Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Рога и копыта.docx

Утверждаю __________________________ __________________________ «___» _________ 2013 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по конфиденциальному делопроизводству в
ООО «Рога и копыта»

	Введена в действие приказом № 5 от 23.01.2023
	Введена взамен __________________________________

Содержание

	Область применения ………………………………………………………….		5
	Нормативные ссылки …………………………………………………………		5
	Сокращения, условные обозначения ……………………………………..		5
	Термины и определения …………………………………………………….		5
	Общие положения …………………………………………………………….		7
	Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….		8
	Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….		11
	Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………		13
	Хранение конфиденциальных документов ………………………………..		15
	Копирование конфиденциальных документов …………………………..		15
	Пересылка конфиденциальных документов ………………………………		16
	Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………		16
	Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………		17
Приложение № 1		Образец оформления докладной записки с грифом КТ	18
Приложение № 2		Образец оформления докладной записки с грифом К	20
Приложение № 3		Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….	22
Приложение № 4		Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….	23
Приложение № 5		Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………	24
Приложение № 6		Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….	25
Приложение № 7		Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….	26
Приложение № 8		Журнал учета конфиденциальных изданий ……………	27
Приложение № 9		Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..	28
Приложение № 10		Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………	29
Приложение № 11		Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….	30
Приложение № 12		Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….	31
Приложение № 13		Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………	32
Приложение № 14		Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………	33
Приложение № 15		Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………	34
Приложение № 16		Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………	35
Приложение № 17		Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………	36
Приложение № 18		Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………	37
Приложение № 19		Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………	38

---

1. 
   Область применения
   

1. 
   Настоящая инструкция устанавливает единую систему конфиденциального делопроизводства в ООО «Рога и копыта» (далее – Общество).
   
2. 
   Настоящая инструкция обязательна для всех руководителей, специалистов и служащих Общества.
   

2. 
   Нормативные ссылки.
   

Инструкция разработана на основе требований следующих документов:
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477).

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, органах местного самоуправления. (Приказ Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ № 1233 от 3 ноября 1994).

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

3. 
   Сокращения, условные обозначения
   

АС – автоматизированная система

4. 
   Термины и определения
   

Виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит, свидетельствующий об особом характере информации и ограничивающий доступ к нему.

Дата документа – реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа, или зафиксированного в нем события.

---

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – структурирование информации для фиксации на носителе.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица, посредством нанесения его оттиска на документ.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Реквизит документа – элемент оформления документа.

5. 
   Общие положения
   

1. 
   Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников Общества, получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа.
   
2. 
   Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе «Канцелярия».
   

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, назначаемых руководителями организации или подразделения.

Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа руководителей организации или подразделений.

На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их должностных инструкциях.

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на руководителей подразделений.

3. 
   Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет отдел «Канцелярия». Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется структурным подразделением Общества, на которое возложено ведение конфиденциального делопроизводства .
   

---

6. 
   Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
   

1. 
   Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с учетом требований настоящей Инструкции.
   
2. 
   Конфиденциальная информация может содержаться на различных материальных носителях, в кино- и фотоматериалах.
   
3. 
   На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности:
   

«Коммерческая тайна» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации Общества (далее - Перечень), по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции;

«Конфиденциально» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации Общества (далее - Перечень),по форме согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции.

Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.

4. 
   Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 3 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.
   

Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Рога и копыта», введенному приказом Общества от 23.01.2023. № 3, буквенного обозначения «КТ» (для коммерческой тайны) или «К» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где 01 – индекс, КТ – признак конфиденциальной информации, Б – бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя по Журналу).

---

5. 
   Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 4 к настоящей Инструкции). При хранении конфиденциальной информации на дискетах грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации указываются на бумажной наклейке дискеты. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером, предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов.
   

Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Рога и копыта», буквенного обозначения «КТ-Э» или «К-Э» и порядкового номера по Журналу учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 01/К-Э/7, где «01» – индекс, «К» – признак конфиденциальной информации, «Э» – внешний электронный накопитель, «7» – порядковый номер носителя по Журналу). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «К-Н».

На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.

6. 
   Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.
   

На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:

---