Файл: Основы организации менеджмента.pdf

3.
4. Контроль как функция управления
Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития организации. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Контроль – это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно–хозяйственной

53 деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.
Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.
Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.
В самом общем виде контроль означает процесс сопоставления
фактически достигнутых результатов с запланированными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативное влияние, либо усилить действие, если результаты позитивные. В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие критерии: эффективность контроля, экономичность контроля, выполнение задач контроля, определение границ контроля, своевременность и гибкость контроля.
Объектом контроля выступают предприятия организации.
Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации, или ее элементы. Контролируются производственный процесс, нормы расходования материальных и финансовых средств. Осуществляют технический и технологический контроль, контроль качества продукции и т.д.
Субъектами контроля могут выступать менеджеры фирмы, отделы технического контроля, государственные органы.
Главные инструменты выполнения функции контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.
Различают следующие виды контроля (рис. 15):
Рис. 15. Виды контроля
1.
Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Цель предварительного контроля – обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы организации. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это

54 будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В процессе такого контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.
2.
Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Его цель – совершенствование деятельности, координация для движения к цели.
Обычно его объектом становятся сотрудники организации, а сам контроль выполняется их непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Такой контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры. Одно из возможных действий – пересмотр целей, для того чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации. Для того чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь. Обратная связь – это данные о полученных результатах.
Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.
3.
Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Несмотря на то, что заключительный контроль осуществляется слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он: 1) дает руководству информацию для планирования в случае проведения в будущем аналогичных работ; 2) способствует мотивации сотрудников.
В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий.
1. Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко в организации слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, продвижение к которой поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

55
2.
Сопоставление достигнутых результатов с установленными
стандартами. Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, заключается: в определении масштаба отклонений; в измерении результатов; в передаче информации, то есть в доведении до сведения соответствующих работников организации, как установленных стандартов, так и достигнутых результатов; и в оценке данной информации.
3.
Действия менеджера. После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.
Таким образом, функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой.
Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников. Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а менеджеры среднего и низового звена больше заняты подбором кадров, организацией труда персонала. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности – т.е., возможности достичь желаемого результата, и эффективности – т.е., возможности достичь результата с наименьшими затратами.

56
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ
1. Тест «Какая мотивация у вас к успеху?»
Если вы хотите узнать, насколько сильна у вас мотивация к достижению поставленной цели, постарайтесь, не задумываясь, но четко ответить да или нет
на каждый из предлагаемых вопросов. За каждый ответ да на вопросы 1,2, 3, 4,
5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 21, 22, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 32, 33, 34, 35, 37,
41, и за каждый ответ нет на вопросы 6, 13, 18, 19, 20, 23, 24, 31, 36, 38, 39, 40 поставьте себе по 1 баллу. Затем подсчитайте общее количество баллов. Ответ в конце теста.
1.
Если имеется выбор между двумя вариантами, то его лучше сделать быстрее, чем отложить на определенное время.
2.
Я легко раздражаюсь, когда замечаю, что не могу на все 100% выполнить задание.
3.
Когда я работаю, это выглядит так, будто я все ставлю на карту.
4.
Если возникает проблемная ситуация, то я чаще принимаю решение одним из последних.
5.
Когда у меня два дня подряд нет дела, я теряю покой.
6.
В некоторые дни мои успехи ниже средних.
7.
По отношению к себе я более строг, чем по отношению к другим.
8.
Я более доброжелателен, чем другие.
9.
Когда я отказываюсь от трудного задания, я потом сурово осуждаю себя, так как знаю, что в нем я добился бы успеха.
10.
В процессе работы я нуждаюсь в небольших паузах для отдыха.
11.
Усердие – это не основная моя черта.
12.
Мои достижения в труде не всегда одинаковы.
13.
Меня больше привлекает другая работа, чем та, которой я занят.
14.
Порицание меня стимулирует сильнее, чем похвала.
15.
Я знаю, что мои коллеги считают меня деловым человеком.
16.
Препятствия делают мои решения еще более твердыми.
17.
У меня легко вызвать честолюбие.
18.
Когда я работаю без вдохновения, это обычно заметно.
19.
При выполнении работы я не рассчитываю на помощь других.
20.
Иногда я откладываю то, что должен был сделать немедленно.
21.
Нужно полагаться только на самого себя.
22.
В жизни мало вещей более важных, чем деньги.
23.
Всегда, когда мне предстоит выполнить важное задание, я ни о чем другом не думаю.
24.
Я менее честолюбив, чем многие другие.
25.
В конце отпуска я обычно радуюсь, что скоро выйду на работу.
26.
Когда я расположен к работе, я делаю ее лучше и квалифицированнее, чем другие.
27.
Мне проще и легче общаться с людьми, которые могут упорно работать.
28.
Когда у меня нет дел, я чувствую, что мне не по себе.

57 29.
Мне приходится выполнять ответственную работу чаще, чем другим.
30.
Когда мне приходится принимать решение, я стараюсь делать это как можно лучше.
31.
Мои друзья иногда считают меня ленивым.
32.
Мои успехи в какой–то мере зависят от моих коллег.
33.
Бессмысленно противодействовать воле руководителя.
34.
Иногда я не знаю, какую работу придется выполнять.
35.
Когда что–то не ладится, я нетерпелив.
36.
Обычно я обращаю мало внимания на свои достижения.
37.
Если я работаю вместе с другими, моя работа дает большие результаты, чем работа других.
38.
Многое, за что я берусь, я не довожу до конца.
39.
Я завидую людям, которые не очень загружены работой.
40.
Я не завидую тем, кто стремится к власти и положению.
41.
Если я уверен, что прав, то для доказательства своей правоты я могу пойти даже на крайние меры.
Ответ:
28-
32 балла. Очень сильная мотивация к успеху, вы упорны в достижении цели, готовы преодолеть любые препятствия.
15-
27 баллов. Средняя мотивация к успеху, такая же, как у большинства людей. Стремление к цели у вас бывает в форме приливов и отливов: порой вам хочется все бросить, так как вы считаете, что цель, к которой стремились, недостижима.
14 баллов и менее. Мотивация к успеху очень слабая. Вы довольны собой и своим положением, убеждены, что независимо от ваших усилий все пойдет своим чередом.
2. Тест «Что люди хотят получить от своей работы?»
Тест основан на мотивационной теории Герцберга. Его можно использо- вать для определения того, какие факторы (гигиенические или мотивационные) актуализированы у испытуемых.
Инструкция: Каждому участнику теста необходимо оценить по пятибалльной шкале степень важности для него каждого из 12 нижеуказанных факторов, влияющих на его отношение к работе по такой схеме: 1 балл – не важно, 2 балла – почти не важно, 5 баллов – максимально важно.
Как Вы оцениваете влияние каждого из следующих факторов на Ваше
отношение к работе?
Интересное содержание работы.
Хороший начальник.
Признание проделанной Вами работы, уважение к Вам.
Возможность продвижения по службе.
Удовлетворенность личной жизнью.
Престижная работа.
Ответственная работа.

58
Хорошие условия для работы.
Разумные правила и процедуры, существующие в данной организации.
Возможность самосовершенствования.
Работа, которую Вы можете хорошо делать и преуспевать в этом.
Чувство безопасности, связанное с работой.
Подведение итогов: Суммируйте баллы, относящиеся к гигиеническим факторам (вопросы 2, 5, 6, 8, 9, 12) и к мотивационным (вопросы 1, 3, 4, 7, 10,
11) и сравните эти две суммы.
3.
Функции управления
6
Соотнесите функции управления и принимаемые решения. Для этого в последней графе табл. 7 укажите, в рамках какой функции управления принимается указанное решение: планирование, организация, мотивация или контроль.
Таблица 7
Функции управления и решения
Решение
Функция
управления
Изменение структуры предприятия из-за изменений во внешней среде
Определение цели предприятия
Изучение изменений, происходящих во внешнем окружении, и их влияние на перспективы развития предприятия
Проектирование организационной структуры управления
Изучение потребностей подчиненных и ожидаемого ими вознаграждения за работу
Выявление причин невыполнения целей предприятия и внесение корректировки в систему управления
Выявление причин неудовлетворенности работой и разработка способов их устранения
Разработка способов измерения результатов работы
Осуществление вознаграждения за работу
Выбор стратегии и тактики для достижения поставленных целей
Распределение обязанностей между руководителями на различных уровнях управления
Оценка результатов работы для осуществления вознаграждения исполнителей
Определение миссии и природы бизнеса
Подтверждение результатов в достижении целей предприятия
Изучение степени удовлетворения потребностей подчиненных в ходе деятельности, направленной на достижение целей предприятия
6
По материалам практикума: Е. В. Ивановой, Е. Э. Колчинской, О. В. Русецкой, Л.Н. Бабкиной. «Функции и методы менеджмента» (СПб. : Изд-во СПбГУЭФ, 2010. – 100 с . )

59
4. Виды контроля
1. Выберете из приведенного ниже перечня определения соответственно предварительного, текущего и заключительного контроля.
•
Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы.
Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;
•
Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления - реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым
(составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);
•
Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

60
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Выберите один или несколько правильных ответов.
1.
МЕНЕДЖМЕНТ – ЭТО
1) деятельность, направленная на координирование действий персонала организации
2) деятельность, способствующая достижению желаемых результатов
3) деятельность, направленная на рациональное использование ресурсов организации
2.
УПРАВЛЕНИЕ КАК ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС ПРЕДСТАВЛЯЕТ
СОБОЙ:
1) передачу информации подчиненным
2) получение информации от подчиненных
3) получение информации из объекта управления и передачу информации в объект управления
4) кругооборот информации между управляющей системой и объектом управления или внешней средой
3.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ЭТО
1) те, которые должны исполняться сотрудниками любой организации
2) функции, которые должны исполняться высшим руководством организации
3) функции, которые должны исполняться любым руководителем независимо от исполнения им специальной функции исполнения
4) функции, которые должны исполняться любым руководителем независимо от его статуса в организации и исполнения специальной функции управления
4.
КАКОЕ ИЗ НИЖЕПРИВЕДЕННЫХ ОПРЕДЕЛЕНИЙ ОТНОСИТСЯ К
ПРИНЦИПАМ УПРАВЛЕНИЯ
1) это обособленная область управленческой деятельности
2) это основные правила управленческой деятельности
3) это способы достижения цели
5.
ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛИТСЯ НА СРЕДЫ
1) прямого и косвенного воздействия
2) второстепенного и непосредственного воздействия
3) прямого и замедленного воздействия
6.
ПОД ОПРЕДЕЛЕНИЕМ «ЭТО РАБОТА ИЛИ ЧАСТЬ ЕЕ, КОТОРАЯ