Файл: Использование корпоративных ИС для решения задач организации документооборота на предприятиях (Основные понятия и определения).pdf

Минусы:

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Сложная и непрозрачная ценовая политика.

[8, 17, 20, 21]

1. ELMA

ELMA — российская компания, с 2008 занимается разработкой и внедрением системы управления бизнес-процессами. Система ELMA работает через веб-интерфейс. [25]

Преимущества ELMA:

• Позволяет решить значительную часть работ, связанную с контролем и автоматизацией части деятельности предприятия.
• Систему можно настроить в соответствии с потребностями организации и его орг. структуры.
• Удобный интерфейс для работы с документами и для контроля исполнительской дисциплины.
• Позволяет построить бизнес процессы, распределив ответственность за выполнение функций между сотрудниками, и в реальном времени исполнять построенные процессы, что позволяет в любой момент времени видеть статус выполнения той или иной функции.
• Систему отличает расширенная линейка бизнес-решений.

В их числе:

• 1. ECM+ — сочетание функций BPM-системы и классической СЭД.
  2. Проекты+ — стандартные функции для управления проектами в сочетании с управлением процессами.
  3. ELMA CRM+ — воплощает клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов.
  4. KPI-решение.
• Документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной, что помогает не путаться в большом количестве файлов.
• Пользователи могут создавать шаблоны документов.
• Для всех документов реализована возможность отследить их жизненные циклы.
• Удобное сканирование и штрихкодирование документов.
• Возможность формировать отчеты и настраивать фильтры.
• Есть мобильное приложение для работы с функциями системы через планшет или смартфон.
• ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» и с MS Outlook.

Недостатки:

• Построение бизнес-процессов предприятия слишком сложное и может занимать много времени, поэтому проектируются лишь основные процессы.
• Из-за постоянной синхронизацией с веб-сервером, может быть сильно снижена скорость работы.
• Сложности при начальном переносе бумажной документации в систему.
• Необходимость вовлечения и изучения основ работы с программой для всех сотрудников организации.

[8, 20, 25, 26]

1. Docsvision

«ДоксВижн» – создатель и разработчик платформы с таким же названием ‑ Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами. Главный офис «ДоксВижн» расположен в Санкт-Петербурге. Компания создана в 2005 акционерами Digital Design на базе Департамента развития и исследований. в качестве основного в системе используется нативный клиент [8, 27]

---

Достоинства системы Docsvsion:

• Внутри приложения есть встроенный веб-браузер.
• Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных.
• Реализована поддержка пользовательских стилей.
• Пользователи могут сами настраивать тип аутентификации, темы, формы, панели инструментов и ленту команд.
• Карточки заданий можно проектировать самостоятельно.
• Реализован постраничный вывод объектов
• Есть настраиваемые отчеты.
• Сквозные связи документации выводятся в форме иерархии.
• Имеется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами, а также со сложными условиями с учетом прав доступа на поиск.
• Администрирование СЭД позволяет вести организационно-штатную структуру по нескольким компаниям, а также предусматривается замещение персонала.
• Для безопасности предусмотрено ЭЦП, шифрование и мандатное управление доступом с возможностью передачи прав.

Недостатки Docsvision:

• Процессы скрыты
• Предпросмотр в поиске и конструктор работают медленно.
• Документы не вкладываются в задание по умолчанию.
• Организационно-штатную структуру не наглядно.
• Нет настраиваемой сортировки.
• Сложности работы со справочниками.

[13, 20]

1. ДЕЛО

Компания Электронные офисные системы (ЭОС) является разработчиком системы электронного документооборота «ДЕЛО», выпущенной в январе 1996 года. Основной способ данной системы – с помощью нативного клиента. [8, 21, 28]

Преимущества системы:

• Подходит для крупных корпораций и для предприятия малого бизнеса.
• Поддерживает как полностью электронный документооборот, так и смешанный.
• Удобная, быстрая регистрация, поддержка любых размеров и форматов файлов.
• Простая оцифровка бумажных экземпляров.
• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла.
• Контроль исполнения поручений, в том числе в сложных иерархических структурах.
• Отчетные формы позволяют получать полную информацию о статусе исполнения документов, резолюций, поручений на любом этапе их жизненного цикла.
• Удобная работа над проектами документов.
• Широкие поисковые возможности.
• Реализована возможность работать через веб-интерфейс и через мобильное приложение.

Недостатки:

• Дружелюбный, но несколько архаичный интерфейс.
• Определенная сложность в освоении.
• Отсутствие графического представления о состоянии и маршрутов движения документов.

[17, 18, 20, 21, 28]

---

1. ТЕЗИС

Система документооборота ТЕЗИС разработана в апреле 2010 года российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре. Технологическое преимущество компании - платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе системы ТЕЗИС. [21, 29]

Преимущества:

• Является готовым решением, поэтому нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули.
• Работает через веб-интерфейс.
• Минимальные сроки внедрения, так как не требуется установка по на рабочие места, система устанавливается на сервер заказчика и запускается через браузер.
• Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому освоению системы.
• Предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.
• В системе реализован полноценный веб-доступ, поэтому систему можно использовать с любого устройства, имеющего выход в интернет.
• Легкое масштабирование.
• Интеграция с любыми внешними приложениями.
• Открытый исходный код дает независимость от вендора и возможность самостоятельно развивать решение.
• Написана на java.

Минусы:

• Возможно, система будет недостаточно функциональна для предприятия.

[8, 21, 29]

1. 1С: Документооборот

Самая универсальная система для управления документооборотом организации. В «1С: Документооборот» есть возможность работать как с нативным, так и с веб-клиентом. Система обеспечивает надежное и централизованное хранение документации любого формата, обеспечивает доступ к ней уполномоченных сотрудников. Благодаря широким возможностям масштабирования, система подходит для предприятий любых размеров. Поддерживает интеграцию с внешними приложениями. Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Но функционал можно расширять при помощи плагинов, что дает системе преимущество в виде оптимального сочетания цены и функциональных возможностей. Недостатками системы является сложность обучения пользователей и высокие системные требования. [8, 18, 20]

Проанализировав эти СЭД, можно сделать вывод, что во многом их функциональные возможности совпадают, но подробная детализация некоторых задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение. Стоит отметить, что все эти системы внедряются и используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных СЭД, на рынке присутствуют еще множество программных продуктов, получивших меньшее распространение.

---

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях развития вычислительной техники и всеобщей информатизации общества особо остро встают проблемы автоматизации производственной деятельности. Их решение, в первую очередь, направлено на повышение производительности труда, снижение временных издержек, уменьшение объема работы. Важным этапом информатизации общества является постепенный переход от классического бумажного документооборота к электронному. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как любое управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе. Сокращение расходов на офисную технику и канцелярские принадлежности, на хранение и пересылку документов к контрагентам и обратно. Сокращение времени на обработку и создание документов,их безопасное хранение. Увеличение скорости движения информационных потоков и скорости принятия решений. Контроль работы сотрудников, упрощение процессов коллективной работы, повышение корпоративной культуры ‑ это лишь часть задач, которые можно решить с применением систем электронного документооборота. [7, 8, 11, 19]

Экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии может зависеть от количества вовлеченных сотрудников. Сейчас в крупных организациях невозможно добиться высоких показателей производительности без использования СЭД. Но хоть преимущества от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений не так заметны, но они остаются. [10, 12]

Не стоит думать, что электронный документооборот ‒ это гарантия мгновенного повышения доходности фирмы. Следует учитывать, что сам по себе программный комплекс — это всего лишь часть работ и затрат, а наибольшее количество усилий приходится на анализ структуры, функций, задач и внутренних коммуникаций предприятия, обучение персонала и подготовку собственной службы техподдержки. Однако, в случае больших размеров организаций или её территориальной распределённости, , в случае высокой загруженности сотрудников или расширения бизнеса, электронный документооборот может существенно снизить затраты предприятия, и его внедрение окупится достаточно быстро. [10, 18]

Тем не менее, важно, что потенциальный эффект от внедрения таких решений значителен для компаний и организаций. Проекты продолжают активно развиваться, расширяя свои функциональные возможности и подстраиваясь под новые запросы. [21]

---

В этой работе, были рассмотрены понятия и возможности системы электронного документооборота, проведен анализ таких систем на примере «1С:Документооборот». В заключение можно сделать вывод о том, что использование СЭД может существенно повысить эффективность работы и со временем они станут неотъемлемым элементом современного предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ISO/IEC 2382:2015 Information technology — Vocabulary // Международный стандарт.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" / утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.
3. Моргунов, А. Ф. Информационные технологии в менеджменте: учебник / А. Ф. Моргунов — Москва: Юрайт, 2018.
4. Информационные системы в экономике: учебник / В. Н. Волкова, В. Н. Юрьев, С. В. Широкова, А. В. Логинова — Санкт-Петербург: Санкт‑Петербургский политехнический университет Петра Великого, 2019.
5. Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии: учебник / М. В. Гаврилов, В. А. Климов — Саратов: Саратовская государственная юридическая академия, 2019
6. Саттон, Майкл Дж. Д. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж. Д. Саттон. — Санкт‑Петербург: Азбука: БМикро, 2002.
7. Кулагин В. Digital@Scale: Настольная книга по цифровизации бизнеса / В. Кулагин, А. Сухаревски, Ю. Мефферт — Москва: Интеллектуальная Литература, 2019.
8. Проектирование информационных систем управления документооборотом научно-образовательных учреждений: монография / М. Н. Краснянский, С. В. Карпушкин, А. В. Остроух, А. Д. Обухов, И. С. Касатонов, Д. В. Бкреев, С. В. Карпов, Д. Л. Дедов — Тамбов: Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), 2015.
9. Брыль, В. Н. Современная информационная система автоматизации деятельности производственных предприятий. / В. Н. Брыль // «САПР и графика №12, 2007
10. Каадзе А. Г. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов/ А. Г. Каадзе // Комсомолькая правда, 2017
11. Ефимова Е. Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота /Е. Ефимова // Инфотекс Интернет Траст, 2019
12. Сиворина Н. Преимущества электронного документооборота / Н. Сиворина // wiseadvice-it.ru, (дата обращения: 10.10.2020).
13. Вязовский Б. Преимущества системы электронного документооборота / Б. Вязовский // geek-nose.com, (дата обращения: 10.10.2020)
14. Разработка системы документооборота // ORB Record Management. / orbrm.ru (дата обращения: 10.10.2020)
15. Корпоративные информационные системы. Теория ограничений. Корпоративные базы данных / analytics.infozone.pro (дата обращения: 10.10.2020)
16. Просто об электронном документообороте. / ecm-journal.ru (дата обращения: 10.10.2020)
17. Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды / cleverence.ru // (дата обращения: 10.10.2020)
18. Как внедрить электронный документооборот на предприятии? Обзор основных СЭД / onlainkassy.ru (дата обращения: 10.10.2020)
19. Развитие электронного документооборота в России. Статистика, факты, перспективы / taxcom.ru (дата обращения: 10.10.2020)
20. Тес-Интек Бухучет и бухгалтерские услуги для малых предприятий. Системы электронного документооборота / tesintec.ru (дата обращения: 10.10.2020)
21. TAdviser: деловой портал — https://www. tadviser.ru (дата обращения: 20.10.2020)
22. 1С:Предприятие 8: официальный сайт — https://v8.1c.ru/ (дата обращения: 20.10.2020)
23. МиСофт: официальный сайт — http://www.misoft.by/ (дата обращения: 20.10.2020)
24. Directum: официальный сайт — https://www.directum.ru/(дата обращения: 20.10.2020)
25. Elma: официальный сайт — https://www.elma-bpm.ru/(дата обращения: 20.10.2020)
26. BPMSoft: официальный сайт — https://bpmsoft.org/(дата обращения: 20.10.2020)
27. Docsvision: официальный сайт — https://docsvision.com/(дата обращения: 20.10.2020)
28. Электронные офисные системы: официальный сайт — https://www.eos.ru/ (дата обращения: 20.10.2020)
29. Тезис: официальный сайт — https://www.tezis-doc.ru/(дата обращения: 20.10.2020)

---