Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» ..pdf

Актуальность исследования. На сегодняшний день, в условиях конкурентной борьбы, каждое предприятие должно повышать свою эффективность. Для этого используется внедрение информационных технологий. Однако, для разработки информационной системы необходимо иметь модель предметной области. Для предприятия – это модель бизнес-процессов, основанная на процессном подходе. Одной из методологий моделирования является методология IDEF. Эта методология хорошо зарекомендовала себя за очень большой отрезок времени – более 20 лет. И хотя в настоящее время появились новые методологии, изучение классических подходов следует признать необходимым. Этим и обусловлена актуальность данной работы.

Целью курсовой работы является исследование теоретических и практических вопросов, связанных с применением методологии IDEF для разработки регламента бизнес-процесса.

Для реализации поставленной цели были определены следующие задачи:

определить основные понятия процессного подхода;
определить основные понятия методологии IDEF;
определить, какие методы IDEF могут быть использованы для разработки регламента бизнес-процесса;
выбрать инструменты, реализующие методологию IDEF;
разработать регламент бизнес-процесса. «Управление документооборотом».

Предмет исследования – процессный подход

Объект исследования – разработка регламента.

Информационное обеспечение исследования: в курсовой работе использовались научные материалы, взятые из научных сборников и журналов, а также учебные и учебно-методические пособия, которые составили теоретическую основу работы.

Структура курсовой работы. Работа состоит из 2-х глав. В первой главе освящаются общие вопросы процессного подхода, во второй – методологические основы и практические приемы разработки регламента с использованием методологии IDEF.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1.1. Основные понятия процессного подхода

Процессный подход является одной из концепций управления, которая в конечном итоге сформировалась в 80 - х годах прошлого века. В соответствии с этой концепцией вся деятельность организации рассматривается как совокупность процессов. Чтобы управлять, вам нужно управлять процессами. Он стал одним из ключевых элементов улучшения качества.

Основной концепцией, использующей подход к процессу, является концепция процесса [1-3]. Существует несколько определений, но наиболее часто используемым определением является ISO 9001. "Процесс-это набор взаимосвязанных и интерактивных действий, которые превращают входные данные в продукты". Важным компонентом этого процесса, который не отражен в этом определении, являются систематические действия. Действия процесса должны быть повторяющимися, а не случайными.

Бизнес - процесс или бизнес - метод представляет собой совокупность взаимосвязанных, структурированных действий или задач людьми или оборудованием, которое в определенной последовательности производят продукт или услугу (обслуживает конкретный бизнес - цели) для конкретного клиента или клиентов. Бизнес-процессы происходят на всех организационных уровнях и могут быть или не быть видимыми для клиентов. Бизнес-процесс часто можно визуализировать (смоделировать) в виде блок-схемы последовательности действий с чередованием точек принятия решений или в виде матрицы процессов последовательности операций с правилами релевантности, основанными на данных в процессе. Преимущества использования бизнес-процессов включают повышение удовлетворенности клиентов и повышение гибкости реагирования на быстрые изменения рынка. Организации, ориентированные на процессы, преодолевают барьеры структурных подразделений и стараются избегать функциональных проблем.

Бизнес-процесс начинается с цели миссии (внешнего события) и заканчивается достижением бизнес - цели обеспечения результата, обеспечивающего ценность для клиента. Кроме того, процесс может быть разделен на подпроцессы (декомпозиция процесса), конкретные внутренние функции процесса. Бизнес-процессы могут также иметь владельца процесса, ответственного за обеспечение бесперебойной работы процесса от начала до конца.

Вообще говоря, бизнес-процессы могут быть организованы в три типа, согласно фону Розингу и др.:

Операционные процессы, которые составляют основной бизнес и создают первичный поток создания ценности, например, принимая заказы от клиентов, открывая счет и производя компонент

Процессы управления, процессы, которые контролируют операционные процессы, включая корпоративное управление, бюджетный надзор и надзор за сотрудниками

Вспомогательные процессы, которые поддерживают основные операционные процессы, например, бухгалтерский учет, набор персонала, колл-центр, техническая поддержка и обучение технике безопасности.

Несколько иной подход к этим трем типам предлагает Кирхмер:

Операционные процессы, которые направлены на надлежащее выполнение оперативных задач объекта; здесь персонал "справляется"

Процессы управления, обеспечивающие надлежащее ведение операционных процессов; Здесь менеджеры «обеспечивают эффективные и действенные рабочие процессы»

Процессы управления, которые гарантируют, что предприятие работает в полном соответствии с необходимыми правовыми нормами, руководящими принципами и ожиданиями акционеров; Здесь руководители следят за соблюдением «правил и рекомендаций для успеха в бизнесе».

Сложный бизнес-процесс может быть разбит на несколько подпроцессов, которые имеют свои собственные атрибуты, но также способствуют достижению общей цели бизнеса. Анализ бизнес-процессов обычно включает в себя отображение или моделирование процессов и подпроцессов вплоть до уровня активности / задачи. Процессы могут быть смоделированы с помощью большого количества методов и приемов. Например, нотация моделирования бизнес-процессов - это метод моделирования бизнес-процессов , который можно использовать для рисования бизнес-процессов в визуализированном рабочем процессе. Хотя разложение процессов на типы и категории процессов может быть полезным, необходимо соблюдать осторожность, так как это может привести к пересечению. В конце концов, все процессы являются частью в значительной степени унифицированного результата, одного из «создания потребительской ценности». Эта цель достигается с помощью управления бизнес-процессами, целью которого является анализ, улучшение и внедрение бизнес-процессов.

Бизнес-процессы включают в себя набор последовательных подпроцессов или задач с альтернативными путями, в зависимости от применимых условий, выполняемых для достижения определенной цели или получения заданных результатов. Каждый процесс имеет один или несколько необходимых входов. Входные и выходные данные могут быть получены или отправлены другим бизнес-процессам, другим организационным подразделениям или внутренним или внешним заинтересованным сторонам.

Бизнес-процессы предназначены для управления одним или несколькими бизнес - функциональными подразделениями и подчеркивают важность « цепочки процессов », а не отдельных подразделений.

В общем, различные задачи бизнес-процесса могут быть выполнены одним из двух способов:

вручную
с помощью систем обработки бизнес- данных, таких как системы ERP

Как правило, некоторые задачи процесса выполняются вручную, а некоторые - на компьютере, и эти задачи можно упорядочить разными способами. Другими словами, данные и информация, которые обрабатываются в процессе, могут проходить через ручные или компьютерные задачи в любом заданном порядке.

Бизнес-процессы должны включать в себя своевременные и точные отчеты для обеспечения эффективных действий. Примером этого является наличие отчетов о статусе заказа на поставку для контроля доставки поставщика, как описано в разделе об эффективности выше. Есть множество примеров этого в каждом возможном бизнес-процессе.

Другим примером из производства является процесс анализа отказов линии, происходящих в цехе. Этот процесс должен включать систематический периодический анализ отклонений по причине и представлять результаты в соответствующем информационном отчете, в котором указаны основные причины и тенденции в этих причинах, чтобы руководство предприняло корректирующие действия для контроля отклонений и удержания их в приемлемых пределах. Такой процесс анализа и суммирования событий отклонения линии явно превосходит процесс, который просто исследует каждый отдельный отказ по мере его возникновения.

Владельцы и операторы бизнес- процессов должны понимать, что улучшение процессов часто происходит с введением соответствующих отчетов о транзакциях, операциях, основных событиях, исключениях или MIS, если они сознательно используются для повседневного или периодического принятия решений. Мы надеемся, что благодаря этому пониманию появится желание инвестировать время и другие ресурсы в улучшение бизнес-процессов путем внедрения полезных и актуальных систем отчетности.

Достижения в области информационных технологий за последние годы изменили бизнес-процессы внутри и между предприятиями. В 1960-х операционные системы имели ограниченную функциональность, и любые используемые системы управления рабочими процессами были специально разработаны для конкретной организации. В 1970–1980-х годах были разработаны подходы, основанные на данных, по мере совершенствования технологий хранения и поиска данных. Моделирование данных, а не моделирование процессов было отправной точкой для построения информационной системы. Бизнес-процессы должны были адаптироваться к информационным технологиям, потому что моделированием процессов пренебрегали. Сдвиг в сторону процессно-ориентированного управления произошел в 1990-х годах. Появилось программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия с такими компонентами управления рабочими процессами, как SAP, Baan, PeopleSoft , Oracle и JD Edwards , а также системы управления бизнес-процессами (BPMS).

Мир электронного бизнеса вызвал необходимость автоматизации бизнес-процессов в организациях, что, в свою очередь, привело к необходимости стандартизированных протоколов и языков компоновки веб-сервисов, понятных для всей отрасли. Моделирование бизнес - процессов нотация (BPMN) и Business Motivation Model (ВММ) широко используются стандарты для бизнес - моделирования. Рабочая группа по бизнес-моделированию и интеграции доменов (BMI DTF) - это консорциум поставщиков и компаний-пользователей, который продолжает совместную работу по разработке стандартов и спецификаций для содействия совместной работе и интеграции людей, систем, процессов. и информация внутри и между предприятиями.

На последние тенденции в BPM оказывают влияние появление облачных технологий, распространенность социальных сетей , мобильных технологий и развитие аналитических методов. Облачные технологии позволяют компаниям приобретать ресурсы быстро и по мере необходимости независимо от их местоположения. Социальные сети, веб-сайты и смартфоны - это новейшие каналы, с помощью которых организации обращаются к своим клиентам и поддерживают их. Обилие данных о клиентах, собираемых по этим каналам, а также посредством взаимодействия с колл-центром, электронной почты, голосовых вызовов и опросов клиентов, привело к огромному росту аналитики данных, которая, в свою очередь, используется для управления производительностью и улучшения способов, которыми компания обслуживает своих клиентов.

1.2. Моделирование бизнес-процессов в стандарте IDEF

Подробные спецификации на стандарты IDEF можно найти на сайте http://www.idef.com [1,8].

С 1999 аббревиатуру IDEF обычно расшифровывают как Integration DEFinition. Языки IDEF были разработаны в рамках проекта ICAM ВВС США. Поскольку эти языки, с одной стороны, являются официальными американскими стандартами, а с другой стороны открытыми (т.е. могут быть свободно используемыми), они были в короткие сроки поддержаны инструментами CASE .

Приведем краткую характеристику разделов IDEF.

IDEF0 - это метод моделирования системных или бизнес-решений и действий, основан на методе структурированного анализа и проектирования.

IDEF1 - это метод для анализа и моделирования требований. Особое значение сегодня имеет IDEF1X, определение для моделирования данных.

IDEF2 - это метод разработки имитационных моделей и динамики системы карт.