Файл: Инструкция по согласованию документов Назначение.pdf

© 2011 Компания DIRECTUM
Не подлежит распространению
ПТО. Инструкция по согласованию документов
Назначение
Данная инструкция рассматривает порядок работы с документами (рассмотрение, визирование, регистрация), создаваемыми как в Аппарате губернатора области, так и в Органах исполнительной власти.
Используемые сокращения
СЭД – система электронного документооборота;
ПТО – правительство Тюменской области;
АГО – Аппарат губернатора области;
ОИВ – Органы исполнительной власти;
ТМ – типовой маршрут;
ТС – тип справочника;
РКК – регистрационно-контрольная карточка;
ЭЦП – электронная цифровая подпись.
Участники
Регистратор – сотрудник, отвечающий за получение, сортировку, регистрацию, занесение бумажного документа в СЭД, отправку документа на исполнение и мониторинг исполнения резолюций. В качестве регистратора могут выступать делопроизводители, секретари, помощники руководителя или консультанты.
Утверждающий – руководитель любого уровня органа власти, который утверждает документ.
Руководитель подразделения – руководитель подразделения Инициатора согласования документа.
Согласующие – сотрудник(и), назначенные Инициатором согласования и Руководителем
подразделения. Получают задание на согласование документа.
Инициатор согласования – сотрудник органа власти, создающий документ. Создает документ и отправляет его на согласование.
Описание процесса
1.
Создание Инициатором согласования документа
1.1.
Инициатор согласования создает документ с любым типом карточки, кроме типа карточки
«Постановление (распоряжение)», и видом электронного документа стандартными средствами системы DIRECTUM.
1.2.
Инициатор согласования создает задачу и вкладывает необходимые документы в область вложения задачи.
1.3.
Инициатор согласования выбирает ТМ «Согласование документа» и заполняет дополнительные параметры типового маршрута:


Руководитель подразделения – поле заполняется автоматически, но при необходимости автор может указать другого сотрудника;

Согласующие – указывает пользователей, с которыми необходимо согласовать документ;

*
Параллельное согласование? – признак последовательности согласования проекта документа
Согласующими (возможные варианты: «Да»; «Нет»).

Подписывающий – указывает утверждающего;

*
Регистрация требуется? – указывает признак необходимости регистрации проекта документа
(возможные варианты: «Да»; «Нет»).

*
Согласуемый документ - основной документ, который должен быть согласован, подписан и зарегистрирован (если регистрация требуется);

Дополнительные документы – документы сопроводительного или разъяснительного характера, первичные документы (например при согласовании исходящего ответного письма, тут можно указать входящее письмо, на которое готовится ответ).
1.4.
Инициатор согласования может дописать текст задачи и нажать кнопку Старт. После чего задание на согласование проекта документа получит Руководитель подразделения (см. п. 2);
2.
Согласование документа Руководителем подразделения
2.1.
Если Руководитель подразделения указан инициатором согласования в дополнительном параметре (Руководитель подразделения) типового маршрута, то он получает задание на согласование проекта документа.

2.2.
Руководитель подразделения открывает карточку задания, просматривает текст задания, а так же вложенные документы и выполняет следующее:

если у Руководителя подразделения нет замечаний к проекту документа, он ставит ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано», при этом он может скорректировать дополнительные параметры типового маршрута, ранее заполненные инициатором согласования.
После чего задание на согласование получают Согласующие (см. п. 3);
Если документ ЭЦП не был подписан, будет выдано следующее сообщение:

если у Руководителя подразделения есть замечания к проекту документа, то он пишет их в тексте задания и выполняет его с результатом «На доработку» (см. п. 6).
3.
Согласование документа Согласующими

3.1.
Если Согласующие указаны инициатором согласования в дополнительном параметре
(
Согласующие) типового маршрута, то они получают задание на согласование проекта документа в порядке указанном в дополнительном параметре (*Параллельное согласование?) типового маршрута.
3.2.
Согласующий получает задание на согласование проекта документа, открывает карточку задания, просматривает текст задания, а так же вложенные документы и выполняет следующее:

если у Согласующего нет замечаний к проекту документа, он ставит ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано». Если документ не был подписан ЭЦП, будет выдано предупреждающее сообщение. После успешного подписания согласуемого документа, задание на утверждение получает Утверждающий (см. п. 4);

если у Согласующего есть замечания к проекту документа, то он пишет замечания в тексте задания и выполняет его с результатом «На доработку» (см. п. 6).
4.
Утверждение документа Утверждающим
4.1.
Если Утверждающий указан инициатором согласования в дополнительных параметрах типового маршрута (Подписывающий), то он получает задание на утверждение проекта согласуемого документа.
4.2.
Утверждающий открывает задание, в которое вложены электронные документы и выполняет следующее:

если нет замечаний к проекту документа, то подписывает его утверждающей ЭЦП и выполняет задание с результатом «Подписано». Если документ не был подписан ЭЦП, будет выдано предупреждающее сообщение. После успешного подписания согласуемого документа задание на регистрацию получает Регистратор (см. п. 5);

если есть замечания к проекту документа, то Утверждающий в тексте задания пишет свои замечания и выполняет задание с результатом «На доработку» (см. п.6).
5.
Регистрация документа
5.1.
Если в дополнительных параметрах типового маршрута указан признак – «Да» в поле
*Регистрация требуется?, то задание на регистрацию согласуемого документа получает
Регистратор.

5.2.
Регистратор открывает задание, в которое вложены электронные документы и выполняет следующее:
● создает новую РКК из карточки основного документа для согласования по кнопке РКК в справочнике ОИВ Исходящие РКК (либо ОИВ Внутренние РКК, длявнутренних документов):
● если тип карточки регистрируемого документа не соответствует регистрируемому документу, то инициатору необходимо сменить вид регистрируемого документа;
● заполняет необходимые поля на закладке «Регистрация» в РКК;
● сохраняет РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически проставляется регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом.

● после успешной регистрации документа в РКК будет выдано информационное сообщение:
5.3.
Регистратор закрывает карточку электронного документа и выполняет свое задание с результатом «Выполнено». При этом инициатор согласованияполучает уведомление об утверждении и регистрации документа.
6.
Доработка документа
6.1.
При отправке участниками процесса на доработку Инициатор согласования получает задание на доработку документа:

6.2.
Инициатор согласования открывает задание и устраняет замечания, описанные в тексте задания.
6.3.
Инициатор согласования выполняет задание на доработку проекта документа:

если Инициатор согласования исправил все замечания по документу, то он выполняет задание с результатом «На повторное согласование». При этом будут запрошены параметры для повторного согласования (параметры заполнены автоматически предыдущими данными), при необходимости их можно изменить, например, добавив новых согласующих:
После выполнения задания, задание на повторное согласование вновь получит руководитель подразделения инициатора согласования;
Примечание. В дальнейшем здание на согласование проекта документа получит тот сотрудник, который отправил проект документа на доработку, а пользователи, которые уже подписали проект документа
ЭЦП получат уведомления об изменении документа.

если Инициатор согласования видит, что дальнейшая работа по проекту документа нецелесообразна, то он выполняет задание с результатом «Прекратить согласование», при этом рекомендуется в тексте задания написать свои выводы.