Для оптимизации и обеспечения целостности требуется управление документооборотом. Управление документооборотом должно быть основано на установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами. Руководящими указаниями и регламентами называют нормативные документы, в которых устанавливаются правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Выполнение инструкции требует временных затрат от исполнителей, задействованных в формировании документооборота. Поэтому в настоящее время были разработаны системы электронного документооборота (СЭД). СЭД представляют собой автоматизированную многопользовательскую систему, которая сопровождает процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

На российском рынке СЭД представлены в достаточно широком объеме, что способствует созданию конкурентной между разработчиками и повышению качества программных продуктов.

Актуальность работы заключается в повышении качества процесса управления документооборотом.

Объектом исследования является процесс управления документооборотом.

Предметом исследования является автоматизация процесса управления документооборотом.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса управления документооборотом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

Дать описание предметной области.
Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Предметом исследования является процесс управления документооборотом. Поскольку управление документооборотом основано на установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами, требуется разработка руководящих указаний. Разработка инструкции по управлению документооборотом является одной из функций службы документационного обеспечения. В организациях, в которых отсутствует отдел документационного обеспечения, разработкой регламентов и инструкций занимается сотрудник, который отвечает за организацию работы с документами.

Инструкции по документационному обеспечению устанавливают единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция документационного обеспечения представляет собой нормативный документ организации, который утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

Если предприятие имеет филиальную структуру, необходимо разработать инструкцию по документационному обеспечению таким образом, чтобы она могла использоваться и в основном офисе, и в филиалах, потому что это позволит осуществлять делопроизводство согласно единым принципам, что в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция по документационному обеспечению разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, которые регулируют сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

В государственных структурах, например, в Федеральных органах исполнительной власти и территориальных органах федеральных органов исполнительной власти инструкция по документационному обеспечению разрабатывается на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. В прочих организациях также может быть использована типовая инструкция в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации.

Инструкции по документационному обеспечению должны применяться не только в структурных подразделениях, ответственных за документооборот, но и в остальных подразделениях организации, которые работают с документами.

Инструкция по управлению документооборотом разрабатывается в ходе нескольких этапов, которые включают:

сбор и анализ материала;
разработку проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
внедрение инструкции в организации.

Основой для разработки инструкции по управлению делопроизводством может служить инструкция по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

Когда нормативные документы изучены, необходимо исследовать документационное обеспечение организации, которое включает следующие компоненты:

Организационную структуру предприятия (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
Структуру управляющего аппарата и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);
Функции организации в целом, которые изложены в уставе предприятия, положении о подразделениях, положении о главных и ведущих специалистах и т.д.;
Функции отдельных органов управления, которые изложены в организационно-правовых документах, которые регламентируют деятельность предприятия;
Функциональные обязанности отдельных работников, изложенные в должностных инструкциях;
Состав документов, подшитых в дела организации;
Процесс организации работы по приему и отправке документов;
Систему регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);
Процесс организации контроля за исполнением документов, изложенный в журналах и картотеках, которые используются для контроля за исполнением;
Систему хранения документов и дел в подразделениях организации, описанную на основе номенклатуры дел или методом непосредственного анализа дел в подразделениях;
Организацию работы исполнителей с документами;
Порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
Организацию работы по отправке и получению документов по факсу;
Порядок использования электронной почты.

Основными источниками сведений об организации работы с документами являются нормативные, методические и информационно-справочные документы. Однако, данные, полученные из перечисленных документов, могут быть недостаточными, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после анализа собранного материала проводят опрос руководителей и работников подразделений, которые отвечают за работу с документами.

В процессе сбора материалов особое внимание необходимо уделить следующим вопросам:

компетенции руководства предприятия (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
видам документов, которые издаются руководством предприятия (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);
видам бланков документов, используемых в организации;
порядку согласования документации;
порядку подписания документов;
видам документов, утверждаемых руководителем;
видам и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
местам хранения печати (или печатей, если их несколько);
лицам, ответственным за хранение и использование печатей;
местам регистрации документов и регистрационным формам (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;
регистрируемым и нерегистрируемым документам;
организациям, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Рассмотрим структуру инструкции по управлению документооборотом. Состав разделов инструкции и их последовательность определяются сотрудниками, отвечающими за разработку инструкции. Однако необходимо отслеживать, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами.

Типовая инструкция содержит следующие основные разделы:

Документирование управленческой деятельности;
Организацию работы с документами.

В начале инструкции должен быть помещен раздел с общими положениями, который включает в себя:

назначение и цели инструкции;
нормативную базу инструкции;
виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
общие принципы работы с документами;
нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;
ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» должен включать следующие подразделы:

общие требования к документам;
бланки документов;
оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;
особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;
правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов.

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

Microsoft Visio.
Bpwin process modeler.
Ramus Educational.
Dia [5].

Программный продукт Microsoft Visio - векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer [7]. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования.