Файл: Задания 1.docx

Задание №1. Виды и классификация деловых документов

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электронные носители и др.

Деятельность организацийхарактеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации.

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

Классификация документов.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации (рисунок 1).

Рисунок 1 – Классификация документов
Документы классифицируются по следующим признакам:

Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
справочно-информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы

разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

постоянного срока хранения;
долговременного (свыше 10 лет);
временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Основные виды документов.

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

Электронные документы.

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Таким образом, переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

ЗАДАНИЯ № 2

Задание №2. Назначение и применение программы Fine Reader
ABBYY FineReader – это универсальный инструмент для работы с бумажными и PDFдокументами на цифровом рабочем месте. В программе используются технологии оптического распознавания символов и конвертации документов, основанные на возможностях искусственного интеллекта. Это позволяет быстрее извлекать полезную информацию из документов и повышать производительность труда. Это позволяет с легкостью создавать, оцифровывать, конвертировать и редактировать бумажные и PDF-документы, вести по ним поиск, защищать их содержимое и работать над ними совместно с другими пользователями.

Обработка изображения системой FineReader включает в себя анализ графического изображения, переданного сканером, и распознавание каждого символа. Процессы анализа макета страницы (определение областей распознавания, таблиц, картинок, выделение в тексте строк и отдельных символов) и распознавания изображения тесно связаны между собой: алгоритм поиска блоков использует информацию о распознанном тексте для более точного анализа страницы.

Распознавание изображения осуществляется на основе технологии «целостного целенаправленного адаптивного распознавания», что означает:

целостность – объект описывается как целое с помощью значимых элементов и отношений между ними;
целенаправленность – распознавание строится как процесс выдвижения и целенаправленной проверки гипотез;
адаптивность – способность OCR-системы к самообучению.

В соответствии с этими тремя принципами система сначала выдвигает гипотезу об объекте распознавания (символе, части символа или нескольких склеенных символах), а затем подтверждает или опровергает ее, пытаясь последовательно обнаружить все структурные элементы и связывающие их отношения. В каждом структурном элементе выделяются части, значимые для человеческого восприятия: отрезки, дуги, кольца и точки. Следуя принципу адаптивности, программа самостоятельно «настраивается», используя положительный опыт, полученный на первых уверенно распознанных символах. Целенаправленный поиск и учет контекста позволяют распознавать разорванные и искаженные изображения, делая систему устойчивой к возможным дефектам письма.

В результате работы в окне FineReader появится распознанный текст, который можно отредактировать и сохранить в наиболее удобном формате.

4 июня 2020 года компания ABBYY сообщила, что обновила ABBYY FineReader 15 – интеллектуальный редактор для работы с любыми видами бумажных и электронных документов, и выпустила этот продукт под брендом ABBYY FineReader PDF.

По информации компании, теперь с помощью ABBYY FineReader PDF можно не только распознавать и редактировать PDF-файлы, но и работать с любыми интерактивными формами: создавать анкеты, резюме и шаблоны, добавлять раскрывающиеся списки, вопросы с выбором варианта ответов, гиперссылки и так далее. Эта функциональность может быть полезной компаниям для сбора и обработки клиентских данных – например, для регистрации в банковских сервисах, оформления страховых полисов, карт лояльности, заказов и заявок на получение услуг, при проведении опросов и маркетинговых исследований и для других задач.

Возможности программы ABBYY FineReader 15

ABBYY FineReader 15 позволяет работать с любыми типами PDF-документов, в том числе cо сканами. Программа ABBYY FineReader 15 позволяет:

редактировать текст (в том числе абзацы и таблицы), ссылки и картинки ;
осуществлять поиск по ключевым словам как в тексте документа, так и в комментариях, закладках и метаданных;
перемещать, добавлять, удалять и улучшать (поворачивать, обрезать, исправлять перекос) страницы в PDF-документах;
копировать текст, таблицы и картинки из PDF-файлов, отсканированных изображений или фотографий в пару кликов;
переводить PDF-документы в редактируемые форматы, такие как Microsoft Word, Excel и другие;
добавлять комментарии и отметки;
добавлять водяные знаки, штампы , колонтитулы, нумерацию страниц и нумерацию Бейтса;
ставить и верифицировать электронную цифровую подпись ;
защищать PDF-документы при помощи паролей;
удалять конфиденциальную информацию из документов;
создавать и объединять PDF-документы , в том числе в формате PDF/A для долгосрочного хранения и в формате PDF/UA, который используют люди с особыми потребностями;
заполнять PDF-формы;
просматривать и распечатывать PDF-документы;
находить различия в разных версиях одного и того же документа в любых поддерживаемых форматах (включая PDF, Microsoft Word и многие графические форматы);
сохранять результаты сравнения в документ Microsoft Word в режиме отслеживания изменений.

Таким образом, ABBYY FineReader позволяет полноценно работать со всеми данными в едином потоке: извлечь текст из бумажного документа и конвертировать его в любой из популярных форматов, отредактировать файл в формате PDF, внести в него комментарии, сравнить несколько версий, добавить цифровую подпись или водяные знаки, защитить файл с помощью пароля, скрыть в тексте конфиденциальные данные, а также создать PDF документ из нескольких документов в разных форматах. Пользователи могут менять порядок, расположение и форматирование, добавлять и перемещать целые абзацы текста, искать данные, добавлять или менять изображения и таблицы без необходимости конвертировать документ или создавать новый.

ЗАДАНИЯ № 3

Задание № 3: Произвести анализ общего объёма розничного товарооборота за отчётный год по магазину «Товары повседневного спроса» на основе данных, указанных в таблице:

Рис. 1. Распечатка Таблицы с исходными данными
Краткое описание создания электронной таблицы:

Оформление заголовка:
1. Выделяем диапазон А1:F1
2. Щелкаем по кнопке , затем вносим название «Розничный товарооборот по магазину «Товары повседневного спроса»».
3. Выделяем диапазон А1:F1, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет.
Оформление шапки таблицы (пошагово)
1. Выделяем диапазон A2:A3, щелкаем по кнопкам , , (аналогично – B2:C2, D2:E3).
2. Выделяем диапазон А2:F3, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет.
Выделяем диапазон A1:F8, щелкаем по списку кнопки
1. Выделяем диапазон А4:I8, щелкаем по кнопке выбираем понравившийся цвет.
Вносим необходимые данные (заполняем таблицу).
Вносим формулы в расчётные ячейки таблицы