Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам.

Особенности организации работы с входящими документами

Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт.

Поступающие бумаги проходят несколько ступеней: первичная обработка, подготовительный разбор, разметка, регистрирование, рассмотрение корреспонденции руководителем, отправка ответственным лицам, контроль срока реализации поручений и мероприятий, выполнение резолюции на документе, подшивка в дело.

Начальная обработка документации подразумевает проверку их на соответствие адресату. Каждый конверт подлежит вскрытию (кроме писем с пометкой «Личное»). При этом проверяется: соответствие присланного документа адресату получения, количество листов, присутствие приложений. Если они отсутствуют или конверт вообще оказывается пустым, об этом оповещают отправителя письма, делается пометка на документе и в книге входящей регистрации (графа «Примечание»).

Чаще всего конверт выбрасывают кроме случаев, когда только по нему можно установить реквизиты отправителя, даты отправки и поступления либо когда там присутствуют пометки о срочности (конфиденциальности).

Подготовительный разбор документов позволяет дифференцировать их на подлежащие и не подлежащие регистрации. На первых автоматическим нумератором ставится штамп отметки о поступлении с указанием названия организации-получателя, даты приема и входящей нумерации документа. Не штампуются приложения, журналы, проспекты, каталоги и прочие нерегистрируемые материалы.

Секретарь проводит фильтрацию входящей корреспонденции, отправляемой на визу руководителю. Последнему на рассмотрение подаются лишь самые срочные и важные поступления, которые собираются в специальную папку «Для доклада». Прочие документы отправляются заместителям начальника, в отделы (службы) либо прямо исполнителям. Документация, поступающая в структурные подразделения, маркируется соответствующим номенклатурным индексом (ставится на первом листе в верхнем углу справа). Допустим, отдел продаж – ОП с индексом (шифром) подразделения 04. На бумагах, вручаемых непосредственно заму руководителя либо исполнителям, проставляются их Ф. И. О. (данная пометка берется в кружок для распознавания среди прочих надписей).

---

При масштабной обработке документации секретарь руководителя использует способ скоростного чтения по блокам (содержание реквизитов и тексты разных документов унифицированы; ключевой элемент приказа или распоряжения – его директивный сегмент; смысл писем и служебных записок изложен в основной части). В процессе организации работы с документами их унификация позволяет улучшить алгоритм восприятия написанного. Поэтому готовый шаблон должен содержать следующие блоки: автор документа; выходные данные; заголовок; содержание, куда входит преамбула (причины и цели составления документа) и подтверждение важности ожидаемого действия, изложение сути вопроса; исполнители и сроки выполнения.

Во время первичного рассмотрения корреспонденции, направляемой в дальнейшем руководству, устанавливается потребность в приложении дополнительных материалов (нормативов, контрактов, предварительной переписки). Все это подбирается секретарем и прикладывается к входящей документации.

Без предварительной проверки и разметки документы вручаются адресату, если в них указаны персональные координаты или фамилия конкретного сотрудника организации. После регистрации соответствующая входящая корреспонденция подается на рассмотрение администрации.

Организация работы с исходящими документами

Официальный документ, посылаемый из учреждения, называется исходящим. Отправляемый поток корреспонденции содержит бумаги, подготовленные на данном предприятии и выходящие за его пределы. Как правило, они представляют собой ответы на полученные письменные (устные) вопросы (просьбы, требования) либо собственные запросы и информационные документы, нуждающиеся (не нуждающиеся) в ответах. Причины появления исходящих бумаг обычно обусловлены сферой деятельности компании, ее потребностями в информации. Их чаще всего направляют в подведомственные учреждения (при наличии таковых), в курирующие организации либо физическим лицам в ответ на их обращения.

При организации работы с документами исходящий поток бумаг подразделяется на:

• 
  распорядительные директивы (если в организации есть подведомственные структуры) – приказы, постановления;
  
• 
  информационные документы – письма (ответные, инициативные, гарантийные, электронные и т. п.), а также служебные записки, справки, обзоры, договоры, отчеты, телефонограммы, факсы, сведения о выполнении.
  

---

Большая часть исходящей корреспонденции посылается в ответ на входящие документы организаций. Определенный процент таких бумаг создается на основе внутренней документации.

Типовые стадии обработки отправляемой корреспонденции предусматривают:

• 
  подготовку проекта документа ответственным исполнителем;
  
• 
  его согласование с руководством;
  
• 
  окончательное оформление документа и проверку его достоверности;
  
• 
  подписание либо утверждение (при необходимости);
  
• 
  регистрацию;
  
• 
  отправление адресату;
  
• 
  подшивание копии документа в дело.
  

Как правило, проекты официальных бумаг готовятся ведущими специалистами отделов (служб) и одобряются их руководителями. За разработку исходящего документа полностью отвечает назначенный исполнитель. Ему делегируется право привлекать других причастных сотрудников и координировать их действия. Каждый документ оформляется согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Исполнитель прилагает к нему список рассылки, то есть перечень организаций, которые должны получить готовый и утвержденный документ.

Согласование проекта заключается в ознакомлении приобщенных лиц с его содержанием и получении от них завизированного грифа «согласовано». Далее документ, одобренный всеми причастными сотрудниками, сдается в канцелярию для утверждения высшим руководством.

Перед подачей готового проекта на подпись ответственное лицо проверяет его содержание, наличие необходимых приложений и виз. Ответные информационные письма передаются на подпись руководству с приложенными первоисточниками, на основе которых они разработаны.

Исходящий официальный документ должен иметь:

• 
  все требуемые реквизиты, в том числе адрес корреспондента;
  
• 
  подпись соответственного должностного лица;
  
• 
  сопроводительный лист с указанием приложений (если текст создан на электронном носителе);
  
• 
  контрольный экземпляр (включая сопроводиловку), независимо от размера списка рассылки, для подшивки его в соответствующую номенклатурную папку;
  
• 
  опись (или расчет) рассылки, если документ отправлен 4 адресатам и более; пометку с видом почтового отправления (кроме обычных писем), если это необходимо.
  

Вся исходящая корреспонденция, оформленная по вышеуказанным правилам работы с документами в организации, сдается в общий отдел (или секретарю) на регистрацию. Эта процедура подразумевает проставление штемпеля «Исходящий №__» с занесением нужных сведений об отправлении в соответствующую номенклатурную книгу. Кроме того, регистрацию проходят сопроводительный лист и имеющиеся приложения.

---

Какие сведения нужны для регистрации исходящей документации:

• 
  адресат;
  
• 
  дата и номер документа, содержащий и номенклатурный индекс дела;
  
• 
  название или краткое содержание;
  
• 
  пометка о выполнении;
  
• 
  ответственный исполнитель;
  
• 
  примечание.
  

Когда документ, отправленный в какую-то организацию, требует возвращения, он должен иметь штамп «Подлежит возврату» или аналогичную пометку.

При получении документации на отсылку в первую очередь проверяется правильность ее составления, а именно наличие:

• 
  подписи;
  
• 
  номера и даты (проставляется при отсутствии ее на самом документе); заголовка (названия);
  
• 
  адреса (для писем разовому корреспонденту, которого нет в книге адресов);
  
• 
  отметки об исполнителе;
  
• 
  полного комплекта страниц и всех заявленных приложений.
  

Перечисленные элементы оформления являются обязательными для почтовых и факсимильных отправлений.

Неправильно оформленные либо недоукомплектованные бумаги возвращаются на доработку исполнителю.

По завершении экспедиционной обработки все отправления сортируются по виду их доставки:

• 
  почтовой;
  
• 
  факсимильной;
  
• 
  курьерской.
  

Что необходимо учитывать при организации работы с конфиденциальными документами

Документы с грифом ограниченного доступа бывают открытыми (не засекреченными) и закрытыми, которые подразделяются на несколько видов с отметками:

• 
  «Для служебного пользования» (информация только для работников компании);
  
• 
  «Конфиденциально» (доступ ограничен законодательством РФ);
  
• 
  «Коммерческая тайна» (разглашение информации наносит вред ее владельцу);
  
• 
  «Совершенно секретно», «Секретно», «Особой важности» (содержание является государственной тайной).
  

Конфиденциальные данные (включая коммерческую тайну) обычно хранятся в форме каких-то документов на бумажных или электронных носителях. Подобные источники информации иногда становятся объектами незаконных посягательств, а значит, требуют защиты. Секретные сведения на больших предприятиях и в компаниях с несколькими владельцами являются более сложным предметом защиты.

---

---

Смотрите также файлы

• Вопросы_мод_1.doc

• Физика из Чертова.doc

• Норматив 7. 10. Боевое развертывание от ац с установкой ее на водоем и подачей двух стволов Б от одной магистральной линии.doc

• Создайте таблицу, включив в каждую графу не менее трех примеров речевых ошибок указанного типа.docx

• Анализ дерева решений.docx