Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
Кроссплатформенность.
Проверка нотации.
Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Формирование отчетности	-	+	+	-
Итого	2	5	4	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса управления документооборотом. Процесс управляется согласно инструкциям. Механизмом процесса является персонал организации. Входным информационным потоком процесса является распоряжение руководителя. Выходным информационным потоком процесса является документ, переданный на исполнение.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса управления документооборотом. Процесс включает в себя:

Формирование документооборота.
Согласование проекта документа.
Визирование документа.

В процессе формирования документооборота на основании распоряжения руководителя составляется проект документа, который передается на согласование.

В процессе согласования осуществляется прочтение документа, если не требуется внесение изменений, документ передается на визирование. Если требуется внести изменения в документ, формируется список изменений и проект документа передается на исправление. Модель бизнес-процесса согласования документа представлена на рисунке 3.

На рисунке 4 представлена модель процесса визирования документа. Ответственное лицо за подписание документа просматривает проект документа, если документ оформлен верно, он подписывается и передается на исполнение.

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса управления документооборотом

Рисунок 3. Модель процесса согласования проекта документа

Рисунок 4. Модель процесса визирования документа

2. Практическая часть

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проанализируем выполнение бизнес-процесса управления документооборотом. В настоящий момент бизнес-процесс формирования документооборота не автоматизирован, а проекты документов представляют собой бумажные носители, в следствии чего управление документооборотом обладает следующими недостатками:

Высокие временные затраты на формирование проектов документов.
Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
Передача документов между исполнителями занимает значительное количество времени.
Внесение изменений также обладает высокими трудозатратами
Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы [8].

Для устранения перечисленных недостатков необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будут храниться проекты документов. Доступ к внедряемому хранилищу данных должен быть у всех сотрудников организации. Однако, требуется разграничение прав доступа к каждому документу. Например, несогласованный документ могут просматривать только те сотрудники, которые участвуют в процессе согласования документа, а согласованный документ должен быть доступен только сотруднику, создавшему документ и сотрудникам, которые участвуют в визировании документов.

Ручной способ формирования документооборота задачи обладает следующими недостатками:

Высокие временные затраты на передачу документов между сотрудниками.
Высокая вероятность совершения ошибки.
Высокие временные затраты на внесение правок в проект документа.
Высокие временные затраты на оформление документации.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процессы передачи документов между сотрудниками, формирования замечаний и визирования документов.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий [3]:

Создание проекта документа.
Передача сотрудниками для согласования.
Подготовка замечаний.
Устранение замечаний.
Визирование документа.
Передача на исполнение.

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем осуществление бизнес-процесса неавтоматизированным способом ведения документооборота. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на создание проекта документа и внесение изменений.

Таким образом перечень предлагаемых мероприятий будет включать в себя следующее:

Внедрение автоматизированной информационной системы управления документооборотом, которая будет автоматизировать процессы подготовки проектов документов, передачи их между сотрудниками, согласования и визирования.
Обучение пользователей системы (сотрудников организации, участвующих в документообороте) работе с системой.
Составление инструкции по управлению документооборотом.
Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим изменения в бизнес-процессах, которые произойдут после внедрения информационных технологий. На рисунке 5 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса управления документооборотом. Процесс управляется согласно инструкции. Входным информационным потоком процесса является распоряжение руководителя. Выходным информационным потоком является документ, переданный на рассмотрение. Механизмом процесса является персонал и система электронного документооборота.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 6. Управление документооборотом включает в себя:

формирование документооборота;
согласование проекта документа;
визирование документа.

На рисунке 7 представлена модель процесса формирования документооборота. Сотрудник в системе электронного документооборота выбирает тип документа, который нужно создать по распоряжению руководства (например, приказ, договор и т.д.). После выбора типа документа сотрудник вводит текст документа. Затем он выбирает из списка сотрудников лиц, которые участвуют в согласовании документа и передает документ для согласования.

На рисунке 8 представлена модель процесса согласования проекта документа. Сотрудник, ответственный за согласование документа осуществляет проверку документа. Если замечаний нет, сотрудник ставит пометку «согласовано». Если замечания есть, сотрудник оформляет замечания и передает документ для исправления ответственному сотруднику.

На рисунке 9 представлена модель процесса визирования документа. Визирование документа осуществляется когда документ согласован. Сотрудник, ответственный за визирование документа, осуществляет просмотр документа для его финальной проверки. Если у сотрудника, ответственного за визирование, отсутствуют замечания, сотрудник ставит на документ визу с помощью своей

Рисунок 5. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 6. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 7. Модель процесса формирования документооборота

Рисунок 8. Модель процесса согласования документа

Рисунок 9. Модель процесса визирования документа

электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и документ передается на исполнение. Если появляются замечания, они оформляются в виде примечаний к тексту и передаются для устранения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был описан процесс управления документооборотом предприятия. Были рассмотрены правила и способы формирования бюджетов организации и документооборот процесса.