Файл: Понятие документооборот. Основы организации документооборота.doc

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера. Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.

Внутренний документооборот

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.). На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как:

- подготовка проекта внутреннего документа;

- обеспечение согласования документа;

- утверждение;

- регистрация;

- рассылка по подразделениям;

- контроль исполнения документа;

- подшивка копии в дело.

Архивное хранение документов

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

---

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов.
2. Анализ организации документооборота на предприятии

2.1 Общая характеристика ООО «Трикотажница»

Общество с ограниченной ответственностью «Трикотажница» образовано в 2005 году.

Местонахождение: 683013, Камчатский край, г. Петропавловск-Камчатский, ул. Океанская, 52.

ООО «Трикотажница» является юридическим лицом: имеет в собственности обособленное имущество, учитываемые на самостоятельном балансе; может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности быть истцом и ответчиком в суде.

Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории РФ и за её пределами. Имеет круглую печать со своим наименованием (эмблемой) и другие необходимые реквизиты.

ООО «Трикотажница» создано в целях извлечения прибыли путем производства и насыщения потребительского рынка товарами и услугами. Общество занимается следующими видами деятельности: оказание товарно–посреднических услуг на рынках товаров, информации; оптово-розничная торговля; организация коммерческой и комиссионной торговли в установленном законе порядке, продажа организациям, предприятиям и гражданам, в том числе и иностранцам, товаров и услуг. Общество имеет право осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

ООО «Трикотажница» осуществляет основные виды деятельности:

- производство трикотажного полотна и трикотажных изделий широкого ассортимента;

- переработка вторичного сырья и других отходов производства;

- торгово-закупочная и посредническая деятельность;

---

- организация розничной торговли;

- участие в проведении отечественных и международных выставок.

Цель ООО «Трикотажница» согласно Уставу – извлечение прибыли путем насыщения потребительского рынка товарами. Структура «Руси» более соответствует линейно-функциональной структуре управления. Сильные стороны фирмы – это постоянные и устоявшиеся связи с оптовыми покупателями, знание своего потребительского рынка и его возможностей, четкое соблюдение всех требований законодательства, благоприятный психологический климат среди работников.

ООО «Трикотажница» специализируется на детском ассортименте, а также выпускает мужской и женский бельевой трикотаж. Ее целевой рынок составляет население.

Ассортимент продукции фабрики включает более 300 наименований высококачественной, конкурентоспособной трикотажной продукции.

Продукция соответствует международным стандартам ИСО 9000. Продукция абсолютно безопасна для здоровья человека, что подтверждено экологическим сертификатом соответствия Госстандарта России. Фабрика реализует не только комфортную одежду для дома, но и коллекцию высококачественной одежды для спорта и отдыха. Фирма проводит прогрессивную ассортиментную политику, заключающуюся в своевременной реакции на конъюнктуру спроса. Активная позиция руководителей и специалистов фирмы, понимание требований времени способствуют постоянному росту объемов производства.

SWOT- анализ ООО «Трикотажница» позволяет не только оценить угрозы и возможности, слабые и сильные стороны, но и принять своевременные меры по устранению указанных недостатков в совершенствовании коммерческой деятельности. Так, для предупреждения возможных угроз и смягчения последствий от них организации необходимо вести работу в области изучения рынка и поведения конкурентов, безопасности, финансов и кадров.

Исходя из полученных данных, была составлена матрица SWOT- анализ и представлена в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Анализ сильных и слабых сторон ООО «Трикотажница»

Сильные стороны	Слабые стороны
- финансовая устойчивость предприятия; - наличие широкого ассортимента товаров; -хорошее качество предлагаемой продукции; - выгодное географическое месторасположение предприятия, приводящее к экономии на затратах по транспортировке; - малые сроки поставки продукции; - собственные складские помещения; - модернизация технического оснащения производства; - хорошая репутация у покупателей.	- слабая рекламная деятельность, низкая информированность населения о компании; -большая зависимость от основных поставщиков; -отсутствует доставка товара потребителям; - увеличение отпускаемых цен на товары в связи с ростом закупочных цен; -повышение энерготарифов и налоговых ставок; - изменение таможенной политики.

---

Достоинства ООО «Трикотажница»: наличие широкого ассортимента товаров, хорошее качество предлагаемой продукции, устойчивое финансовое состояние и выгодное расположение позволят устранить угрозу появления новых конкурентов, т.е. удержать конкурентные позиции.

Развитие сети «поставщиков» - развитие долгосрочных и взаимовыгодных партнерских отношений, привлечение на взаимовыгодных условиях новых партнеров, снизит зависимость продаж предприятия от основных поставщиков. Расширение деятельности ООО «Трикотажница» позволит увеличить объём продаж, однако выход на новые рынки вызовет необходимость проведения маркетинговых исследований.

Увеличение отпускаемых цен на товары в связи с ростом закупочных цен, налогов и энерготарифов будет компенсировано сильными сторонами предприятия, так как в результате повышения всех выше перечисленных затрат произойдёт рост цен на всех предприятиях, а ассортимент и расположение предприятия все равно будут привлекать покупателей.

2.2 Особенности документооборота на предприятии

Документооборот ООО «Трикотажница» можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку фабрика является предприятием с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную управления документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение предприятия, формирует собственные системы нормативы и шаблоны документов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем.

Таким образом, в ООО «Трикотажница» организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управления при удобна для хранения документов.

Движение первичных документов регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое подразделение составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

---

В ООО «Трикотажница» график документооборота разрабатывает директор предприятия.

График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции и обеспечивают своевременность составления отчетности.

График документооборота оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники фабрики (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в документоучете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по фабрике осуществляет директором.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Наряды на работу, сменные рапорты и другие документы хранятся не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

---