Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Менеджмент Практическое занятие 4.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.04.2024
Просмотров: 10
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Менеджмент
Практическое занятие 4
Выполнил:
Обучающийся Холодарь Виктория Витальевна
Преподаватель:
Гельвих Ксения Валерьевна
Задание 1.
| № п/п | Вопросы | Ответы |
| 1. | Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе? | Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей. |
| 2. | В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером. | На каждого сотрудника в офисном помещении, не считая оборудованного компьютером рабочего места, должна выделяться площадь в 4 кв.м. Для работников конструкторского бюро работодатель обязан выделять более 6 кв.м. в офисном помещении. При наличии у сотрудника инвалидности ему полагается от 5,65 кв.м. Если работник пользуется коляской, то указанный показатель повышается до 7,65 кв.м. |
| 3. | На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором? | При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м. |
| 4. | Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника. | Обеспечивает работнику физиологически удобную позу и позволяет изменять ее в течение рабочего времени; поверхность сиденья — не менее 400 мм по ширине и глубине, с закругленным передним краем; сиденье регулируется от 440 до 550 мм по высоте и от –5 до 15 градусов по наклону вперед; поверхность спинки — 300 мм в высоту и 380 мм в ширину, наклон и расстояние от сиденья регулируются; подлокотники должны иметь длину не менее 250 мм и ширину 50–70 мм, высота подлокотников над сиденьем — в пределах 230 мм, а расстояние между ними— в пределах 350–500 мм; поверхность сиденья, спинки, подлокотников должна быть полумягкой, не скользкой, не электризоваться и хорошо очищаться. |
| 5. | Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника. | Монитор на столе нужно располагать на расстоянии 60 – 70 см от глаз пользователя, но не ближе 50 см с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100 – 300 мм от края, обращенного к пользователю, или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. |
| 6. | Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении. | В связи с этим законодательно установлены оптимальные значения температуры и допустимый максимум в жаркий период года. Для офисных работников они составляют 23-25°С. В холодный период года внутри помещений должно быть соблюдено комфортное значение температуры – 22-24°С. Допустимы колебания нормы до 1-2°С. |
| 7. | Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении. | Влажность воздуха должна соответствовать общепринятым нормам, и они едины для всех помещений – не ниже 30% зимой и не ниже 40% летом. Оптимальной считается влажность 50-60%, при таком содержании воды в воздухе работать комфортно и слизистые не сохнут, что особенно важно для глаз офисных сотрудников. |
| 8. | Перечислите зоны рабочего места секретаря. | Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. |
| 9. | Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе. | На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними — настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками. |
| 10. | Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса. | Информация на стенде для сотрудников предприятия включает:
Там же размещают сведения для клиентов:
Доски для объявлений выполняют основную задачу – своевременное информирование об произошедших и запланированных изменениях. На основных носителях вывешивается:
|
| 11. | Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника. | По нормативам свет должен быть достаточно ярким, иметь белый или жёлтый цвет (наиболее близкий к естественному). При необходимости организуется зональное освещение. Норма освещённости рабочего места в офисе: Не менее 300Лк для общего освещения кабинета 500-600Лк на рабочих местах, с локальной подсветкой |
Задание 2.
| № п/п | Виды и состав организационно-распорядительных документов | Пример организационно-распорядительных документов |
| 1. | Организационные | Определяют правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр. |
| 2. | Распорядительные | Ими оформляют управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения, постановления, приказы, указы и пр. |
| 3. | Информационно-справочные | Используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки. |
Задание 3.
Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров секретарем входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: входящие и исходящие.
Решите ситуационную задачу:
Абонент просит пригласить к телефону сотрудника Сергеева, но Сергеев отсутствует.
Секретарь отвечает: «Его нет!» – и вешает трубку. Через четверть часа тот же абонент еще раз осведомляется о сотруднике Сергееве. Прошло еще немного времени – и снова он, с тем же вопросом. Раздраженная секретарь еще резче отвечает: «Его нет» – и снова вешает трубку: настойчивый абонент своими повторяющимися звонками мешает ему работать.
Вопросы:
1. Аргументируйте и оцените верно ли действует секретарь в данной ситуации?
2. Опишите ваши действия в подобной ситуации.
В данной ситуации секретарь действует не верно. Услышав, что нужного человека на месте нет, и, постеснявшись (или не успев) спросить, когда он будет, абонент обязательно будет звонить каждые полчаса, а то и чаще. Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный звонок, как бы он вас ни раздражал. Оптимальный ответ выглядит примерно так: «Его нет. Он будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать?», или «Его сейчас нет на месте. К сожалению, я не знаю, где он и когда вернется.
Перезвоните попозже или скажите, что ему передать».
Задание 5.
1. Конфликт между личностью и группой
2. Основные причины негативной реакции сотрудников: нарушение планов относительно будущего, неуверенность в собственной компетентности и возможности успешного завершения преобразований, а также несоответствие системы ценностей организации поставленным целям изменений.
Причина, по-моему мнению состоит в том, что сотрудники, привыкшие работать со старым руководителем, просто не хотят принимать нового с «жестким» стилем руководства.
Причина заключается в том, что некоторые сотрудники возможно захотят менять привычное место работы, из-за нового руководителя.
Из-за того, что производительность труда сократилась, возможно сократилась з.п .
Атмосфера в коллективе, теперь сотрудникам придется перестраиваться в манерах общения и пр.
Более жесткий режим работы, больше требований от работодателя.
Основные способы разрешения конфликта со стороны руководителя:
Следует осуществлять подбор и распределение сотрудников по должностям в соответствии с их профессиональными и личностными психологическими качествами.
Ни в коем случае не позволяйте нарушать свое единоначалие.
Выступайте на защиту своих сотрудников в случае возникновения угрозы извне.
Определите четкие корпоративные правила, а также систему поощрений и наказаний сотрудников в результате их выполнения или непризнания. Следует развивать и поддерживать корпоративные стандарты и ценности.
Разработайте регламент, согласно которому должны строиться взаимоотношения работников компании.
Следует оставаться спокойным в любых ситуациях, вести себя в соответствии с должностным статусом. Нужно соблюдать нейтралитет в случае возникновения разногласий между сотрудниками и выступать в роли третьей стороны, помогая разобраться в фактах и найти конструктивное решение в спорной ситуации.
Важно создать и поддерживать в рабочем коллективе доверительную атмосферу.
Необходимо признавать собственные ошибки и быть способным отменить неверные решения.
Со стороны руководителя разумно будет принять решение, о смягчении требований к работникам, если же он хочет держать прибыль в норме
Задание 6.
1.Демократический стиль управления
2.К плюсам демократического стиля управления относятся:
- разгрузка руководителя
- высокий уровень мотивации сотрудников
- квалифицированность принимаемых решений
Минусы:
- Низкий уровень дисциплины. И это главный бич всех «мягких» вариантов управления. Творчество и дисциплина – редкое сочетание
- Низкий уровень личной ответственности. Сотрудник не несет ответственности за свои ошибки, ссылаясь на общность принятых решений – «мы же все делали вместе!»
- Долгая работа даже над простыми задачами. Чем больше людей работает над проблемой, тем на больший срок затягивается непосредственно работа. Ведь коллективное обсуждение – процесс небыстрый
Демократический стиль управления, я считаю наиболее эффективным по сравнению с другими, так как практически во всех случаях коллектив организации наиболее удовлетворен демократическим стилем руководства, то есть таким, при котором руководитель ориентирован в своей деятельности на подчиненных: принимает решения с учетом их мнения, предоставляет им инициативу в процессе работы.
Однако демократический стиль руководства не следует применять, если коллектив не устоявшийся, работники не обладают достаточной квалификацией и активностью, а производство основано не на экстремальных условиях. Также данные стили требует много времени на разработку и согласования управленческого решения, таит в себе опасность ослабления контроля, иногда даже приводит к безответственности.
Пермь - 2023
