Файл: Использование корпоративных ИС для решения задач организации документооборота на предприятиях (Основные понятия и определения).pdf

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Скорость создания и поиска, удобство хранения использования документов оказывает непосредственное влияние на эффективность работы компании. Сейчас все документы в организации создают в электронном виде, но для продолжения работы с ними в большинстве случаев их распечатывают.

С осознанием неэффективности данного подхода, возникает необходимость перемен, и все большее число организаций постепенно отказывается от бумажного делопроизводства в пользу систем электронного документооборота. Но данная тема особенно актуальна в 2020, когда многие организации были вынуждены перейти на дистанционный режим работы. Сегодня те, кто уже пользуется электронным документооборотом, имеют неоспоримое преимущество, ведь такие системы позволяют сделать работу с документами наиболее безопасной и продуктивной. И эти преимущества особенно заметны, когда сотрудники компании территориально распределены и не могут контактировать ни между собой, ни с контрагентами.

Цель данной работы разобраться, что представляют собой современные корпоративные информационные системы, предназначенные для документооборота, а также разобрать их работу на примере программы «1С:Документооорот 8».

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи.

1. Рассмотреть понятие «электронный документооборот».
2. Понять, какие бывают виды систем электронного документооборота, и, какие из них применяются в России
3. Разобраться в работе «1С:Документооорот 8».
4. Провести сравнительный анализ «1С:Документооорот 8» с другими системами электронного документооборота.

Теоретические аспекты систем электронного документооборота

• 1. Основные понятия и определения

Для начала нам необходимо понять, что такое корпоративные информационные системы и как они могут быть связаны с документооборотом.

Согласно Международному стандарту ISO/IEC 2382:2015, информационная система — система для обработки информации, её поиска и хранения, вместе со связанными организационными ресурсами (человеческими, техническими, финансовыми и т. д.), которые предоставляют и распространяют информацию. Таким образом, корпоративная информационная система — это информационная система, которая позволяет автоматизировать главные бизнес-процессы компании. [1, 3]

---

Возникает вопрос, как КИС может быть связана с документооборотом? ГОСТ Р 7.0.8-2013 даёт следующее определение документообороту: это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки В свою очередь, электронный документооборот является механизмом управления документами в электронном виде. Основной элемент электронного документооборота – электронный документ, сформированный с помощью средств компьютерной обработки информации и сораненный на электонном носителе. Электронный документ может быть подписан с помощью электонной подписи – аналога подписи от руки, которая позволяет защитить информацию от незаконного изменения и служит для контроля подлинности электронных докуменов. . Соответственно, система, которая позволяет создавать, хранить и обработать электронные документы, а также помогает организовывать их движение между пользователями, называется системой электронного документооборота (СЭД). При этом под движением документов иногда понимается не их физическое перемещение, а передачу прав на их использование. [2, 4, 8, 10, 33]

• 1. Виды корпоративных информационных систем и систем электронного документооборота

Если руководство компании задумывается внедрение СЭД, то в первую очередь необходимо понять, какие виды СЭД существуют

Любые КИС, в том числе и те, которые связанны с документооборотом, можно классифицировать следующим образом:

• «Коробочные» (универсальные) системы. Они просты и удобны при установке и использовании. Однако функционал таких моделей может не соответствовать запросам организации.
• Индивидуальные (заказные, уникальные) системы, разрабатываются для конкретной организации. Подходят для предприятий с уникальными характеристиками или для решения специфических задач.
• Комбинированные системы. Они выполнены на базе универсальных систем, но могут быть дополнены всем необходимым для конкретного предприятия.

[14, 15]

Как видно из классификации, при выборе СЭД необходимо учитывать ее функционал и насколько он подходит организации.

Системы электронного документооборота можно разделить по нескольким признакам в зависимости от функциональных возможностей [10]:

• СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации или просто электронные архивы.
• СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
• СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний.
• СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников.

---

С другой стороны, существует классификация СЭД относительно интерфейса системы и клиентского приложения. К основным типам клиентов относятся:

• Толстый клиент обладает широкой функциональностью за счет тесного взаимодействия с аппаратными и периферийными средствами компьютеров, сервер при этом играет только роль хранилища данных. Также обладает возможностью работать даже при обрыве связи с сервером, обеспечивает режим многопользовательской работы. Но в работе с толстым клиентом неизбежны сложности и материальные издержки при установке и обновлении, так как каждое рабочее место требует индивидуальной настройки. Из-за этого плохо подходит для компаний имеющих территориальную распределенность.
• Тонкий клиент передает всю или большую часть задач по обработке информации на сервер, поэтому практически не зависит от аппаратной и программной платформы рабочего места. Снижает затраты на установку, обновление и поддержку системы. Главный недостаток ограничения интеграции с другими приложениями, развития интерфейса и функциональности системы. Для решения данных проблем используются дополнительные платформы, различные плагины и агенты, перевод части операций на компьютер пользователя.

Также выделяют нативного клиента, который разрабатывают под конкретную операционную систему, и веб-клиента, в котором в качестве клиента выступает браузер. Первый чаще всего является толстым клиентом, а второй - тонким.

Каждый из типов клиентов обладает своими достоинствами и недостатками, что определяет их применение и реализацию в конечных продуктах. [8]

• 1. Функции и возможности СЭД. Критерии выбора СЭД

Для того чтобы понять нужны ли компании внедрение СЭД, необходимо оценить возможности, которые может дать организации СЭД и трудности с которыми можно столкнуться.

Системы электронного документооборота могут выполнять множество функций, среди которых:

• формирование электронного документа;
• минимизация рисков возникновения ошибок в документации;
• гарантирование соответствия законодательству и регулирующим правилам;
• регистрация и классификация документов;
• однократная регистрация документа, позволяющая его идентифицировать в системе, исключение вероятности дублирования документов;
• создание маршрутов документа и управление потоками их движения;
• назначение рабочих задач, непрерывное движение документа и контроль сроков исполнения;
• отслеживание всех изменений и перемещений документа;
• минимизация сроков ознакомления, проверки, правки и согласования бумаг;
• совместная работа над общими документами;
• разграничение прав доступа пользователей к документам;
• организация хранения электронных документов;
• организация быстрого и удобного поиска информации;
• возможность сортировки, фильтрации и группировки данных;
• построение отчетов, проведение выборки.

---

[5, 6, 8, 10, 14, 16]

Но также существуют сложности, связанные с переходом на электронный документооборот и его эксплуатацией:

• первоначальные затраты на покупку и внедрение системы;
• время и ресурсы, которое требуется для адаптации и обучения сотрудников работе в системе;
• потребность в специалисте, поддерживающем нормальное функционирование системы;
• контроль и обеспечение информационной безопасности;
• настройка регулярного резервного копирования для предотвращения возможных повреждений базы данных или файловых хранилищ;
• в случае отсутствия СЭД у контрагентов возникает необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде.

[12, 17]

Учитывая, все выше перечисленные возможности и недостатки СЭД, можно выделить несколько критериев, на которые стоит обратить организации при выборе системы:

1. Функциональная полнота системы. Система должна отвечать основным потребностям организации.
2. Адаптивность и развиваемость системы. Система должна обладать потенциалом для изменений, чтобы подстраиваться под новые запросы.
3. Организация единого информационного пространства. Сотрудники должны работать в одной среде.
4. Качество учета российского законодательства.
5. Возможность поэтапного внедрения. Для облегчения освоения персоналом и снижения затрат компании.

[3, 9, 18]

• 1. Системы электронного документооборота в России

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, хотя первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и со временем претерпел множество изменений. Сейчас производители СЭД ориентируются на положения следующих основных нормативов:

• Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ;
• Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ;
• "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";
• "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (ред. от 14.05.2018);
• "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения";
• Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 16.03.2019) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

---

Также при внедрении СЭД на предприятии, руководству следует обратить внимание на Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ и на Федеральный закон "О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона "О персональных данных" от 27.12.2009 N 363-ФЗ. [10, 17]

Для большинства видов электронных документов уже приняты нормативно-правовые акты, регулирующие работу с ними. Но только с 5 мая 2020 года вступил в силу проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Этот проект должен помочь понять, каким образом следует регулировать ведение кадровых документов в электронном виде. Этот закон часть программы «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденной 24 декабря 2018 г. Ее цель состоит в обеспечение развития и внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере.

Рынок систем электронного документооборота стремительно развивается, так, например, по предварительной оценке делового портала TAdviser, в 2019 году рост рынка составил около 7 %, а его объем – около 52 млрд. рублей. Для сравнения, в 2012 году объем рынка составлял 25,6 млрд. рублей.

[19, 21]

Анализ системы электронного документооборота «1С:Документооорот 8»

• 1. Общие характеристики «1С:Документооорот 8»

Программный продукт «1С:Документооорот 8», разработанный Фирмой 1С на платформе «1С:Предриятие», является преемником программного продукта «1С:Архив». Данная программа применяется для автоматизации документооборота на крупных и малых предприятиях вне зависимости от сферы деятельности. Программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Учет документов ведется в соответствии с действующими стандартами и нормами РФ, а также в соответствии с положением о документообороте предприятия.

Существует несколько версий 1С:Документооборота:

• 1С:Документооборот 8 КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов.
• 1С:Документооборот государственного учреждения. Для государственных (муниципальных) учреждений.
• 1С:Документооборот ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.
• 1C:Document Management. Для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России.

---