Файл: Использование корпоративных ИС для решения задач организации документооборота на предприятиях (Основные понятия и определения).pdf

«1С:Документооборот 8» имеет широкий функционал для управления документами и рабочими процессами, позволяет сотрудникам совместно работать с документами и обеспечивает контроль исполнения. [21, 22]

Давайте более подробно рассмотрим основные возможности «1С:Документооборот 8»:

1. Управление документами

Оформление документов в соответствии с корпоративными стандартами организации, использование шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Возможность отследить все изменения и версии каждого документа, проконтролировать движение документа и местонахождение бумажной версии. Документы можно отравить на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину. Можно вести полный учет входящей и исходящей корреспонденции. Каждый сотрудник имеет возможность группировать документы или формировать из них списки в соответствии со своими предпочтениями.

1. Работа с договорными документами

«1С:Документооборот 8» позволяет составлять договора, подготавливать и контролировать сопроводительную документацию. При этом можно отследить все процессы связные с договором (согласование, подписание, продление, расторжение) и проконтролировать исполнение. Программа может автоматически продлевать договоры (с учетом правил их продления), отслеживает возврат документа и передачу на подпись контрагенту, контролирует сроки договоров и этапов. Поддерживается работа с Многосторонними договорами. Также пользователи могут настраивать имеющиеся в программе реквизиты договора и добавлять новые, использовать автозаполнение реквизитов или вовсе создавать документ по шаблону.

1. Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная и квалифицированная. Поддерживаются любое криптографическое программное обеспечение с интерфейсом Crypto API.

1. Сканирование и штрихкодирование документов.

Файлы в программу можно заносить сканированием. Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается, что облегчает их поиск в программе.

Также программа умеет печатать штрих-код на самом документе, на наклейке или на пустом листе, распознавать все штрих-коды и быстро находить документы.

1. Хранение и поиск документов

В программе можно отразить передачу дел или томов в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.

---

В программе организован быстрый и удобный поиск, что позволяет работать с огромными объёмами документов и других данных.

1. Управление процессами

Программа позволяет как создавать уникальные процессы, так и работать с шаблонными. Регламентируйте работу, отслеживайте иерархию процессов, выстраивайте необходимую последовательность работ. По желанию, для процесса можно назначить Контролера, следящего за выполнением.

В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены несколько типовых процессов, каждый из которых можно настроить под специфику предприятия:

• Процесс «Согласование». Документ (внутренний, исходящий), файл или рабочий вопрос передается для согласования ответственным лицам. Результат согласования можно заверить электронной подписью.
• Утверждение. Документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору для ознакомления с результатом.
• Регистрация. Документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью и отправки корреспонденту.
• Процесс «Рассмотрение». Документ направляют ответственному лицу на рассмотрение.
• Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Можно назначить проверяющего, который бы проверил и подтвердил исполнение.
• Ознакомление. Документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение. Этот процесс позволяет раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
• Комплексный процесс. Это процесс, составленный из нескольких других бизнес-процессов.

В «1С:Документооборот 8» для процессов есть возможность настроить автоматический запуск в необходимых ситуациях.

Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть:

• кто сейчас работает с документом;
• какие процессы и задачи запущены по документу;
• какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
• какие не исполнены и просрочены.

Таким образом, программа может отразить иерархию всех процессов и подпроцессов. «1С:Документообороте 8» проводит автоматический мониторинг процессов, отслеживая и контролирует множество показателей по всем ним. При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать.

Также для анализа процессов предусмотрено несколько отчетов:

• о самых используемых процессах;
• оценка загрузки сотрудников;
• отчет о количестве незавершенных процессов;
• оценка того, как часто документы не согласуются;
• список всех просроченных задач сотрудников подразделения.

---

1. Планирование и исполнение проектных задач.

В «1С:Документооборот 8» можно составлять планы проектов, отправлять их на выполнение и отслеживать исполнение на каждом этапе. Также можно просматривать аналитику о ходе выполнения проектов, делать анализ плановых и фактических трудозатрат. В программе видно все связанные с проектом документы, письма, файлы, мероприятия и т.д.

1. Подготовка мероприятий

Мероприятия в «1С:Документообороте 8» бывают разными, например: внешние, внутренние, протокольные, с куратором. Такие мероприятия по-разному учитываются и обрабатываются системой.

В программе можно определить место, время проведения, программу и состав участников. Отследить все процессы и обсуждения по мероприятию, назначить кураторов, забронировать помещение. Также можно учитывать мероприятия, организатором которых выступают корреспонденты и на которые приглашены сотрудники организации.

В результате:

• сокращается время на подготовку и проведение;
• упрощается согласование;
• мероприятия проводятся в соответствии с планом;
• обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение.

1. Работа с почтой

Позволяет работать с электронной почтой прямо в системе. Можно ставить задачи и поручения из электронной почты, включать переписку в информацию по документу, прикреплять письма к задачам. Это дает возможность быстро создать документ, заполненный данными из письма, или, наоборот, создать письмо на основе документа. История переписки также прикреплена к карточке договора.

1. Учет и планирование рабочего времени

Позволяет анализировать трудозатраты сотрудников при работе с документами, проектами и различными задачами.

В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность отмечать отсутствие сотрудников на рабочем месте, указывать время, причину отсутствия и список замещающих сотрудников. Эта функция позволяет сотруднику сообщить всем коллегам о временном отсутствии (например, в случае командировки), настроить переадресацию писем и, таким образом, помочь другим лучше скоординировать свою работу.

В программе есть функционал, благодаря которому сотрудники могут быстро заполнить простой ежедневный отчет, в котором указывают:

• общую длительность рабочего дня;
• описание работ;
• вид и длительность работ;
• проект, в рамках которого работы выполнялись.

Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража.

---

Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности.

Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям.

1. Интеграция с любыми решениями

Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8»:

• «1С:Управление торговлей 8»;
• «1С:Бухгалтерия 8»;
• «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
• «1С:Управление холдингом 8»;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1С:ERP Управление предприятием».

«1С:Документооборот 8», как часть системы программ «1С:Предприятие 8», предоставляет девять механизмов интеграции:

• веб-сервисы;
• RESTful API;
• HTTP;
• COM;
• внешние источники данных;
• XML;
• e-mail;
• FTP;
• обмен данными.

И семь уже готовых инструментов интеграции:

• загрузка файлов;
• готовые правила обмена;
• готовые планы обмена;
• БИД (Библиотека Интеграции с Документооборотом);
• СВД (Система Внешнего Документооборота);
• ЭДО;
• универсальный обмен данными в формате XML.

С помощью этих технологий и инструментов можно решать самые разные интеграционные задачи:

• ручная загрузка и выгрузка любых данных;
• автоматическая синхронизация любых данных;
• построение территориально распределенных систем;
• бесшовная интеграция различных информационных систем с «1С:Документооборотом 8» и многое другое.

Возможности интеграции «1С:Документооборота 8» позволяют из интерфейса другой конфигурации:

• работать с данными «1С:Документооборота 8»;
• ставить и исполнять задачи;
• направлять документы на согласование по любым маршрутам;
• вести переписку по документам;
• вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
• использовать «1С:Документооборот 8» в качестве файлового хранилища;
• использовать «1С:Документооборот 8» как архив документов;
• учитывать трудозатраты сотрудников.

1. Доступ с различных устройств

Работать с программой «1С:Документооборот 8» можно и со смартфона, и с планшета с помощью мобильного клиента.

---

В приложении можно просматривать все назначенные мероприятия, события, поставленные задачи, вместе с приложенными к ним документами, файлами и всей историей исполнения. Задачи можно отмечать выполненными, перенаправлять. Можно создавать новые мероприятия и назначать новые задачи своим коллегам.

Внедрение «1С:Документооборот» позволит сократить сроки принятия управленческих решений и снизить риск утери важных документов. Программа предоставляет функционал, необходимый для эффективной совместной работы пользователей, быстрого формирования и согласования документов, планирования и контроля работы сотрудников. [21, 22, 23]

• 1. Сравнительный анализ «1С: Документооборот 8» с другими системами электронного документооборота

Какие СЭД являются самыми популярными? По данным база TAdviser за период с 2005 г. по декабрь 2019 г. наибольшее количество проектов относятся к внедрениям систем Directum, Elma, Docsvision, «Дело», «Тезис» и «1С:Документооборот» (см. Табл. 1). Доля этих решений в базе TAdviser превышает 60%. Рассмотрим эти СЭД более подробно и сравним их с «1С:Документооборот». [21]

Таблица 1. Топ-10 СЭД по количеству реализованных проектов

№	Название продукта	Количество проектов
1	Directum	829
2	ELMA	768
3	Docsvision	543
4	Дело	477
5	Тезис	305
6	1С:Документооборот	278
7	Microsof SharePoint	167
8	DirectumRX	147
9	NauDoc	111
10	Visyary (Визари АИС)	95

1. DIRECTUM

Directum (Директум) это СЭД,которая была разработана одноименной российской ИТ-компанией в 1999 году. Эта система обхватывает широкий спектр бизнес-задач за пределами классического делопроизводства. [21, 24]

Рассмотрим положительные стороны Directum:

• Ориентирована на малые и средние компании. Но при этом обладает высокой масштабируемостью и распределенность. Система может поддерживать работу большего количества пользователей и при больших объёмах документации. Позволяет создать единое информационное пространство для территориально удаленных подразделений компании, а также автоматизировать сквозные бизнес-процессы в холдинговых структурах.
• Систему легко можно адаптировать под конкретные цели и задачи. Есть возможность модифицировать систему к специфическим требованиям организации, развивать функциональность.
• Имеет расширенные возможности интеграции с другими программами и корпоративными информационными системами.
• Быстрое внедрение, что позволяет сократить сроки проекта и минимизировать возможные риски. Имеет программу обучения и сертификации пользователей и технических специалистов, что облегчает переход на электронный документооборот.
• Обладает широкими функциональными возможностями даже в базовой поставке.
• Удобный интерфейс, построенный на принципах работы привычных офисных приложений с учетом современных требований. Индивидуальные настройки интерфейса делают систему удобной для пользователей с разными уровнями подготовки и стилями работы.
• Наличие разных способов работы пользователей с системой (через Windows-приложение, интернет или с мобильных устройств и планшетов).
• Для этой системы характерно наличие функциональных, относительно равноценных нативных и веб-клиентов.
• Позволяет совмещать электронный документооборот с бумажным.
• Имеет продвинутую технологию Workflow, которая обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
• Имеет функционал, максимально упрощающий поиск и идентификацию документации.
• Большой каталог готовых бизнес-решений, что расширяет области применения системы, позволяя автоматизировать не только традиционные задачи делопроизводства, но и другие важные бизнес-процессы.

---