Лабораторная работа № 1

Индивидуально задания : Системы электронного документооборота (СЭДО).

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ НОРМАЛЬНЫЙ СДЕЛАЙ
Как на практику делал

Цели и задачи лабораторной работы
1.Целями выполнения лабораторной работы являются:

А). Закрепление знаний о видах и назначении информационных систем (ИС). Изучение области применения и функциональных возможностей современных ИС.

Б). Приобретение практических навыков поиска, обработки и

анализа информации по заданной теме в сети интернет.

В). Приобретение навыков составления документаобоснования для внедрения информационной системы.

В процессе выполнения лабораторной работы решаются

следующие задачи:

- Выполняется поиск и анализ информации: о заданном виде ИС, о конкретных информационных системах заданного вида.

- Разрабатывается пример возможного применения одной

из информационных систем заданного вида в деятельности некоторого объекта автоматизации (предприятия, организации).

- Составляется документ-обоснование на внедрение информационной системы.
Электронный документооборот включает: создание электронных документов, их обработку, передачу, хранение, представление и вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

IDC следующим образом определяет понятие СЭД: «СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных».

---

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними(в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Классификация СЭД возможна в зависимости от специфических задач, определенной «ниши», занимаемой в рамках общей системы документооборота. Особенности таких продуктов обусловлены специфическими концепциями и моделями бизнес-процессов предприятия, что является основой для автоматизации различных областей делопроизводства. В этом случае эксперты выделяют такие группы решений, как системы WorkFlow (технология автоматизации деловых процессов), системы делопроизводства, электронные архивы документов, системы коллективной обработки документов и комплексные системы управления документами.

Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.

---

Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий.


Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Основные задачи СЭД:

• 
  классификация документов;
  
• 
  их создание по заданным правилам;
  
• 
  обработка документов по определенным маршрутам;
  
• 
  архивное хранение и регламентированный доступ к ним;
  
• 
  эффективный поиск документов;
  
• 
  возможность всех сотрудников работать с гарантированно актуальными данными;
  
• 
  единое информационное пространство для всех участников работы в СЭД.
  

В отличие от учетных систем СЭД ничего не считает, не вычисляет, не делает расчетов, и тем более не принимает решений на основе автоматического анализа своего состояния. Самый простой пример: при продаже товара в учетной системе программа имеет уже рассчитанные остатки на складе, контролирует возможность отгрузки, изменяет взаиморасчеты, автоматически блокирует некорректную отгрузку.

---

Все СЭД хранят структурированную информацию и помогают пользователям работать с ней - это основное их предназначение. Системы электронного документооборота могут быть достаточно разными, чтобы решать индивидуальные задачи компаний различного уровня развития.

Существует множество видов предназначения электронного документооборота:

Системы делопроизводства — это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия.

Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки — программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.

Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий.

Системы управления информацией (Information  Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).

---

Системы управления потоками работ (WorkFlow  Management  Systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы).

Структуру ИС составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема- это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Структура ИС как совокупность обеспечивающих подсистем представлена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4. Структура ИС как совокупность обеспечивающих подсистем

Информационное обеспечение- совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Унифицированные системы документациисоздаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

Схемы информационных потоковотражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Техническое обеспечение- комплекс технических средств, предназначенных для работы ИС, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средствсоставляют:

• 
  компьютеры любых моделей;
  
• 
  устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
  
• 
  устройства передачи данных и линий связи;
  
• 
  оргтехника и устройства автоматического съема информации;
  
• 
  эксплуатационные материалы и др.
  

---

Смотрите также файлы

• Дисциплине Статистика.docx

• Б1 1 Биосферой 2 Взаимоотношения организмов с окружающей их средой обитания 3. 1 нет 2 да 3 да4 нет5 да 4 Преднамеренное и непреднамеренное воздействие человека на условия существования.docx

• Деньги, их сущность, роль и эволюция. Законы денежного обращения.docx

• Отчет по Лабораторной работе по дисциплине Техника и технология бурения нефтяных и газовых скважин.docx

• 1. Учет инновационной деятельности должен базироваться на.pdf