Файл: Определение, основные задачи, функции бухгалтерского учета.(Сущность кассовых операций, нормативно-правовое регулирование их учета и аудита).pdf

2.2. Организация учета кассовых операций на предприятии

Наличные расчеты в ООО «Престиж» осуществляются через кассу организации.

Помещение кассы в организации расположено в здании офиса, рядом с кабинетом главного бухгалтера. Помещение оборудовано сейфом, сигнализацией. Окно выдачи оформлено решеткой типа «Солнце». Кассир выполняет свои должностные обязанности в соответствии с Должностной инструкцией (Приложение 4). Договор о полной материальной ответственности с кассиром не заключен.

Лимит остатка кассы на 2017 год установлен в ООО «Престиж» приказом (Приложение 5) за подписью руководителя организации и главного бухгалтера.

В качестве расчетного периода для установления лимита остатка кассы принят период с 27 января по 14 апреля 2016 года, в котором 55 рабочих дней. За этот период наличная выручка организации составила 1375147 руб. Организация сдает выручку в банк каждые три дня.

Размер лимита исходя из наличной выручки составил 75 тыс. руб. (1375147 руб. : 55 дн. x 3 дн.).

Поступление денежных средств в кассу организации осуществляется в результате оприходования полученных в банке наличных денежных средств, оплаты покупателями отгруженных товаров наличными денежными средствами, возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

При каждом поступлении наличных денег в кассу ООО «Престиж» оформляется приходный кассовый ордер (Приложение 6) в одном экземпляре.

Данный документ может заполняться ручным или автоматизированным способом, в любом случае имеет большое значение наличие подписей ответственных лиц и отсутствие помарок при его оформлении.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей. При оформлении прихода в кассу сам приходный ордер с подписью ответственных лиц остается в бухгалтерии, квитанция к приходному ордеру с подписью ответственных лиц и печатью передается плательщику средств в подтверждение совершенной платежной операции при одновременной регистрации ее в журнале регистрации кассовых документов.

В основании приходного кассового ордера ООО «Престиж» отражается содержание операции по приходу средств, в приложении перечисляются документы - основания. Также в документе отражается номер корреспондирующего счета, код структурного подразделения компании, принимающего деньги, наличие и сумма НДС по операциям.

Поступление денежных средств в кассу предприятия отражается по дебету активного счета 50 «Касса». Бухгалтерские записи по отражению поступления наличных денежных средств в кассу предприятия представлены в таблице 3.

Таблица 3

Бухгалтерские записи по оформлению поступления денежных средств в кассу ООО «Престиж»

Расходование денежных средств из кассы организации осуществляется на выплату заработной платы, оплату командировочных и хозяйственных расходов через подотчетных лиц.

Для выплаты заработной платы сотрудникам ООО «Престиж» кассир получает по чеку в банке запрашиваемую сумму. Выплаты работникам осуществляют в течении трех дней. Невыданные суммы заработной платы возвращают на расчетный счет.

Выдачу наличных денег из кассы ООО «Престиж» оформляется расходным кассовым ордером (Приложение 7) при обязательном присутствии подписей руководителя организации и главного бухгалтера, кассира, а также лица, получившего деньги.

Расходный кассовый ордер, введенный к применению указанным выше постановлением, также отражает проведение операций с денежными средствами. Особенностью этого документа является отражение расходных операций.

Расходный кассовый ордер оформляется в ООО «Престиж» вручную или при помощи автоматизированного способа с применением бухгалтерской программы в одном экземпляре. Документ оформляется в момент выдачи средств в строгом соответствии с правилами при отсутствии помарок, регистрируется в журнале регистрации кассовых документов.

Расходный кассовый ордер в обязательном порядке подписывается директором, либо по доверенности уполномоченным на это лицом, главным бухгалтером. При наличии разрешительной документации в качестве приложения к расходным кассовым ордерам (заявлений, счетов и пр.) подпись руководителя не является обязательной.

Аналогично приходному ордеру, в расходном кассовом ордере также отражаются основание расходной операции, получатель средств, документы-основания в строке «Приложения».

Выдача денежных средств в учете ООО «Престиж» отражается по кредиту активного счета 50 «Касса». Бухгалтерские записи по отражению выбытия наличных денежных средств из кассы предприятия представлены в таблице 4.

Все расходные и приходные кассовые ордера должны регистрироваться в специальном журнале кассовых документов. Но в организации этого не делается. Журнал не заполняется. Главному бухгалтеру необходимо разъяснить кассиру важность оформления данного документа и наладить систематический контроль за оформлением кассовой документации.

Таблица 4

Бухгалтерские записи по оформлению выбытия денежных средств из кассы ООО «Престиж»

Денежные документы в кассе ООО «Престиж» отсутствуют.

Текущий учет движения денежных средств в кассе ведется кассиром в кассовой книге (Приложение 8). Составлена она с соблюдением законодательства: страницы пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью. Книга подписана руководителем организации и главным бухгалтером. Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер ООО «Престиж».

В организации регулярно проводятся инвентаризации наличных денежных средств. Для проведения инвентаризации в ООО «Престиж» издается приказ (Приложение 9), который подписывается директором. В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации.

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе в организации проводится ежемесячно. Проводится она путем фактического пересчета наличных денежных средств в кассе на дату проведения инвентаризации.

До начала работы комиссия проверяет наличие оформленных на момент инвентаризации последних кассовых отчетов или соответствующих приходных и расходных документов.

Далее члены инвентаризационной комиссии пересчитывают денежные средства. Проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются все денежные средства при обязательном участии материально ответственных лиц.

По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение 10). Он составляется в двух экземплярах: один - передается в бухгалтерию, второй - остается у кассира.

Акты подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. При проверке фактического наличия денежных средств в случае смены материально ответственных лиц принявший денежные средства работник ООО «Престиж» расписывается в акте в получении, а сдавший - в сдаче этих денежных средств.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе в ООО «Престиж» в ноябре 2016 года была выявлена недостача денежных средств на сумму 341 руб., которая была отнесена на виновное лицо (кассира). Данная недостача была погашена кассиром наличными деньгами в кассу организации. Результаты инвентаризации кассы были отражены в учете ООО «Престиж» записями, представленными в таблице 5.

Таблица 5

Бухгалтерские записи от отражению результатов инвентаризации наличных денежных средств в ООО «Престиж»

Таким образом, проведя анализ организации бухгалтерского учета операций с наличными денежными средствами в ООО «Престиж» можно сделать выводы о том, что учет кассовых операций в целом ведется в соответствии с нормативными актами. В качестве недостатков учета следует отметить:

1. нарушение правил оформления первичной кассовой документации, в том числе расходных кассовых ордеров и кассовой книги;
2. низкий уровень внутреннего контроля, который выражается в отсутствии сроков проведения инвентаризации кассы, инвентаризационной комиссии, внезапных инвентаризаций;
3. отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
4. отсутствие Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, Журнала регистрации расчетно-платежных ведомостей, Журнала учета расчетов с депонентами, реестра депонированных сумм;
5. искажение остатка кассовой наличности на начало и конец в кассовой книге в результате арифметических ошибок.

В связи с этим необходима разработка комплекса мер, направленных на устранение выявленных недостатков и совершенствование организации учета кассовых операций в ООО «Престиж».

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию организации учета кассовых операций в ООО «Престиж»

В соответствии с положениями статьи 15.1. Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (с изм. и доп.) нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому главному бухгалтеру необходимо провести с кассиром разъяснительную работу о правилах оформления кассовых операций.

Кроме того, для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям необходимо вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

До передачи в кассу в бухгалтерии ООО «Престиж» должны регистрироваться приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы - платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и др. в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Для усиления контроля за сохранностью наличных денежных средств организации в течение отчетного года целесообразно проводить внеплановые инвентаризации по отдельному приказу руководителя организации

С целью контроля за проведением инвентаризации в ООО «Престиж» целесообразно проводить по распоряжению руководителя контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и кассира.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций должны оформляться актом и регистрироваться в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Основной комплекс мероприятий по совершенствованию организации учета кассовых операций в ООО «Престиж» носит организационный характер (проведение инструктажа о правилах оформления кассовой документации с сотрудниками, проведение внеплановых инвентаризаций, арифметическая сверка расчетов и т.д.) не требует дополнительных материальных затрат, так как входят в должностные обязанности главного бухгалтера, и направлены на усиление контроля за осуществлением наличных денежных расчетов со стороны главного бухгалтера.