Файл: Понятие документооборот. Основы организации документооборота.doc

Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель организации.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

2.3 Анализ документооборота ООО «Трикотажница»

Анализируя документооборота ООО «Трикотажница» представлена в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Анализируя документооборота ООО «Трикотажница»

Наименование документа	Количество документов		Отклонение 2015г. к 2014г.	Темп, %
	2014 год	2015 год
Входящий	1545	1798	253	116,4
Исходящий	1282	1849	567	144,2
Внутренний	4139	4652	513	112,4
в том числе:
служебные	1257	1481	224	117,8
финансовые	1395	1648	253	105,6
приказы	1060	1242	182	118,1
по личному составу	1576	1613	37	102,3
по командировкам	438	406	-32	92,7
ИТОГО	6966	8299	1333	423

Увеличение объема документооборота связано, прежде всего, за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов. Наибольший рост наблюдается по входящей и исходящей документации.

---

Анализ документооборота по месяцам представлен в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Анализ документооборота ООО «Трикотажница» за 2015 г.

Месяц	Вид документа
	Входящий	Исходящий	Внутренний
Январь	149	148	330
Февраль	149	146	417
Март	178	159	422
Апрель	127	168	367
Май	136	154	427
Июнь	158	152	335
Июль	146	148	417
Август	149	160	312
Сентябрь	145	158	411
Октябрь	150	165	408
Ноябрь	147	130	370
Декабрь	155	161	391
ИТОГО	1789	1849	4652

Самый большой поток документов приходиться на февраль, март, июнь и декабрь, это объясняется квартальными, годовыми отчетами в налоговую службу и статистику, так же на эти периоды приходятся государственные праздники, рост объемов входящих и исходящих документопотоков, предприятия происходит параллельно. Это объясняется тем, что входящие и исходящие документы, как правило, находятся во взаимосвязи, т.е. исходящий документ может содержать ответ на запрос входящей корреспонденции и наоборот.

3. Пути совершенствования документооборота на предприятии
Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению документооборота.

---

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

- использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации; - сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных. многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами. Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу. Третье направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота. Работа секретаря относится к категории бумажных. Конечно, что единой схемы организации документооборота не существует. Каждому подразделению придется разрабатывать ее самостоятельно. При этом многое зависит от размера предприятия, а точнее - от объема хозяйственных операций. При этом на предприятиях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Принцип составления такой памятки очень прост. Работнику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий по оформлению. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг. Кроме этого, в организации ООО «Трикотажница» необходима оптимизация документооборота. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует руководитель ООО «Трикотажница», а утверждает своим приказом руководитель предприятия. Необходимо создать график сдачи первичных документов в ООО «Трикотажница», который ежегодно будет утверждаться приказом генерального директора и будет являться неотъемлемым элементом учетной политики предприятия.

---

Внедрение информационной поддержки документооборота

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс. Для такой организации как ООО «Трикотажница» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является внедрение электронного документооборота. Это позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места. Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности предприятия.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

К выбору системы электронной документации следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между подразделениями, эффективность сетевого взаимодействия;

---

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации. Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Трикотажница».

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

- единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

- регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

- формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

---