Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Рога и копыта.docx

Адресат
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер носителя информации по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например:
Уч. № … (№ по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации)

Отп. 2 экз., на 5 л. каждый

Экз. № 1 – в адрес

Экз. № 2 – в дело

И.И.Иванов

0-00

01.01.1970
Если документ рассылается в несколько адресов, то на оборотной стороне последнего листа документа напротив соответствующих номеров экземпляров указываются в скобках слова «согласно списку рассылки», например:

Уч. № … (№ по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации)

Отп. _ экз., на 5 л. каждый

Экз. №__ - (согласно списку рассылки)

И.И.Иванов

0-00

01.01.1970
Учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12).

Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например:

Приложение: 1. Сведения о запасах ..., коммерческая тайна, № ___, экз. № 1, на 4 л.

2. Справка ..., на 3 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только адресату», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например: «Только в первый адрес».

Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).

Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально».

Разработанные в подразделении проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям своих подразделений на визирование или подпись, а также направляются для согласования в другие подразделения по Реестру (приложение № 5 к настоящей Инструкции).
Подготовка предложений о снятии грифа конфиденциальности с документа по истечении указанного в Перечне срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, или в связи с исключением информации из Перечня, возлагается на комиссию, создаваемую в подразделении в соответствии с требованиями Положения о режиме конфиденциальности. В комиссию в обязательном порядке включается работник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства. Заключение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, утверждаемым председателем Комиссии. При этом на документе делается письменная отметка о снятии грифа «Гриф снят. Акт № ___ от _____ (дата) », заверенная подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, выдаваемой лицам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства (№ печати присваивается по Журналу учета печатей и штампов конфиденциального делопроизводства, ведущемуся в Службе корпоративной защиты). Аналогичные отметки о снятии грифа вносятся в описи дел.

Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией

Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в подразделениях Общества организуется в соответствии с с учётом требований настоящей Инструкции.
Особенности при работе с входящей конфиденциальной корреспонденцией:

7.2.1. Вся адресованная руководству Общества конфиденциальная корреспонденция, включая документы, доставляемые спецсвязью, принимаются сотрудниками отдела «Канцелярия» (далее - отдел документационного обеспечения).

Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел документационного обеспечения, вскрываются (кроме указанных в п. 7.2.6.). При этом проверяется правильность адресации и целостность упаковки документов.

Корреспонденция, поступившая в упаковке, целостность которой не обеспечена надлежащим образом, составляется акт об обнаруженных повреждениях.

При недостаче документов или приложений к ним, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у один из которых остается в Обществе, второй приобщается к поступившему документу, третий третий посылается отправителю.

7.2.2. На каждый документ в отделе документационного обеспечения заполняется электронная регистрационная карточка в автоматизированной системе «Дело» и осуществляется его регистрация.

В электронных регистрационных карточках входящих конфиденциальных документов, делается соответствующая отметка, свидетельствующая об их принадлежности к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом текст документа не переносится.

Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается.

После регистрации документы передаются под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6) работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях. Одновременно исполнителю направляется электронная карточка документа.

7.2.3. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

7.2.4. В случае необходимости направления конфиденциальных документов в подразделение Общества, находящееся в другом населенном пункте, документы направляются в соответствии с требованиями раздела 11 настоящей Инструкции, а в графе 15 (примечание) приложения № 6 к настоящей Инструкции делается отметка с указанием даты отправления, номера реестра, по которому передан документ, и номера номенклатурного дела, в которое помещается реестр (графа 13).

7.2.5. В структурных подразделениях зарегистрированные конфиденциальные документы, поступившие из отдела документационного обеспечения, учитываются в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6 к настоящей Инструкции) под регистрационным номером, присвоенным в отделе документационного обеспечения.

Конфиденциальные документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение из другого структурного подразделения на имя руководителя Подразделения, учитываются в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6 к настоящей Инструкции), ведущемся в структурном подразделении.

7.2.6. Конверты (пакеты) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится номер и дата регистрации конверта (пакета). Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

7.2.7. Документы, поступившие в адрес ООО от сторонних организаций, заключивших с Обществом Соглашения о конфиденциальности, не имеющие грифов конфиденциальности, но конфиденциальные по своему содержанию, регистрируются в отделе документационного обеспечения. Решение о присвоении таким документам грифа конфиденциальности при его поступлении в адрес руководства ООО принимается руководителем Общества.

При поступлении документов из органов государственной власти с пометкой «Для служебного пользования» или ДСП, к регистрационному номеру документа добавляется индекс «ДСП» (например, АБВ-123ДСП). Сканирование таких документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещено.

7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – поштучно.

7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией:

7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство для подписи руководителем или уполномоченным лицом в приемную Общества.

7.3.2. Документы, подписанные руководителем или уполномоченным лицом, регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 к настоящей Инструкции).

В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений.

Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается.

7.3.3.Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в отделе документационного обеспечения и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Общества.

Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнала учета конфиденциальных изданий регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении.

7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют правильность соответствия адреса, указанного на пакете, адресу в письме и в реестре на отправляемую корреспонденцию, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также имеется ли в экземпляре, остающемся в деле, список рассылки и отметка исполнителя документа, в какое дело его следует подшить в присутствии исполнителя, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта, оформленные в соответствии с образцами (приложение №№ 18 к настоящей Инструкции). Конверты опечатывают печатью «Для пакетов».

О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра.

7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией:

7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел.

7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по резолюции руководителя с подписью (приложение № 13).

При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по письменному разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на имя руководителя заинтересованного подразделения.