Файл: Роль информационных технологий в документационном обеспечении управления персоналом организации.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 19.03.2024
Просмотров: 10
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»
ИНСТИТУТ ОТКРЫТОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Институт управления персоналом, социальных и бизнес-коммуникаций
Кафедра управления персоналом
ЭССЕ
по дисциплине «Кадровое администрирование и ЭДО»вариант (тема) «Роль информационных технологий в документационном обеспечении управления персоналом организации»
Выполнил(а) студент(ка)
заочной формы обучения
Направление Управление персоналом
Образовательная программа управление персоналом
3 курса Б-УП-(УПО-2)19/1 группы
№ студенческого билета
(
(личная подпись)
(инициалы, фамилия)
зачетной книжки) 112137 _______________ Саралем А.М.
Проверил преподаватель
_
(личная подпись)
(инициалы, фамилия)
______доцент__________ ________________ Лаас Н.И.
(ученая степень, звание)
Москва – 2022
В наше время трудно переоценить роль использования информационных технологий в управлении предприятием, а также в других отраслях общественной жизни, наблюдается тенденция к существенным переменам во всех областях, где присутствуют человеческие ресурсы. Руководители компаний стараются максимально оптимизировать все процессы и современная сфера рекрутинга не стала исключением – в нее также активно внедряются новые решения, которые помогают автоматизировать их работу и сократить издержки.
Развитие информационных технологий организационного управления и документационного обеспечения дает возможность делать кадровый учет оперативным и обрабатывать данные в режиме реального времени, кроме того, теперь вероятность ошибки в результате человеческого фактора намного ниже благодаря внедрению новых подходов. Если огрехи уже были допущены, с помощью современных инструментов их гораздо легче исправлять. При использовании описанных систем можно максимально охватить все сферы деятельности внутри организации. Основная причина – это единое пространство, в котором принимаются решения.
Информационные технологии в управлении персоналом — это совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение и транспортировку информации по кадрам с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их эффективности, надежности и оперативности.
Важнейшими стадиями автоматизированных информационных технологий управления персоналом являются:
• сбор и обработка данных о персонале и первичная информация с последующей результативностью;
• передача результатов информации для принятия управленческих решений.
Приведем классификацию автоматизированных информационных технологий управления персоналом по следующим признакам;
• по способу реализации в информационных системах;
• по степени охвата технологий и задач управления;
• по типу пользовательского интерфейса.
Она может быть полезна на любом уровне управления, и в первую очередь, для служб управления персоналом. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления персоналом и используется для структуризации решаемых задач в сфере управления кадрами.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) работника кадровой службы- это совокупность организационно-программных технических ресурсов, обеспечивающих специалисту по персоналу сбор персональных данных, их автоматизацию и автоматизацию управленческих функций в области управления персоналом.
Комплекс задач по управлению персоналом:
• учет и оформление приема, перемещения, отпуска, командировок и увольнения персонала;
• ведение базы данных (далее – БД) кандидатов на вакантные должности;
• наполнение БД по кандидатам;
• ведение штатного расписания;
• ведение кадрового делопроизводства;
• комплексные программы, реализующие функции делопроизводства, обучения, профотбора, аттестации;
Реализация в информационной системе организации управления персоналом требует наличия следующих составляющих программного обеспечения:
• Модуль кадрового учета — для поддержки непосредственной работы менеджера кадровой службы.
• Модуль управления штатным расписанием — для планирования численности работников и фонда заработной платы.
• Модуль «База данных» — для ввода данных и редактирования таблиц с информацией о сотрудниках; визуального контроля информации и просмотра архивной информации по уволенным сотрудникам.
• Модуль расчета заработной платы — для распределения и расчета заработной платы.
• Система управления документами (СУД) — для документального обеспечения управления персоналом.
• Юридическая справочная система — для соблюдения всех правовых норм и выполнения инструкций.
• Справочная информация — для получения всевозможной справочной информации по кадровым вопросам.
В последнее время на российском рынке появилось значительное число интегрированных систем западных разработчиков, таких, как R/3 фирмы SAP, Baan (Baan), Oracle Applications (Oracle).
Документационное обеспечение управления или документооборот — отдельное направление деятельности предприятия, осуществляемое, как правило, специальным подразделением, контролирующим процессы документирования и организующим работу со всеми видами официальных документов, как поступающих извне, так и разрабатываемых внутри компании.
Ни одна компания не может осуществлять ни внешнюю, ни внутреннюю деятельность без документов. С их помощью оформляют взаимоотношения с работниками и деловыми партнерами, транслируют управленческие решения, дают обратную связь, осуществляют сопровождение производственной и финансовой деятельности.
К документам, которые сопровождают внутреннюю деятельность компании, относятся разного рода записки — служебные, объяснительные, докладные, приказы и распоряжения, локальные нормативные акты, инструкции, положения.
Однако в настоящее время речь идет не об автоматизации отдельных функций, а о внедрении систем электронного документооборота (СЭД), так как обязательной составляющей эффективного управления является эффективный документооборот — непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять, поэтому системы электронного документооборота имеют особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.
Работа в этом направлении существенно облегчается за счет использования высокотехнологичных технических средств, специализированного ПО, прогрессивных технологий сбора, обработки и хранения информации. Грамотно организованное документационное обеспечение — гарантия эффективности управления, эффективной работы подразделений и самого предприятия в целом.
Таким образом, система представляет собой единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю данных, а современная система документационного обеспечения управления позволяет легко реализовать на практике: многопользовательский доступ с разделением по уровням, возможность архивации и организации хранения данных, работу с несколькими документопотоками и т.д.
Немаловажно, чтобы эта система документооборота могла функционировать с использованием уже имеющихся в компании технических средств и сопровождающих ее работу программных продуктов, чтобы не пришлось закупать новую технику и программное обеспечение.