Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

Практическое занятие 3


Выполнил:

Обучающийся Тимурзиева Елена Григорьевна

Преподаватель:

Разумов Николай Владимирович

ЗАДАНИЕ 1

Максимальное количество баллов - 3

 

Решите задачу. Во время пожара у Вас были утеряны документы. Вам необходимо подтверждение наличия у Вас образования и награждений. Возможно ли отправить в Росархив запрос о подтверждении наличия образования, подтверждение награждений?

Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

Ответ:

  Сгоревшие в результате пожара документы восстанавливают в упрощенном порядке и с использованием ряда льгот. Таким образом государство оказывает поддержку населению, пострадавшему в результате ЧС. Однако, для получения государственных образцов и дубликатов требуется соблюдение ряда правил. В частности, сначала восстанавливают документы, подтверждающие личность. И только потом заверяют права на остальные.

Каждый погорелец сталкивается с вопросом: что нужно для того, чтобы восстановить документы после пожара. Перевыпуск паспорта – процесс быстрый. Что касается дополнительных свидетельств, то здесь отталкиваются от ситуации. Одни документы не столь важны в течение какого-то промежутка времени, а отсутствие вторых делает невозможным получение новых. Граждане-погорельцы получают новые образцы данных в соответствии с рекомендациями правительственной комиссии по ЧС, разработанными специально для таких случаев.

Текст законопроекта гласит, что сначала человек восстанавливает паспорт, затем регистрацию, свидетельство о рождении (свое и на детей), документы актовых записей.

Далее обращается в государственные институты, осуществляющие обязательное страхование (ПФР, ФОМС) и налоговую инспекцию. В соответствии с законом об образовании №273-ФЗ и приказом Минобрнауки №112 диплом восстанавливается в том случае, если сроки хранения архивов еще действующие (25–30 лет с момента защиты ученой степени).

---

Диплом восстанавливается только один раз. В противном случае человек получает удостоверение, которое по юридической силе соответствует оригиналу.
 ЗАДАНИЕ 2

Максимальное количество баллов - 3

 

Решите ситуационную задачу. Вы работаете в организации и руководство поручило вам осуществить передачу архивных документов в собственность Пермского края.

Вопросы:

1.      Перечислите и охарактеризуйте этапы передачи архивных документов.

2.      Поясните, на основании чего будут переданы документы?

3.      Составьте необходимые сопроводительные документы.

Для выполнения задания рекомендуется обратиться к справочно-информационным системам.

Ответ:

  Инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает её проект, который согласует с заинтересованными должностными лицами. После документ утверждает руководитель организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.

. 

1. 
   Общие положения 
   

Подготовка дел к передаче в архив включает в себя работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению сдаточных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях. Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения. График передачи дел в архив составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов организации и согласуется с начальником службы ДОУ. Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел для передачи их в архив. Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив. Работники архива имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные дела.

При подготовке дел к передаче в архив следует руководствоваться: Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов

---

, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236).

Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).

Номенклатурой дел организации.

Положением об экспертной комиссии (утв. генеральным директором 30.01.2021).

Инструкцией по делопроизводству (утв. приказом от 17.01.2021 № 12).

2. Состав документов, подлежащих передаче в архив комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу. В архив передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

3. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. ЭЦ проводится в организации ежегодно, на основании номенклатуры дел.

При проведении ЭЦ осуществляется:

- отбор документов для передачи в архив;

- отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы, не подлежащие передаче в архив;

- выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли. По результатам ЭЦ составляют:

- для документов, по которым принято решение о передаче в архив — описи дел;

- для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение — акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек;

- для утерянных документов — акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:

- сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;

- проверку правильности систематизации документов внутри дел;

- проверку комплектности дел;

- проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов

---

, подписей, виз).

Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ». Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями. Приложения подшиваются непосредственно после основных документов. Приложения-предметы (компакт-диски, флеш-карты и т.п.), или приложения, которые могут быть повреждены (фотографии, схемы), вкладываются в конверт, который подшивается после основного документа. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела (тома), а документы за декабрь – в конце.

В деле должно содержаться не более 250 листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения.

При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации. Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения. Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел.

ЗАДАНИЕ 3

Максимальное количество баллов - 5

 

Решите задачу. Вы являетесь молодым специалистом и получили распоряжение о необходимости оборудовать небольшой ведомственный архив для хранения документов вашей организации площадью 50 кв. м. 

Выполните задания по алгоритму:

1.  Составьте перечень необходимого архивного оборудования (стеллажи, тележки, стремянки и пр.) и смету на его покупку.   Реальные цены на архивное оборудование можно посмотреть на ЯндексМаркете.

2. Составьте перечень необходимо технического оборудования (компьютер, принтер, сканер, кондиционер и пр.), программного обеспечения и сметы на его покупку.  Реальные цены можно посмотреть на ЯндексМаркете.

3. Заполните карточку пофондового топографического указателя (представлена в Приложении 1).

4.  Разработайте самостоятельно инструкцию по пожарной безопасности в архиве, в которой отразите обязательные для соблюдения правила.

5. Составьте регламент приёма в создаваемый архив электронных документов.  В регламенте необходимо указать периодичность передачи документов в архив, требования к форме, форматам файлов, носителям.

---

Обратите внимание, что для составления регламента   рекомендуется руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Источник документа: https://docs.cntd.ru/document/420266293 или любой другой по выбору студента).
ЗАДАНИЕ 4

Максимальное количество баллов - 3

 

Решите ситуационную задачу. В связи с большой загруженностью муниципального архива города Э. у директора архива, возникла необходимость в еще одной штатной единице.

Вопросы:

1.       Какими полномочиями обладает директор в данной сфере.

2.       Какие действия можно предпринять.

3.       Какое обоснование потребуется для увеличения штатной численности основного персонала?

 

Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

 

ЗАДАНИЕ 5

Максимальное количество баллов - 5

 

Вы являетесь ведущим специалистом в архиве и вам предстоит провести проверку действующих нормативных документов. Проанализируйте предложенную должностную инструкцию заведующего архивом (Приложение 2).

Выявите положения, не соответствующие законодательству.

Предоставьте обоснованный ответ специалиста.

Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

 

ЗАДАНИЕ 6

Максимальное количество баллов - 3

 

Решите ситуационную задачу.На сайте государственного архива Российской Федерации в Прейскуранте оказываемых на платной основе работ и услуг, одним из видов услуг значится «Консультирование по вопросам обеспечения сохранности и учета документов». (Источник информации: https://statearchive.ru/422)

Вопросы:

1. Какие услуги входят в данный перечень?

2. Как производится оплата данных услуг?

3. Кто вправе обратиться с таким запросом?

Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

---

Смотрите также файлы

• Суммативное оценивание за раздел Жидкие и твердые тела.docx

• Программаларды пайдалану Сабаты масаты Барлы оушы.docx

• Жоспар 910 замерзімді жоспар блімі.docx

• Как сделать книгу своими руками.docx

• Информатика 5 сынып Аптасына 1 саат, барлыы 36 саат.docx