Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса предоставления рекламных услуг..pdf

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Эффективность деятельности организации определяется, в том числе, управлением ее бизнес-процессами. Бизнес-процессом является совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, которые направлены на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Управление бизнес процессами является систематическим подходом к процессу управления, который направлен на улучшение деятельности организации и ее процессов. Такой подход предоставляет организации возможность определить свои процессы, организовать их выполнение, а также повысить качество результатов процессов и порядка исполнения.

Для эффективного управления бизнес-процессами необходимо проанализировать их выполнение. На основании проведенного анализа провести комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию выполнения бизнес-процессов.

Одним из таких мероприятий является оптимизация выполнения бизнес-процессов с помощью внедрения информационных систем. В информационных системах информация о взаиморасчетах структурируется для удобного представления данных пользователю.

Применение информационных систем для автоматизации предоставления рекламных услуг позволяет минимизировать временные затраты на учетные процессы, структурировать полученные данные (например, в разрезе контрагента, по заданным периодам и т.д.), автоматизировать формирование учетных документов и аналитических отчетов.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс предоставления рекламных услуг.

Предметом исследования является автоматизация процесса предоставления рекламных услуг.

Целью работы является проектирование реализации операции бизнес-процесса предоставления рекламных услуг.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

---

Рассмотрим процесс предоставления рекламных услуг. Рассматриваемый бизнес-процесс обладает следующими входными потоками:

1. Исходные данные – это информация о продукте или услугах клиента, которые необходимо прорекламировать, также к исходным данным относятся пожелания клиента по рекламе.
2. Вопросы клиента, возникающие в процессе предоставления рекламных услуг.
3. Заказ клиента – согласованный вид предоставления услуг.

Рассмотрим выходные потоки бизнес-процесса:

1. Несогласованные условия – условия, которые не были согласованы в процессе заключения договора.
2. Договор на оказание рекламных услуг – документ, согласно которому осуществляется предоставление рекламных услуг.
3. Выполненные работы – работы по размещению рекламных материалов.
4. Размещенные рекламные материалы – листовки, рекламные щиты, объявления и т.д.
5. Решенные вопросы - вопросы клиента, возникающие в процессе предоставления рекламных услуг.

В границы рассматриваемой задачи входят процессы работы с клиентами, согласования условий предоставления рекламы и выполнения условий договора.

Рассматриваемая задача охватывает всю деятельность отдела рекламы, направленную на работу с клиентом и контроль выполнения условий договора. Рассматриваемый процесс имеет связь с бухгалтерским учетом, он является поставщиком данных о сумме заключенного договора.

Важность рассматриваемой задачи в целом для предприятия заключается в том, что предоставление рекламных услуг является основным направлением деятельности организации, приносящим прибыль.

В процессе решения задачи задействованы специалисты по рекламе, которые осуществляют работу с клиентом, формирование документооборота и контроль предоставляемых услуг.

Результатными показателями бизнес-процесса являются:

1. Количество заказов в месяц.
2. Сумма выручки.
3. Сумма услуг по договору.

В рассматриваемом процессе отсутствуют входные документы. Результатным документом процесса являются договоры на оказание услуг.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Создадим модели бизнес-процесса «как есть». Основным бизнес-процессом предметной области является процесс предоставления рекламных услуг. Процесс регламентируется законодательством Российской Федерации. Механизмом процесса является специалист по рекламе.

---

Входящими потоками процесса являются: заказ клиента, исходные данные и вопросы клиента. Выходящими потоками являются: договор на оказание рекламных услуг, выполненные работы, несогласованные условия, решенные вопросы и размещенные рекламные материалы. Модель процесса «как есть» представлена на рисунке 1.

Процесс предоставления рекламных услуг состоит из следующих процессов:

1. Работа с клиентом.
2. Заключение договора.
3. Выполнение работ по договору.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма процесса предоставления рекламных услуг

Клиент озвучивает свой заказ менеджеру по рекламе. Менеджер консультирует его по услугам компании, и они совместно выбирают параметры заказа. Затем клиент заключает с агентством договор на оказание рекламных услуг. После заключения договора агентство приступает к выполнению работ согласно договору. Модель процесса представлена на рисунке 2.

Рассмотрим процесс заключения договора более подробно. Клиент и менеджер по рекламе согласовывают условия договора. В процессе согласования может потребоваться внесение изменений. Менеджер по рекламе осуществляет внесение изменений. Затем внесенные изменения снова проходят этап согласования. На этом этапе внесенные изменения могут быть не согласованы и договор не будет заключен. После того как все внесенные изменения согласованы, клиент заключает договор на предоставление рекламных услуг. Модель процесса заключения договора представлена на рисунке 3.

После того как договор заключен, агентство приступает к выполнению работ по договору. Согласно исходным материалам заказчика и заключенному договору разрабатываются рекламные материалы: листовки, баннеры, вывески и т.д. После того как материалы изготовлены, агентство осуществляет их размещение на рекламных площадях. В процессе выполнения работ по договору у заказчика могут возникнуть вопросы или пожелания. Специалист по рекламе осуществляет решение этих вопросов. Специалист по рекламе контролирует выполнение работ до срока истечения договора. В контроль выполнения работ входит отслеживание размещения, износа или порчи материалов. В таких случаях, специалист по рекламе действует согласно договору.

Рисунок 2. Декомпозиция процесса предоставления рекламных услуг

---

Рисунок 3. Модель процесса предоставления рекламных услуг

Рисунок 4. Модель процесса выполнения работ по договору

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе документооборота формируются следующие документы:

1. Смета.
2. Договор.
3. Акт выполненных работ.

Схема документооборота представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Схема документооборота

Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Смета	Договор	Акт выполненных работ
Количество документов в год, шт.	350 000	200 000	200 000
Количество символов в документе, шт.	3 000	3 000	3 000
Частота возникновения в год	1	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	500	300	500

В таблице 2 представлена характеристика документооборота задачи после автоматизации.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Смета	Договор	Акт выполненных работ
Количество документов в год, шт.	350 000	200 000	200 000
Количество символов в документе, шт.	3 000	3 000	3 000
Частота возникновения в год	1	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	310	260	40

Трудозатраты по базовому плану составили 1 300 человеко-часов в год, а трудозатраты по автоматизированному плану – 610 человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация процесса предоставления рекламных услуг является целесообразной.

---

1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В рассматриваемом бизнес-процессе отсутствуют входные документы. Поэтому перейдем к рассмотрению выходных документов.

Выходными документами процесса предоставления рекламных услуг:

1. Смета.
2. Акт выполненных работ.
3. Договор.

Все перечисленные документы имеют унифицированные формы, поэтому оригинальное проектирование печатных форм не потребуется.

В проектируемой системе не будут использованы международные классификаторы. Информационная база проектируемой системы будет организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

1. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают следующие виды баз данных [2]:

1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.

В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи со следующими факторами [8]:

• Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное представление данных.
• Наличие теоретически обоснованных методов нормализации отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
• Независимость данных заключается в том, что при необходимости внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение минимальных изменений.

На основании перечисленных достоинств, для реализации информационной системы была выбрана реляционная база данных. Для управления реляционной базой данных используется реляционная СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные СУБД, к которым относятся:

• Microsoft SQL Server;
• IBM DB2;
• Oracle database.

СУБД IBM DB2 является кросс-платформенной, обеспечивает стабильную работу базы данных. Недостатками системы являются высокая стоимость и низкая производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает только на платформе Windows. СУБД Oracle обладает высокой производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость, необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для поддержки СУБД. Ввиду перечисленных свойств реляционных СУБД был сделан выбор в пользу СУБД Oracle [1].

---