Файл: Характеристика существующих бизнес-процессов (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Вопросы рационального природопользования, охраны окружающей среды и экологической безопасности в настоящее время стали важнейшими политическими вопросами, решаемыми на международном уровне. Традиционно экологический менеджмент рассматривается как подсистема системы менеджмента предприятия, также как финансовый, кадровый, производственный менеджмент. В то же время в хозяйственной практике недостаточно внимания уделяется экологической стратегии, не определена ее взаимосвязь с экономической стратегией, а также роль системы менеджмента окружающей среды в формировании и реализации экологической стратегии.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена реализацией экологического менеджмента в научном и прикладном значении на всех стадиях разработки и реализации общей экономической стратегии предприятий.

Целью данной курсовой работы является автоматизация процесса учета выполнения стратегии охраны окружающей среды, принятой на предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить взаимосвязанные действия отделов предприятия по выполнению стратегии охраны окружающей среды.
• Оценить варианты реализации разработанной стратегии.
• Осуществить разработку АИС.

Пояснительная записка состоит их введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Согласно поставленному заданию нам необходимо автоматизировать процесс учета выполнения мероприятий согласно разработанной стратегии охраны окружающей среды, экологической службой для типового предприятия.

Разработкой стратегии охраны окружающей среды, планированием и учетом проведения мероприятий в рамках стратегии охраны окружающей среды занимается экологическая служба предприятия. Следовательно, главной целью разработки является автоматизация деятельности сотрудника экологической службы для сокращения времени на ручную обработку документов. Для обеспечения выполнения данной цели автоматизированная информационная система (далее АИС) сотрудника экологической службы должна удовлетворять следующим требованиям:

• Обеспечить быстрый и прямой доступ к необходимым данным;
• Автоматическое формирование выходных документов по введённым параметрам.

Рассмотрим список функций АИС, которые должны быть реализованы:

• Хранение, возможность просмотра и изменения данных о проводимых мероприятиях по охране окружающей среды и затратам на их проведение;
• Получение справочной информации о мероприятиях по охране окружающей среды и затратах;
• Получение справочной информации о сотрудниках, принимавших участие в мероприятиях по охране окружающей среды;
• Получение справочной информации о затратах на мероприятия по охране окружающей среды;
• Получение информации о поставщиках и товарах, приобретенных на проведение мероприятий по охране окружающей среды.

Внедрение АИС повлечёт за собой следующие изменения в функциях сотрудника экологической службы:

• Отсутствие необходимости внесения задачи «ведение информации о плановых мероприятиях по защите окружающей среды» в отдельную функцию. Указанная информация в рамках АИС относится к оперативной, вводится и редактируется;
• Упрощение процесса поиска информации;
• Упрощение процесса создания отчётности. Теперь сотрудник службы может нажатием на кнопку вывести на экран отчёт, который АИС автоматически сформирует.

Рассмотрим источники поступления оперативной и условно-постоянной информации.

К оперативной информации относятся:

• Сведения о запланированных мероприятиях по охране окружающей среды;
• Сведения о расходах на проводимые мероприятия по охране окружающей среды.

Источниками оперативной информации являются сотрудники экологической службы – указанная информация является результатом их работы, заносимой в базу данных.

Согласно существующей технологии, задачу документооборота в экологической службе до автоматизации можно условно представить в виде следующей последовательности этапов:

• Ввод информации о запланированных мероприятиях по охране окружающей среды;
• Составление сметы на закупку материалов для проведения материалов. Смета содержит список необходимых материалов и их стоимость, а также список контрагентов, у которых будет приобретаться товар;
• Реализация требований состоит в выписке накладной;
• Реализация функции подготовки отчётности заключается в анализе наличествующих накладных и объединения их в единый документ, в котором отражаются объёмы закупки.

Для ввода информации используются следующие экранные формы:

• Ввод списка контрагентов;
• Ввод списка материалов;
• Ввод списка мероприятий;
• Ввод сведений о закупках материалов (выбор и ввод поставок, номенклатурные списки, входящие в закупку материалов);
• Ввод справочной информации о материалах.

Охарактеризуем выходную информацию:

Сводная спецификация:

• Наименование контрагента и сведения о нем;
• Наименование мероприятия и сведения о нем;
• Сведения о материале и его количестве;

Счет на оплату - документ, содержащий платежные реквизиты, по которым осуществляется безналичный перевод денежных средств за перечисленные материалы.

Исходя из приведённых характеристик, можно сделать вывод: внедрение АИС на предприятии позволит повысить оперативность выполнения задач сотруднику экологической службы по подготовке и проведению мероприятий по охране окружающей среды, учету затрат на материалы за счёт удаления отдельных этапов выполнения задач и сокращения времени на выполнение большинства действий.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

В настоящее время на предприятии выполняется большой объём операций – информационный поток, который требует большего упорядочения и более детального структурирования, при этом без потери времени.

На данный момент проблема закупки материалов на проведение мероприятий по охране окружающей среды стоит перед сотрудниками экологической службы, которым предстоит решать задачи: выбор контрагента, определения материала, и непосредственно составление сметы и формирование заказа. В случае заключения договора с контрагентом, он высылает сводную спецификацию сотруднику экологического отдела на проверку объема материала, цены, и сроков поставок. Сотрудник связывается со складом и высылает им запрос на наличие места. После проверки сводной спецификации отделом бухгалтерия оплачивается счет на материалы, и товар доставляется на склад.

Для реализации основных функций, возлагаемых на автоматизированную систему учета проведения мероприятий по охране окружающей среды и закупке материалов, необходимо проведение действий, представленных в Таблице 1.

Таблица 1

Функции и действия, выполняемые при закупке материалов на проведение мероприятий по охране окружающей среды

Предлагаемая технология организации деятельности подразумевает участие информационной системы в процессе деятельности экологической службы по закупке материалов на проведение мероприятий по охране окружающей среды.

Хранение данных в централизованной базе и использование информационной системы для расчётов позволяет изменить бизнес-процессы следующим образом:

• Исключить работу сотрудников по закупке: при выборе каждого наименования система автоматически сообщит о наличии выбранного товара на складах;
• Упростить составление сметы: она формируется системой автоматически на основании заранее составленного списка материалов;
• Упростить подготовку отчётности: для вывода отчётов достаточно выбрать их тип – система сформирует отчёты автоматически.

К обработке информации АРМ предъявляются следующие требования:

• полнота и достаточность информации для реализации функций управления;
• своевременность предоставления информации;
• обеспечение достоверности информации;
• экономичность обработки информации - затраты на обработку данных должны не превышать получаемый эффект;
• адаптация к меняющимся информационным потребностям пользователей.

Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Деятельность сотрудника экологической службы» в нотации IDEF0, показана на Рисунке 1.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Деятельность сотрудника экологической службы» (IDEF0)

На Рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса «Деятельность сотрудника экологической службы», которая заменена одной специализированной АИС.

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса «Деятельность сотрудника экологической службы» (IDEF0)

По диаграммам, представленным выше мы можем сделать вывод, что кардинально работа сотрудника экологической службы не изменилась, однако появление АИC упрощает его работу и обеспечивает более быструю обработку информации о потребности в материалах.

Разработка АИС позволит сократить количество используемых сотрудником офисных приложений и снизит нагрузку.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема документооборота Договора на поставку материалов показана на Рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота договора на поставку материалов

Схема документооборота Заказ контрагенту показана на Рисунке 4.

Рисунок 4. Схема документооборота Заказ контрагенту

Специалист, для которого разрабатывается АИС, выполняет следующие виды работ:

• планирование закупок;
• выбор контрагента;
• составление договора на закупку;
• составление отчетности.

Таблица 2

Время на выполнение данных работ без использования АИС