Министерство образования и науки Пермского края

Государственное бюджетное профессиональное образовательное

учреждение

СОЛИКАМСКИЙ АВТОДОРОЖНО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

Исследовательская работа

На тему “Организация работы с документами”

Выполнила: Студентка,

дневного отделения

Гр. ОП-20-3

Стоян И.А

Соликамск 2023

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………….....31.Инструкция для организации работы с документами........................................................................……………..........4

2.Процесс документирования и организации работы с документами.........………………………………………………...…………..6

3. Особенности организации работы с входящими документами.....................................................................................................10

4. Организация работы с исходящими сообщениями............................................................…………………………12

5. Что необходимо учитывать при организации работы с конфиденциальными документами.........…………………………………..15

Введение

Процесс внутреннего документооборота предприятия отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени. Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне. Налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

Вы узнаете:

Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами. Что собой представляет процесс документирования и работы с документами. Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами. Чем может грозить неправильная организация работы с документами.

Инструкция для организации работы с документами

Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

Раздел «Общие положения» предусматривает:

• 
  информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
  
• 
  ответственность за невыполнение правил;
  
• 
  назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.
  

---

Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:

• 
  виды документов;
  
• 
  порядок оформления приложений и копий;
  
• 
  правила подготовки и согласования нормативов;
  
• 
  регламент использования документации исполнителями;
  
• 
  порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.
  

Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

Раздел «Документооборот» определяет основной порядок организации работы с документами:

• 
  прием поступающей (входящей) документации;
  
• 
  отправление исходящей документации;
  
• 
  основные инстанции документооборота;
  
• 
  учет его объема;
  
• 
  процедура движения документов между организационными единицами.
  

Раздел «Регистрация документов» отображает:

• 
  способы регистрации внутренних, входящих и исходящих бумаг;
  
• 
  сроки их оформления;
  
• 
  правила индексации документов.
  

Раздел «Организация справочной работы с документами» содержит:

• 
  принципы справочно-информационной работы в организации;
  
• 
  описание справочных массивов (электронных баз, картотек и др.);
  
• 
  порядок классификации и систематизирования справочных данных;
  
• 
  методику поиска информации.
  

Раздел «Контроль над исполнением документов» поясняет, как:

• 
  устанавливать категории непременно контролируемых документов;
  
• 
  ставить важные бумаги на контроль;
  
• 
  применять методики контроля (бланки контрольных карточек, пометки на документах);
  
• 
  устанавливать обязанности исполнителей; подытоживать данные контроля исполнительской дисциплины и сообщать их руководству.
  

Раздел «Оперативное сохранение документов» показывает, как:

• 
  обеспечивать сохранность документации делопроизводителями и другими подразделениями организации;
  
• 
  установить ответственных за хранение важных бумаг;
  
• 
  формировать дела для некоторых групп документации; создавать и пользоваться номенклатурой;
  
• 
  приводить дела в систему.
  

---

Раздел «Оформление документации для сдачи в архив» описывает:

• 
  какие документы уничтожаются, а какие передаются на хранение;
  
• 
  порядок подготовки дел к архивации;
  
• 
  правила составления описей и оформления дел;
  
• 
  процедуру передачи документации в архив.
  

Содержимое инструкции по делопроизводству (далее ИПД) обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами. Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения. Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов. Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами (рисунками), списком контрольных документов.

Процесс документирования и организации работы с документами

Организация работы с документами на предприятии требует обеспечения оптимальных условий для любых видов обработки бумаг – от их получения (создания) и до передачи в архив (уничтожения).

Полный цикл перемещения документов внутри компании с момента появления и до конца срока действия (отправки) создает внутренний документооборот.

Все действия с локальными деловыми бумагами можно выстроить в технологическую цепочку:

• 
  принятие входящей корреспонденции и ее предварительная систематизация (разметка) секретарем;
  
• 
  регистрация документации и подача руководителю на ознакомление;
  
• 
  визирование начальником каждой деловой бумаги с указанием принятого решения и передача их исполнителям;
  
• 
  реализация заданий, указанных на документах; контроль над их исполнением;
  
• 
  подшивка образовавшихся в ходе этого бумаг в дело;
  
• 
  применение документации в информационно-справочной работе;
  
• 
  установление сроков хранения, которые предусматривают дальнейшее использование документов, передача их на архивное хранение или уничтожение.
  

Документооборот организации включает в себя три группы документации:

• 
  поступающая извне (входящая);
  
• 
  внутренняя (локальная);
  
• 
  исходящая (отправляемая за пределы предприятия).
  

---

Каждая группа обладает своими нюансами обработки и передвижения.

Деятельность по реализации и контролю над исполнением официальных бумаг распространяется на входящие и внутренние документы, в виде исключения затрагивая исходящие. Начиная с этапа составления дел, все документальные группы проходят одинаковую процедуру, помимо входящей корреспонденции, которая хранится не более года и в архив не передается (за редкими исключениями).
В основу результативной организации работы с официальными документами заложена четкая дифференциация функций и, соответственно, обязанностей между сотрудниками предприятия, установленных должностными инструкциями.
Чтобы утвердить общий порядок составления и обработки документации в компании, составляется инструкция по делопроизводству, которая содержит шаблоны типового оформления официальных бумаг и нормы по работе с ними.

На рисунке изображен процесс организации работы с документами в виде элементарной блок-схемы.



Рис.1

Процедура подготовки и согласования локальной документации практически не отличается от составления исходящей корреспонденции и предусматривает аналогичные операции (кроме направления адресату).
Регистрация может применяться для документов любых групп и в первую очередь для входящих (в основном организации не практикуют регистрацию внутренних бумаг).

Регистрация документа выражается в присвоении ему номенклатурного индекса и регистрационного номера (даты) с дальнейшим внесением кратких сведений о нем в специальный журнал (карточку) либо компьютеризированную систему учета. Это позволяет оперативно отыскать необходимые бумаги, обеспечить их сохранность и проконтролировать выполнение заданий, связанных с ними.

Существует несколько форм регистрации документов:

• 
  централизованная – максимально продуктивная система, когда все регистрационные структуры соединены воедино либо учет официальных бумаг выполняется одним сотрудником;
  
• 
  децентрализованная форма, при которой документы регистрируются по месту своего создания (в отделах и службах) либо исполнения;
  
• 
  смешанная – комбинированная форма, предполагающая централизованный учет определенной части бумаг и децентрализованную регистрацию в структурных единицах.
  

---

Заметим, что регистрация производится одноразово и не может быть повторной в ходе документооборота внутри организации.

Регистрируемые документы подразделяются на группы (причем каждая из них учитывается отдельно) таким образом:

• 
  входящие;
  
• 
  исходящие;
  
• 
  внутренние;
  
• 
  конфиденциальные с грифом «КТ»;
  
• 
  коммерческие контракты.
  

В процессе регистрации каждой из групп используются общие унифицированные способы их индексации (нумерации). Для внутренних бумаг и коммерческих договоров существует порядковая нумерация, когда по журналу присваивается регистрационный номер от 1-го (или 01) с начала января ежегодно и далее по порядку до конца декабря включительно.

При небольшом документообороте и стопроцентной сохранности внутренняя документация и коммерческие договоры по воле администрации могут отдельно не учитываться. В этом случае им присваивают обычный порядковый номер после предыдущего документа, внесенного в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, включающие: порядковый номер, номенклатурный индекс организационной единицы (должностного лица), номер дела, куда подшивается конкретный документ либо копия.

Допустим, номер № 52/1-6 сдержит: 52 – последовательную нумерацию документа по книге регистрации; 1-6 – номенклатурный индекс дела. Иногда в организациях практикуется другая система регистрации с изменением последовательности расположения составляющих компонентов номера, к примеру 1-6/52 либо 1-6-52.

Номер документа может включать условный код подразделения (должностного лица) и категории рабочих вопросов. Например, № 52-АМ, где АМ – Андрей Маслов, составитель документа; 52 – его порядковый номер.

На продуктивность установленной системы индексации влияет ее постоянство.

Фактически процесс организации работы с документами предусматривает использование отдельных журналов регистрации для каждой категории корреспонденции – входящей и исходящей. Для небольшого документооборота такие книги учета могут действовать несколько лет подряд.

Журналы регистрации содержат набор стандартных граф:

• 
  номер (индекс) документа; его дата;
  
• 
  составитель входящей корреспонденции (сторонняя организация);
  
• 
  получатель исходящего письма (отчета);
  
• 
  количество листов;
  
• 
  резолюция руководителя;
  
• 
  Ф. И. О. исполнителя; его подпись в получении документации;
  
• 
  контрольный срок для выполнения;
  
• 
  результат работы, номенклатурный номер дела.
  

---

Смотрите также файлы

• Вопросы_мод_1.doc

• Физика из Чертова.doc

• Норматив 7. 10. Боевое развертывание от ац с установкой ее на водоем и подачей двух стволов Б от одной магистральной линии.doc

• Создайте таблицу, включив в каждую графу не менее трех примеров речевых ошибок указанного типа.docx

• Анализ дерева решений.docx