Файл: Документирование и инвентаризация (Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в экономической деятельности организации).pdf

Исправлять записи в кассовых и банковских документах не разрешается.

Все документы, которые поступили в бухгалтерию, тщательно проверяются. И только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.

Каждый документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.

С формальной стороны проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, в том числе и подписи распорядителей и исполнителей.

Проверка документов по существу состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, нормативам, сметам и т.п.

Арифметическую проверку документов производят путем таксировки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей.

Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам.

Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, которая является обязательной для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота является важным условием правильной постановки бухгалтерского учета.

Итак, для ведения документооборота главное определить структуру предприятия и виды деятельности. Данные аспекты позволять руководству правильно установить порядок документооборота, что позволит своевременно составить план развития предприятия и распределить средства.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в которой проверяются и документально подтверждаются наличие, их оценка и состояние ,снятия остатков.

Инвентаризации подлежат:

-все имущество, принадлежащее организации, вне зависимости от его местонахождения;

-все виды финансовых обязательств организации (займы ,кредиторская задолженность, кредиты банков и резервы);

-остальные виды имущества, не принадлежащие организации, но отраженные в бухгалтерском учете (обычно это имущество отражается на за балансовых счетах, например 004, 001);

---

-имущество, которое не учтенное по каким-либо причинам.

Основные цели инвентаризации:

1) проверка полноты отражения обязательств в учете.

2) отражения фактического наличия имущества торганизации;

3) сопоставление наличия имущества фактического с данными бухгалтерского учета;

Различают внезапную и плановую, полную и частичную инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся в организации (предприятии) в заранее установленные сроки.

Внезапные инвентаризации проводятся неожиданно для ответственного лица, чтобы установить наличие ценностей и выявить факты хищения, и недостачи (например, инвентаризацию кассы проводят внезапно).

Инвентаризация полная проводится включая все виды имущества и финансовые обязательства организации.

  Наиболее обширной и трудоемкой  инвентаризацией  является  годовая.  При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных  ценностей, а так же   и состояние расчетов  с дебиторами,  обоснованность  сумм  созданных фондов и резервов , реальность задолженности кредиторской и других пассивов.

Инвентаризация частичная охватывает несколько или один вид обязательств или имущества (например, только денежные средства, ценности).

Обязательное проведение инвентаризации:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, и т.д.;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3)при смене материально-ответственного лица (на день приема-передачи дел);

4)при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей и имущества;

5)в случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6)при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

7) а так же в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

ГЛАВА 2. Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в экономической деятельности организации.

Очень важно понимать всю важность инвентаризации и контроля товарно-материальных ценностей и движения денежных средств. Результаты инвентаризации – это основная составляющая функционирования организации, так как тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Именно для этого инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения.

---

Для составления планов на долгосрочную перспективу руководство опирается на результаты инвентаризации и данным бухгалтерского учета. При отсутствии этих данных организация работает вяло и не может своевременно спланировать или скоординировать работу предприятия для более эффективной производительности.

Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без сомнения, в каждой организации имеются испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про которые все забыли. Благодаря инвентаризации они могут быть выявлены, а в последствии списаны.

Инвентаризация просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить расследование.

Инвентаризация – это еще и контроль за деятельностью материально-ответственного лица, таким образом инвентаризация несет еще и контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально-ответственное лицо могло бы использовать в своих интересах товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует над собой контроль.

Таблица 1

Функции инвентаризации и их содержание

Наименование функции	Содержание функции
1. Информационная	Дает необходимую информацию о наличии и движении ценностей в организации
2. Санитарная	Помогает списать ненужные или испорченные ценности
3. Контрольно-ревизионная	Выявляет недостачи, излишки, пересортицу ценностей, на основании чего выявляются виновники
4. Административная	Накладывает штраф или вычитает из заработной платы сумму недостач у материально ответственного лица
5. Методико-корректирующая	На основе выявленных ошибок в ходе проведения инвентаризации, разрабатываются методы их исправления и недопущения в будущем

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают:

• полную - инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.
• частичная охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, материалы и т.д.

Объектами инвентаризации выступают:

• денежные средства,
• основные средства,
• нематериальные активы,
• финансовые вложения,
• производственные запасы,
• товары ,готовая продукция ,
• прочие запасы,
• прочие финансовые активы,
• кредиторская задолженности,
• кредиты банков, займы, резервы.

---

Каждая опись (акт) составляется не менее чем в двух экземплярах и оформляется документом унифицированной формы. Формы обязательны к применению организациями всех форм собственности. В таблице 1 можно увидеть наименования форм и их номера .

Таблица 2

Формы инвентаризационных описей (актов)

Номер формы	Наименование формы
ИНВ-1	Инвентаризационная опись основных средств
ИНВ-1а	Инвентаризационная опись нематериальных активов
ИНВ-2	Инвентаризационный ярлык
ИНВ-3	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
ИНВ-4	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-5	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
ИНВ-6	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-8	Акт инвентаризации драгоценных металлов , изделий из них
ИНВ-8а	Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
ИНВ-9	Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
ИНВ-10	Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
ИНВ-11	Акт инвентаризации расходов будущих периодов
ИНВ-15	Акт инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16	Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
ИНВ-17	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Приложение к форме № ИНВ-17	Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Таким образом, полная и точная проверка имущества и движения финансовых средств позволит руководству в полной мере воспользоваться всеми основными функциями инвентаризации и составить, при необходимости, план корректирующих мероприятий для правильной работы предприятия. Так же инвентаризация позволит вести контроль над уровнем профессионализма коллектива и своевременно провести работу по повышению уровня квалификации.

---

ГЛАВА 3. Проведение инвентаризации на предприятии

Любое предприятие, занимающееся розничной торговлей, имеет сеть магазинов, где представлен широкий ассортимент товаров. Поставщиками являются российские и зарубежные производители

Основным способом проверки финансового состояния торговли является инвентаризация. Основная цель – выявить недостачу или излишки товара и проверить работу сотрудников. При правильном ведении отчетов для работников нет никакой угрозы нахождения недостачи и производят расчет заработной платы.

При проведении инвентаризации не учитывается товар и всегда есть документальное подтверждение:

• по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или другими, их заменяющими документами;
• по отгруженным – копиями предъявленных покупателями документов (платежных поручений, векселей);
• по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка;
• по находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации .

При определенных обстоятельствах инвентаризация проводиться обязательно и является внеплановой:

1. При смене торговой бригады торгового зала и склада;
2. При возникновении подозрений о нарушении порядка и хищении имущества, выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

Смена торговой бригады позволяет обезопасить работников и определить сумму финансовой ответственности для новых сотрудников.

Более подробно рассмотрим этапы проведения такой инвентаризации и для этого проверки подвергают товар в торговом зале, денежные средства в кассе и товар на складе. Материальная ответственность – коллективная.

Сотрудниками проводиться подготовительная работа:

• Товары рассортированы и разложены по наименованиям и сотам;
• В зале проводиться сверка ценников на всю продукцию;
• На складе так же проводиться сортировка товара.

На день инвентаризации магазин закрывается и так же подготавливается отчет о движении денежных средств (отчет касс), отчет о движении материальных ценностей и выведен остаток денежных средств на начало проведения инвентаризации (остаток на складе и в торговом зале).

---