Файл: Специфика и особенности оформления служебного документа по дисциплине Документационное обеспечение управления.docx

Рекомендуется разработать бланки (шаблоны) документов для ведения деловой переписки, которые будут содержать все необходимые реквизиты. При этом форму документов и необходимый шаблон необходимо выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую организация (должностное лицо) хочет донести (предоставить) адресату.

в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…».

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.

Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «О чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть).

1.4 Общие требования к созданию документов

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

---

Размер шрифта - N 12 - 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты "подпись" и/или "гриф согласования" должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

--------------------------------

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

 

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта "курсив" и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения - текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее - СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов - с соблюдением положений

---

Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ РАЗРАБОТКИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

2.1 Оперограмма служебного письма
2.2 Ситуации для подготовки писем


Служебное письмо (угловое)

Открытое акционерное общество «Интерком» (АО «Интерком») Красная Пресня; д.9., Москва; 123242; тел/факс: 255 62 56; email: intercom@mail.ru ОКПО 12345678; ОГРН 1234567891234; ИНН/КПП 123456789/123456789 10.01.2010 №275 № от

Смелому И.И. Ул. Заморенова; д.28; Москва; 130242

О проведении общего собрания акционеров


Сообщаем, что общее собрание акционеров проводится 28.01.2010 в помещении главного офиса общества по адресу: ул. Красная Пресня, д.9.

Начало собрания в 14 часов.

Просим сообщить о личном участии не позднее 20.01.2010
Повестка дня:

1. Отчёт о работе общества за 2009 г. Доклад председателя правления М.Р. Данилова.

2. Распределение прибыли общества за 2009г
Приложение: 1. Доклад председателя правления Данилова. М.Р. на 1 л. в 1 экз

2. Доклад финансового директора общества Лукашина Ю.Р. на 1 л. в 1 экз

Секретарь Совета директоров

Егоров

М.Ж. Егоров

ПРИЛОЖЕНИЕ В – Докладная записка

Бухгалтерия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 17.08.2017 № 78

ООО “Спецпроект” Генеральному директору Петровой Н.А.

Савельевой В.Г.

Затребовать у сотрудников письменные

Объяснения к 21.08.2017

Петров Н.А.

20.08.2017

---

О нарушении работниками организации графика документооборота бухгалтерии

Менеджер по работе с персоналом. – Антонов Ю.П , экономист Васильев С.А., юрисконсульт Матвеев Г.Н. нарушают, утверждённый график документооборота бухгалтерии. Эти нарушения связаны с несвоевременной передачей в бухгалтерию документов, необходимых для составления установленной законодательством бухгалтерской отчётности. Особенно много таких ситуаций возникает при направлении названных работников в служебные командировки. Вернувшись из командировки, они не оформляют в трёхдневный срок авансовые отчёты и не сдают в бухгалтерию необходимые оправдательные документы.

Прошу принять меры и привлечь их к ответственности.

Главный Бухгалтер М.В.Нестерова

ПРИЛОЖЕНИЕ С -

Открытое акционерное общество «Интерком»

(АО «Интерком»)
Красная Пресня; д.9., Москва; 123242;

тел/факс: 255 62 56; email: intercom@mail.ru

ОКПО 12345678; ОГРН 1234567891234; ИНН/КПП 123456789/123456789

10.01.2010 №275		Смелому И.И. Ул. Заморенова; д.28; Москва; 130242
№ от

О проведении общего собрания акционеров

Сообщаем, что общее собрание акционеров проводится 28.01.2010 в помещении главного офиса общества по адресу: ул. Красная Пресня, д.9.

Начало собрания в 14 часов.

Просим сообщить о личном участии не позднее 20.01.2010


Повестка дня:

1. Отчёт о работе общества за 2009 г. Доклад председателя правления Данилова. М.Р.

2. Распределение прибыли общества за 2009г. Доклад финансового директора общества Лукашина Ю.Р
Приложение: 1. Доклад председателя правления Данилова. М.Р. на 1 л. в 1 экз

2. Доклад финансового директора общества Лукашина Ю.Р. на 1 л. в 1 экз

Секретарь Совета директоров

Егоров

М.Ж. Егоров

Заключение

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, служебное письмо – это документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату с использованием почтовой и федеральной фельдъегерской связи., оформленная с учетом соответствующих норм и правил,

---

служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Целью курсовой работы являлись систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях «документ», «управленческий документ».

Основными задачами курсовой работы являлись:

 рассмотрение требований к организационно-распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой;

 анализ технологии разработки организационно-распорядительной документации; – изучение порядка оформления реквизитов организационно-распорядительных документов;

 проанализировать особенности текста ОРД;.

 формирование выводов, направленных на дальнейшее совершенствование ОРД.

В первой части работы «Теоретические основы» были изучены изучение понятия «служебные письма», «управленческий документ», проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, исследованы основные правила составления и оформления документов.

Во второй части работы «Требования к составлению документов» были исследованы специфика требований к оформлению реквизитов документов, бланкам документов.

Список литературы

1. 
   Методические рекомендации по применению гост р 7.0.97-2016 «система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
   
2. 
   Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003
   
3. 
   
   

16>16>

---