Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо луч.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 25.04.2024
Просмотров: 25
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
, оформленные в соответствии с образцами (приложение №№ ________ к настоящей Инструкции). Конверты опечатывают печатью «Для пакетов».
О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала _____________________________________ (приложение № _________), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра.
7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией:
7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах ______________ ____________________________________ (приложение № ______) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел.
7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета _____________________________ (приложение № _____ к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по _______________________________ (приложение № ______).
При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по ____________________ разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на _______________________ руководителя заинтересованного подразделения.
7.5. Все виды журналов, предназначенные для учета документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть _________________ и все листы в них ________________________. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается _______________________________________________________ ________________________________________________________________________, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, оформленной в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество зарегистрированных за год документов; запись заверяется ответственным лицом и печатью.
В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются ________________________________, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества.
8.1. В номенклатуру дел Общества в обязательном порядке включаются дела с грифом _________________________________________________ и журналы учета _____________________________________________________________________.
8.2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела ____________________________________________.
8.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «_____» или «______».
8.4. Дата начала дела должна соответствовать дате ______________________ __________________________, дата окончания дела - __________________________ ____________________________. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ.
Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в ООО.
8.5. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется _______________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции), которая заполняется по мере подшивки в дело документов.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В случае оформления листов ознакомления с конфиденциальными документами они подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается ____________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. В каждом деле (томе) должно быть подшито не более _____________ листов.
8.6. Законченное дело (том) с документами прошивается, __________________ _________________________, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении. Опечатывание дела (тома) производится с помощью ______________________________ печати «Для пакетов № ___», которая наклеивается так, чтобы захватывались ___________________________________________ .
8.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией, специально создаваемой по распоряжению начальника подразделения (далее – Комиссия), делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью __________________________________________. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.
8.8. Подготовка дел для сдачи в архив или уничтожения осуществляется в соответствии с требованиями _________________________________________ управления в ООО и с правилами Федерального архивного агентства (Росархив).
По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может _________________________________. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.
8.9. Прием дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение в архив оформляется _______________________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции). Дела передаются в архив Общества с обязательной _________________ ___________________________________________ включенных в них документов.
8.10. Дела выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей. Выдача дел осуществляется под расписку в ____________________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции). Основанием для выдачи дела является ________________________ _______________________________________ – оформителя дела на указанной карточке либо ____________________________________________________________.
9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) _______________________________________ ____________________________________________________________________ .
9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает _____ _____________________________________________________________________.
9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в подразделении производится по решению _________________________ через лицо, ________________________________________________________________________, с обязательной отметкой в журнале, или по реестру.
9.4. При смене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется ________________________________, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № _____ к настоящей Инструкции). При уходе в отпуск лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении, номенклатурные дела с конфиденциальными документами, штампы и печати конфиденциального делопроизводства передаются ______________________________________________________________.
9.5. Запрещается выносить документы
, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними ________________________
В необходимых случаях руководитель подразделения может разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного населенного пункта. Резолюция, разрешающая вынос, ставится на _______________ _____________________________________________________________________
9.6. Командируемым работникам под их __________________ ответственность, ___________________________________________________________ разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы.
9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
9.10. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, Службой корпоративной защиты ООО проводится ____________________________ и _________________, который представляется руководству Общества для принятия решения.
10.1. Копирование конфиденциальных документов осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии ____ ________________________________________________________________, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. Резолюция может быть проставлена в виде соответствующего штампа (приложение № ___ к настоящей Инструкции) с подписью лица, разрешившего копирование либо его подписи о разрешении копирования на мотивированной служебной записке. Резолюция генерального директора с указанием нескольких исполнителей (соисполнителей) конфиденциального документа является основанием для копирования конфиденциальных документов _____________________________________________________________________.
10.2. После размножения документов вносится соответствующая отметка о количестве изготовленных копий в журналы регистрации конфиденциальных документов работником, _______________________________________________________: «Дополнительно размножено ___ экз.». Дополнительно размноженные документы учитываются за этим же номером. При этом запись дополнительно отпечатанных экземпляров производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где ___________________ _____________________________________________________________________.
На оборотной стороне документа работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий.
10.3. В случае выполнения копировальных работ с использованием съемных электронных носителей информации электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере ______________________ под наблюдением исполнителя.
11.1. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией ООО в другие организации производится предприятиями ФГУП «Главный центр специальный связи» Федерального агентства связи, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке конфиденциальных документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности ________________________________.
11.2. Доставка пакетов с конфиденциальными документами адресатам, расположенным на территории одного населенного пункта, может осуществляться лицами, ответственными за конфиденциальное делопроизводство, с передачей документов адресатам по _________________ (приложение № _______ к настоящей Инструкции), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется _______ получателя.
Конфиденциальные документы запрещается передавать __________________ _____________________________________________ без использования мер защиты.
11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки экземпляров отправляемых документов (приложение № _____ к настоящей Инструкции). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем Подразделения. Списки рассылки конфиденциальных материалов большого объема и изданий, направляемых в организации и органы государственной власти, согласуются со Службой корпоративной защиты Общества.
12.1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, разработанных для внутреннего пользования, производится ___________________ _____________________________ (далее – Комиссия), на основании ____________ _____________________________________________________________________ .
Уничтожение конфиденциальных документов, находящихся в ведении нескольких структурных подразделений Общества, производится по ____________________ ___________________________________________________, подписанной руководителями подразделений, на имя генерального директора либо лица его замещающего, с последующим составлением соответствующего акта.
О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала _____________________________________ (приложение № _________), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра.
7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией:
7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах ______________ ____________________________________ (приложение № ______) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел.
7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета _____________________________ (приложение № _____ к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по _______________________________ (приложение № ______).
При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по ____________________ разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на _______________________ руководителя заинтересованного подразделения.
7.5. Все виды журналов, предназначенные для учета документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть _________________ и все листы в них ________________________. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается _______________________________________________________ ________________________________________________________________________, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, оформленной в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество зарегистрированных за год документов; запись заверяется ответственным лицом и печатью.
В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются ________________________________, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества.
-
Группировка конфиденциальных документов в дела
8.1. В номенклатуру дел Общества в обязательном порядке включаются дела с грифом _________________________________________________ и журналы учета _____________________________________________________________________.
8.2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела ____________________________________________.
8.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «_____» или «______».
8.4. Дата начала дела должна соответствовать дате ______________________ __________________________, дата окончания дела - __________________________ ____________________________. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ.
Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в ООО.
8.5. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется _______________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции), которая заполняется по мере подшивки в дело документов.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В случае оформления листов ознакомления с конфиденциальными документами они подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается ____________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. В каждом деле (томе) должно быть подшито не более _____________ листов.
8.6. Законченное дело (том) с документами прошивается, __________________ _________________________, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении. Опечатывание дела (тома) производится с помощью ______________________________ печати «Для пакетов № ___», которая наклеивается так, чтобы захватывались ___________________________________________ .
8.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией, специально создаваемой по распоряжению начальника подразделения (далее – Комиссия), делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью __________________________________________. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.
8.8. Подготовка дел для сдачи в архив или уничтожения осуществляется в соответствии с требованиями _________________________________________ управления в ООО и с правилами Федерального архивного агентства (Росархив).
По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может _________________________________. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.
8.9. Прием дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение в архив оформляется _______________________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции). Дела передаются в архив Общества с обязательной _________________ ___________________________________________ включенных в них документов.
8.10. Дела выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей. Выдача дел осуществляется под расписку в ____________________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции). Основанием для выдачи дела является ________________________ _______________________________________ – оформителя дела на указанной карточке либо ____________________________________________________________.
-
Хранение конфиденциальных документов
9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) _______________________________________ ____________________________________________________________________ .
9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает _____ _____________________________________________________________________.
9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в подразделении производится по решению _________________________ через лицо, ________________________________________________________________________, с обязательной отметкой в журнале, или по реестру.
9.4. При смене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется ________________________________, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № _____ к настоящей Инструкции). При уходе в отпуск лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении, номенклатурные дела с конфиденциальными документами, штампы и печати конфиденциального делопроизводства передаются ______________________________________________________________.
9.5. Запрещается выносить документы
, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними ________________________
В необходимых случаях руководитель подразделения может разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного населенного пункта. Резолюция, разрешающая вынос, ставится на _______________ _____________________________________________________________________
9.6. Командируемым работникам под их __________________ ответственность, ___________________________________________________________ разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы.
9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
9.10. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, Службой корпоративной защиты ООО проводится ____________________________ и _________________, который представляется руководству Общества для принятия решения.
-
Копирование конфиденциальных документов
10.1. Копирование конфиденциальных документов осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии ____ ________________________________________________________________, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. Резолюция может быть проставлена в виде соответствующего штампа (приложение № ___ к настоящей Инструкции) с подписью лица, разрешившего копирование либо его подписи о разрешении копирования на мотивированной служебной записке. Резолюция генерального директора с указанием нескольких исполнителей (соисполнителей) конфиденциального документа является основанием для копирования конфиденциальных документов _____________________________________________________________________.
10.2. После размножения документов вносится соответствующая отметка о количестве изготовленных копий в журналы регистрации конфиденциальных документов работником, _______________________________________________________: «Дополнительно размножено ___ экз.». Дополнительно размноженные документы учитываются за этим же номером. При этом запись дополнительно отпечатанных экземпляров производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где ___________________ _____________________________________________________________________.
На оборотной стороне документа работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий.
10.3. В случае выполнения копировальных работ с использованием съемных электронных носителей информации электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере ______________________ под наблюдением исполнителя.
-
Пересылка конфиденциальных документов
11.1. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией ООО в другие организации производится предприятиями ФГУП «Главный центр специальный связи» Федерального агентства связи, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке конфиденциальных документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности ________________________________.
11.2. Доставка пакетов с конфиденциальными документами адресатам, расположенным на территории одного населенного пункта, может осуществляться лицами, ответственными за конфиденциальное делопроизводство, с передачей документов адресатам по _________________ (приложение № _______ к настоящей Инструкции), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется _______ получателя.
Конфиденциальные документы запрещается передавать __________________ _____________________________________________ без использования мер защиты.
11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки экземпляров отправляемых документов (приложение № _____ к настоящей Инструкции). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем Подразделения. Списки рассылки конфиденциальных материалов большого объема и изданий, направляемых в организации и органы государственной власти, согласуются со Службой корпоративной защиты Общества.
-
Уничтожение конфиденциальных документов
12.1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, разработанных для внутреннего пользования, производится ___________________ _____________________________ (далее – Комиссия), на основании ____________ _____________________________________________________________________ .
Уничтожение конфиденциальных документов, находящихся в ведении нескольких структурных подразделений Общества, производится по ____________________ ___________________________________________________, подписанной руководителями подразделений, на имя генерального директора либо лица его замещающего, с последующим составлением соответствующего акта.