Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Развитие и подготовка сотрудников» (Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»).pdf

разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться [7]:

Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
Кроссплатформенность.
Проверка нотации.
Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
Итого	2	5	4	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области [8].

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы [11]. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1.1 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим процесс развития и подготовки персонала с помощью методов структурного анализа. Для этого осуществим моделирование бизнес-процесса в нотации IDEF0. На рисунке 2 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса развития и подготовки сотрудников. Управление процессом осуществляется согласно приказам и регламентам. Механизмом процесса является специалист по кадрам. Входящими потоками процесса являются личные дела сотрудников организации и отчетность по работе специалистов. Выходящим потоком процесса являются результаты проведения мероприятий.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 3. Процесс развития и подготовки персонала включает в себя выявление потребности персонала, которая осуществляется на основании данных о результатах работы подразделений и распоряжениях руководителей. Выявив потребность в персонале, специалисты кадрового отдела проводят аудит персонала, в результате которого составляется список персонала, который будет участвовать в дальнейшей подготовке и развитии. Для развития и подготовки персонала составляется план мероприятий, который в последствии реализуется сотрудниками организации.

На рисунке 4 представлена модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале. На основании отчетности о работе специалистов рассчитываются показатели эффективности. Полученные показатели подвергаются анализу, по результатам анализа составляется список должностей, которые необходимы для эффективной работы предприятия.

На рисунке 5 представлена модель процесса аудита персонала. На основании списка должностей, специалисты по кадрам определяют характеристики, которыми должны обладать кандидаты на соответствующие должности. Затем осуществляется анализ личных дел сотрудников, для выявления соответствия выделенным характеристикам. На основании отобранных личных дел формируется перечень сотрудников.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 3. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 4. Модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале

Рисунок 5. Модель бизнес-процесса аудита персонала

На рисунке 6 представлена модель процесса планирования подготовки и развития персонала. Специалист по кадрам осуществляет поиск курсов переподготовки кадров для перечня специалистов. Затем он заключает договоры с образовательными организациями и оформляет документацию для направления сотрудников на переподготовку.

На рисунке 7 представлена модель процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала. Специалист по кадрам при консультации с руководителем выбранных сотрудников выбирает временной интервал для проведения мероприятий. Затем оформляется приказ о назначении сотрудника на подготовку и осуществляется дальнейшее проведение мероприятия, по результатам которого специалист подготовлен для нужной должности.

Рисунок 6. Модель процесса планирования подготовки и развития персонала

Рисунок 7. Модель бизнес-процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала

2. Практическая часть

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В настоящий момент процесс развития и подготовки персонала компании не автоматизирован. В ходе анализа бизнес-процесса были выявлены следующие недостатки:

Высокие временные затраты на формирование документооборота.
Трудоемкость ручного проведения аудита персонала.
Низкий уровень оперативности данных о показателях эффективности работы подразделений.
Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

В результате проведенного анализа была выявлена необходимость в большом объеме информации о кадрах организации. При этом к ней могут относиться данные не только о работающем в организации персонале, но и о кадровом резерве. Обработка такого объема информации требует значительных трудозатрат на сбор, формирование и поиск по документам. Поэтому необходимо разработать информационную систему, в которой будет храниться информация о кадровом составе и кадровом резерве организации.

В настоящий момент процесс развития и подготовки персонала характеризуется большим объемом документооборота. Все документы (личные дела, отчеты о работе подразделений, штатные расписания) представляют собой бумажные носители. Ведение бумажного документооборота обладает рядом недостатков:

Высокие временные затраты на формирование документооборота.
Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы.

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных о сотрудниках. Доступ к хранилищу данных должен быть у сотрудников отдела кадров и у бухгалтерии. Поскольку данные, которые собирают и формируют сотрудники отдела кадров впоследствии используются отделом бухгалтерии для расчета материальной помощи при переподготовке.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс выявления необходимости в кадрах, а также расчета показателей эффективности работы подразделений и аудита персонала.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет повышен уровень контроля процесса.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим бизнес-процесс развития и подготовки персонала после внедрения средств вычислительной техники. На рисунке 8 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса развития и подготовки сотрудников. Управление процессом осуществляется согласно приказам и регламентам. Механизмами процесса являются специалист по кадрам и информационная система (ИС). Входящими потоками процесса являются личные дела сотрудников организации и отчетность по работе специалистов. Выходящим потоком процесса являются результаты проведения мероприятий.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 9. Процесс развития и подготовки персонала включает в себя выявление потребности персонала, которая осуществляется на основании данных о результатах работы подразделений и распоряжениях руководителей.

Рисунок 8. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 9. Декомпозиция контекстной диаграммы

Выявив потребность в персонале, специалисты кадрового отдела проводят аудит персонала, в результате которого составляется список персонала, который будет участвовать в дальнейшей подготовке и развитии. Для развития и подготовки персонала составляется план мероприятий, который в последствии реализуется сотрудниками организации.

На рисунке 10 представлена модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале. На основании отчетности о работе специалистов рассчитываются показатели эффективности. Полученные показатели подвергаются анализу, по результатам анализа составляется список должностей, которые необходимы для эффективной работы предприятия.

На рисунке 11 представлена модель процесса аудита персонала. На основании списка должностей, специалисты по кадрам определяют характеристики, которыми должны обладать кандидаты на соответствующие должности. Затем осуществляется анализ личных дел сотрудников, для выявления соответствия выделенным характеристикам. На основании отобранных личных дел формируется перечень сотрудников.

На рисунке 12 представлена модель процесса планирования подготовки и развития персонала. Специалист по кадрам осуществляет поиск курсов переподготовки кадров для перечня специалистов. Затем он заключает договоры с образовательными организациями и оформляет документацию для направления сотрудников на переподготовку.

На рисунке 13 представлена модель процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала. Специалист по кадрам при консультации с руководителем выбранных сотрудников выбирает временной интервал для проведения мероприятий. Затем оформляется приказ о назначении сотрудника на подготовку и осуществляется дальнейшее проведение мероприятия, по результатам которого специалист подготовлен для нужной должности.