Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций Практическое занятие 3.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 28.03.2024
Просмотров: 26
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций
Практическое занятие 3
Выполнил:
Обучающийся Загривач Роман Владимирович
Преподаватель:
Хомякова Наталья Викторовна
ЗАДАНИЕ 1
Максимальное количество баллов - 3
Решите задачу. Во время пожара у Вас были утеряны документы. Вам необходимо подтверждение наличия у Вас образования и награждений. Возможно ли отправить в Росархив запрос о подтверждении наличия образования, подтверждение награждений?
Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.
Подтверждение документов об образовании и (или) о квалификации осуществляется органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации (далее - органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации).
Результатом подтверждения документов об образовании и (или) о квалификации является проставление на них или на отдельных листах, скрепляемых с этими документами, апостиля.
ЗАДАНИЕ 2
Максимальное количество баллов - 3
Решите ситуационную задачу. Вы работаете в организации и руководство поручило вам осуществить передачу архивных документов в собственность Пермского края.
Вопросы:
1. Перечислите и охарактеризуйте этапы передачи архивных документов.
2. Поясните, на основании чего будут переданы документы?
3. Составьте необходимые сопроводительные документы.
Для выполнения задания рекомендуется обратиться к справочно-информационным системам.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.
Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.
Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
Этапы:
Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.
Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:
-
заявление -
оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.
Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.
Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами.
Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы.
Этап 5: Куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.
Этап 6: если большинством голосов принято положительное решение, то куратор вам об этом сообщит, направив:
-
договор (он типовой, правке не подлежит); -
акт приема-передачи; -
счет на оплату.
Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней.
Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение.
Этап 8: все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки — плюс акт приема-передачи предоставляются строго в определенное время.
В итоге вы получаете свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив.
Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.
ЗАДАНИЕ 3
Максимальное количество баллов - 5
Решите задачу. Вы являетесь молодым специалистом и получили распоряжение о необходимости оборудовать небольшой ведомственный архив для хранения документов вашей организации площадью 50 кв. м.
Выполните задания по алгоритму:
1. Составьте перечень необходимого архивного оборудования (стеллажи, тележки, стремянки и пр.) и смету на его покупку. Реальные цены на архивное оборудование можно посмотреть на ЯндексМаркете.
2. Составьте перечень необходимо технического оборудования (компьютер, принтер, сканер, кондиционер и пр.), программного обеспечения и сметы на его покупку. Реальные цены можно посмотреть на ЯндексМаркете.
3. Заполните карточку пофондового топографического указателя (представлена в Приложении 1).
4. Разработайте самостоятельно инструкцию по пожарной безопасности в архиве, в которой отразите обязательные для соблюдения правила.
5. Составьте регламент приёма в создаваемый архив электронных документов. В регламенте необходимо указать периодичность передачи документов в архив, требования к форме, форматам файлов, носителям.
Обратите внимание, что для составления регламента рекомендуется руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Источник документа: https://docs.cntd.ru/document/420266293 или любой другой по выбору студента).
| Наименование оборудования | Цена | Количество |
| Стеллаж для архива документов | 4 831 | 10 шт |
| Тележка архивная | 25000 | 1 шт |
| Сейф | 107000 | 1 шт |
| Стремянка | 3000 | 1 шт |
| Короб архивный с клапаном | 107 | 100 шт |
| Станок для архивного переплета | 30 464 | 1 шт |
| Компьютер | 50000 | 2 шт |
| Принтер | 20000 | 1 шт |
| Сканер | 20000 | 1 шт |
| Ксерокс | 20000 | 1 шт |
| Стол рабочий | 10000 | 2 шт |
| Стул | 8000 | 2 шт |
| Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat Professional | 13667 | 1 шт |
| Программа распознавания текста. Abbyy Finereader | 6000 | 1 шт |
| Графическией редактор. Adobe Photoshop | 7300 | 1 шт |
| Системы кондиционирования | 50000 | 1 шт |
ООО «Руссоль»
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД N _____2______ ХРАНИЛИЩЕ N __3________
Название фонда Архив ООО «Руссоль»_________________
| Опись N | Дела с N ____ по N ________ | Стеллаж N | Шкаф N | Полка N | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 дел л/с за 1993 | 1-24 | 4 | 1 | 1 | |
| 1 дел л/с за 1993 | 25-53 | 4 | 1 | 2 | |
Общие положения
1.1. Инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве образовательной организации (далее - Инструкция) разработана на основании Правил противопожарного режима в Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).
1.2. Ответственность за обеспечение пожарной безопасности помещений, хранилищ, рабочих комнат возлагается на руководителя архива. Руководитель архива должен проходить обучение пожарно-техническому минимуму один раз в три года в организации, имеющей лицензию на выполнение данного вида деятельности.
1.3. Все лица, вновь назначенные на должности в архиве, должны допускаться к работе только после прохождения инструктажа по мерам пожарной безопасности с росписью в журнале инструктажей по пожарной безопасности.
1.4. Каждый сотрудник архива обязан четко знать и строго выполнять требования Инструкции. Повторный инструктаж по правилам пожарной безопасности проводится один раз в полгода, внеплановый - в случае нарушений правил пожарной безопасности.
1.5. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции возлагается на руководителя организации, ответственного лица за пожарную безопасность в организации (назначаемого приказом руководителя организации) и руководителя архива.
1.6. Руководитель архива способствует своевременному выполнению норм и правил пожарной безопасности, а также предписаний, постановлений и иных законных требований государственных инспекторов по пожарному надзору, предложений комиссии по чрезвычайным ситуациям и обеспечению пожарной безопасности образовательной организации.
2. Основные требования пожарной безопасности
2.1. Содержание территории
2.1.1. Территория архива должна постоянно содержаться в чистоте.
К зданию архива должен быть обеспечен свободный доступ. Противопожарные разрывы между зданиями не должны использоваться для складирования материалов, оборудования и стоянки автотранспорта. Зимой подъезд к зданию должен быть очищенным от снега и льда.
2.1.2. Запрещается применение открытого огня (костров, факелов) на территории здания архива.
2.2. Содержание зданий и помещений
2.2.1. Все помещения, хранилища должны содержаться в чистоте.
2.2.2. Проходы, выходы, подступы к средствам пожаротушения и сигнализации не разрешается загромождать никакими предметами и оборудованием. Эвакуация производится согласно планам эвакуации, размещенным на видных местах во всех помещениях.
2.2.3. Двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в сторону выхода из помещения, закрываться только изнутри с помощью легко открывающихся запоров.
2.2.4. Деревянные конструкции здания и стеллажного оборудования должны быть пропитаны огнезащитным составом и подвергнуты повторной обработке в соответствии со сроком действия огнезащитного состава.
2.2.5. Перед началом отопительного сезона система отопления должна быть проверена и отремонтирована. Неисправная система отопления к эксплуатации не допускается.
2.2.6. В хранилищах, рабочих комнатах запрещается:
- пользоваться электронагревательными приборами, не предусмотренными технологическим процессом (кипятильниками, электрическими чайниками, плитками, каминами и т.п.);
- хранить горючие и легковоспламеняющиеся материалы;
- убирать помещения с применением бензина, керосина и других легковоспламеняющихся и горючих жидкостей;
- оставлять без присмотра и по окончании рабочего дня включенные в сеть оргтехнику, оборудование, приборы, радиоприемники и т.д.;
- закрывать вентиляционные каналы, отверстия, решетки;
- обивать стены горючими материалами, не пропитанными огнезащитным составом;
- проводить отогревание замерзших труб паяльниками различных систем, паяльными лампами и любыми другими способами с применением открытого огня;
- курить во всех помещениях;
- приспосабливать служебные помещения под жилье.
2.3. Освещение и электрооборудование
