Файл: 1 Ознакомление с предприятием с организационнораспорядительными документами.docx
Добавлен: 18.03.2024
Просмотров: 11
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
| ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………... | 3 |
| 1 Ознакомление с предприятием с организационно-распорядительными документами ………………………………………….. | 3 |
| 1.1 История создания организации ……………………………………………. | 3 |
| 1.2 Характеристика организации ……………………………………………… | 3 |
| 1.3 Структура управления предприятием …………………………………….. | 4 |
| 1.4 Структура службы ДОУ ………………………………………………….... | 4 |
| 1.5 Документ, по которому оформляются документы ……………………….. | 4 |
| 1.6 Должностная инструкция секретаря и ЛНА, регламентирующие работу службы ДОУ на предприятии ………………………………………………….. | 4 |
| 2 Организация и планирование деятельности секретаря ………………... | 4 |
| 2.1 Планирование деятельности секретаря …………………………………… | 4 |
| 2.2 Ежедневные дела …………………………………………………………… | 4 |
| 2.3 Блокнот для текущей информации ………………………………………... | 5 |
| 3 Организация рабочего места руководителя и секретаря с учетом требований ТБ ………………………………………………………………….. | 5 |
| 3.1 Рабочее место руководителя ………………………………………………. | 5 |
| 3.2 Рабочее место секретаря …………………………………………………… | 5 |
| 4 Ведение журнала разъездов работников организации ………………….. | 6 |
| 4.1 Журнал разъездов работников …………………………………………….. | 6 |
| 4.2 УРФ разъездов работников ………………………………………………... | 6 |
| 5 Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками ………………………………………………………………….. | 6 |
| 5.1 Диалог с посетителем ……………………………………………………… | 6 |
| 5.2 Посетители ………………………………………………………………….. | 6 |
| 6 Организация и бронирование переговорных комнат. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе …………………………………………. | 7 |
| 6.1 Организация и бронирование переговорных комнат ……………………. | 7 |
| 6.2 Организация чайного стола ……………………………………………….. | 7 |
| 7 Обеспечение соединения руководителя с внутренними и внешними структурами по телефону …………………………………………………….. | 7 |
| 7.1 Телефонное обслуживание ………………………………………………… | 7 |
| 7.2 Телефонограммы, факсограммы и внутренняя телефонная сеть ……….. | 8 |
| ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………….. | 8 |
| Приложение А «Рабочее место руководителя» ……………………………. | 9 |
| Приложение Б «Рабочее место секретаря» …………………………………. | 10 |
| Приложение В «Регистрационная форма разъездов работников» ……… | 11 |
ВВЕДЕНИЕ
Я, студент группы ДОУ-2/20 проходила практику в МБОУ «ООШ № 12».
В ходе прохождения практики мной были изучены:
-
характеристика предприятия; -
работа секретаря; -
организация рабочего места секретаря и руководителя; -
прием посетителей; -
сервировка стола; -
проведение совещаний; -
телефонные разговоры.
Я наблюдала за приемом посетителей, телефонными разговорами.
1 Ознакомление с предприятием с организационно-распорядительными документами, регламентирующими документационное обеспечение управления и архивоведение, и безопасность труда.
1.1 История создания организации
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Основная общеобразовательная школа № 12» (МБОУ «ООШ № 12») была создана в ноябре 1989 года, а до этого там была какая-то школа, потом там был техникум.
Сначала школа № 12 была в городе Чайковский, но потом объединилась с поселком Буренка и с селом Зипуново.
1.2 Характеристика организации
МБОУ «ООШ № 12» разделена на 3 подразделения, которые находятся по адресу:
-
г. Чайковский, ул. Советская, д. 2а; -
г. Чайковский, п. Буренка, ул. Клубная, д. 10/ ул. Центральная, д. 12; -
г. Чайковский, с. Зипуново, ул. Зеленая, д. 3.
1.3 Структура управления предприятием
1.4 Структура службы ДОУ
В структуре службы ДОУ всего один человек – секретарь.
1.5 Документ, по которому оформляются документы
В организации нет инструкции по делопроизводству. Все документы оформляются с учетом стандартов, которые прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
1.6 Должностная инструкция секретаря и ЛНА, регламентирующие работу службы ДОУ на предприятии
| № п/п | Наименование документа | Кол-во разделов | Кол-во страниц | Дата утверждения | Кто составитель | С кем согласован |
| 1 | Должностная инструкция | 5 | 17 | 21.09.2017 | Секретарь | Секретарь |
2 Организация и планирование деятельности секретаря.
2.1 Планирование деятельности секретаря
Секретарь осуществляет планирование своей деятельности в ежедневнике.
2.2 Ежедневные дела
В перечень ежедневных дел секретаря входят:
-
организация работы приемной; -
создание и регистрация документов; -
учет посещения сотрудников; -
прием сотрудников и посетителей по личным вопросам.
2.3 Блокнот для текущей информации
В блокноте для текущей информации отмечены дни недели с датами, есть закладки, на которых указаны месяца.
3 Организация рабочего места руководителя и секретаря с учетом требований ТБ.
3.1 Рабочее место руководителя
Схема рабочего места находится в приложении А.
В кабинете руководителя есть шкаф для одежды, зона отдыха и туалет. Нет зоны отдыха. Рабочее место находится перед столом для совещания. На рабочем месте руководителя находится:
-
ноутбук для работы; -
проектор для проведения совещания; -
телефон для связи с секретарем; -
лоток с документами на подпись; -
канцелярские принадлежности.
Документы, предоставленные на подпись руководителю, не зарегистрированы. В кабинете 6 мест для совещания.
3.2 Рабочее место секретаря
Схема рабочего места секретаря в приложении Б.
В зоне ожидания посетителей стоит диван и журнальный столик, на котором находятся журналы, рядом расположена вешалка с зеркалом.
В зоне приема посетителей находится стул, канцелярские принадлежности, бумага для заметок.
В рабочей зоне ящике тумбочке хранятся документы, а в другом ящике находятся канцелярские принадлежности. На рабочем месте секретаря следующая оргтехника:
-
персональный компьютер; -
принтер, ксерокс; -
календарь; -
телефон; -
канцелярия; -
лотки с журналами регистрации и текущей документацией.
4 Ведение журнала разъездов работников организации Координация работы курьеров и водителей организации Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей. Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.
4.1 Журнал разъездов работников
В организации нет журнала разъездов работников, если сотрудники куда-то едут, то оповещают устно.
4.2 УРФ разъездов работников
Регистрационная форма разъездов работников в приложении В.
5 Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей при учете посетителей и оформление пропусков. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
5.1 Диалог с посетителем
– Добрый день! Какой вопрос Вас интересует? Как к вам обращаться?
*Имя Отчество*, напишите, пожалуйста, заявление.
5.2 Посетители
В организацию чаще всего приходят посетители, которые хотят поступить или перевестись в школу
В кабинет к руководителю без предварительной записи или предупреждения никому нельзя.
Время приема по личным вопросам никак не обозначено. Руководитель может принять посетителя сразу, а если его нет на рабочем месте, то секретарь записывает посетителя на прием в удобный для посетителя день и время.
В организации нет УРФ для приема по личным вопросам, секретарь записывает посетителя на прием в своем ежедневнике на нужную дату и время. Также нет карточек приема по личным вопросам, и нет визиток.
6 Организация и бронирование переговорных комнат. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
6.1 Организация и бронирование переговорных комнат
Все совещания в организации проводятся только в кабинете руководителя, для этого секретарь подготавливает:
-
необходимые документы и материалы для совещания; -
канцелярию для участников, воду; -
проверяет техническое оборудование; -
оповещает участников по телефону (называет конкретную дату, время и место).
В кабинете руководителя есть стол для совещаний на 6 человек, если понадобиться, то есть дополнительные стулья, также в кабинете имеется проектор.
Переговорные комнаты не бронируются, так как в этом нет необходимости.
6.2 Организация чайного стола
На поднос секретарь ставить две чашки с блюдцами для руководителя и посетителя, на блюдце кладут чайную ложку и пакетик чая/кофе, также ставится блюдце со сладостями (чаще всего это конфеты).
Секретарь наливает в чашки кипяток и относит поднос в кабинет руководителя.
7 Обеспечение соединения руководителя с внутренними и внешними структурами по телефону. Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации. Регистрация поступающих телефонных звонков. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
7.1 Телефонное обслуживание
Деятельность по осуществлению телефонного обслуживания не регламентируется. Запись поступающих вопросов не ведется. Если секретарь занят и не может ответить на звонок, то отвечает Зам. Директора по УВР.
7.2 Телефонограммы, факсограммы и внутренняя телефонная сеть
В организации не используются ни телефонограммы, ни факсограммы, потому используют только телефон. При входящих звонках секретарь перенаправляет абонента к нужному специалисту или руководителю, если потребуется.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
За время прохождения производственной практики я:
-
смогла достичь цели практики и решать задачи, обозначенные в программе практики; -
овладела алгоритмом решения поставленных передо мной задач профессиональной деятельности; -
поняла, какие трудовые функции я формировала в процессе профессиональной деятельности; -
самостоятельно регистрировала документы, составляла приказ, оформляла прибывших и выбывших, организовывала рабочее время.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Рабочее место руководителя
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Рабочее место секретаря
ПРИЛОЖЕНИЕ В
Регистрационная форма разъездов работников
