Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» (Описание бизнес-процессов «AS-IS»).pdf

В комплект поставляемой системы DocsVision входят стандартные приложения, к которым относятся «Управление процессами», «Делопроизводство». Приложения включают необходимые средства по настройке, которые позволяют создать на их основе полноценные решения для реальных задач пользователя [4].

Дополнительные приложения, которые разрабатывались на базе платформы и в некоторой мене используют функциональные возможности стандартных приложений, позволяют реализовать отдельные специализированные задачи из области по управлению бизнес-процессами и документами.

Дополнительные модули позволяют расширить технические возможности системы. Например, модули интеграции и шлюзы к внешним информационным системам, модуль репликации между серверами, модуль архивирования, веб-расширения доступа к системе через корпоративные порталы, модуль расширенных отчетов и т.д.

Среди основных функций информационной системы DocsVision можно выделить:

– возможности по автоматизации управления организацией и бизнес-процессов на ней;

– организация поддержки процессного подхода в организации управления организацией;

– автоматизация систем менеджмента качества предоставляемых услуг организации;

– автоматизация процессов утверждения и согласования документационного обеспечения организации;

– наличие специализированных средств по контролю исполнения заданий и документов;

– доставка и маршрутизация документов на рабочих местах пользователей информационной системы DocsVision;

– организация управления процессами по непосредственной обработке документов;

– организация непосредственного взаимодействия с заказчиками и контрагентами;

– автоматизация канцелярии предприятия;

– создание электронных архивов документов [6].

Платформа DocsVision позволяет внедрить в организацию самые различные приложения, такие как:

– автоматизация делопроизводства и канцелярии;

– автоматизация утверждения и согласования документов;

– системы автоматизированного контроля исполнения управленческих решений;

– создание электронных архивов документов с наличием распределенных прав доступа;

– система управления проектной и конструкторской документацией;

– автоматизация системы управления качеством в организации;

– создание баз знаний о процессах и продуктах [14].

Платформа DocsVision позволяет добавить функции управления процессом по обработке документов в приложения, которые используются в организации, как, например:

---

– автоматизация процессов контроля и подготовки исполнения бюджета предприятия;

– управление процессами наполнения и публикаций web-сайта предприятия;

– организация архива документов и системы контроля взаимодействия в приложении управления контактами;

– подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами;

– подсистема утверждения платежных документов [12].

В основе разработки идеологии системы DocsVision были положены концепции документооборота и единой интегрированной системы автоматизации управления.

Клиентская часть DocsVision реализуется в виде определенного набора специальных элементов по управлению Active X и работает на компьютерах пользователей при помощи современных браузеров [19].

Специальное web-расширение DocsVision используется для выполнения ряда операций в системе без установки клиентского программного обеспечения DocsVision, при использовании только web-браузера. Различные компоненты по доступу могут быть размещены на корпоративных порталах.

Для обеспечения оптимальной работы пользователей системы с документами без доступа к серверу DocsVision, используется специальный компонент (off-line клиент), который содержит набор специальных форм Microsoft Exchange, которые позволяют работать со специальными off-line заданиями по средствам Microsoft Outlook.

Взаимодействие серверной и клиентской части, доступ клиентов к БД выполняется через web-сервера на базе технологии Internet Information Services и высокоэффективной операционной системы Microsoft Windows Server. При этом, используют либо сочетание следующих протоколов HTTP и SOAP, которые позволяют выполнить взаимодействие не только в локальных сетях, но и через глобальную сеть Internet, либо служба Microsoft Windows Server, которая предоставляет доступ к серверам внутри локальных сетей по более быстрым именованным транспортным каналам [18].

К основным возможностям системы DocsVision можно отнести следующие категории.

1. Ведение картотеки внутрифирменных документов, которая обеспечивает следующие функциональные возможности:

– обработка учетной информации о внутрифирменных оперативных документах;

– организация работы с используемыми файлами электронных версий документов;

– организация непосредственной работы со ссылками на дополнительные источники;

– организация фиксации выданных служебных заданий и средства по контролю их практического исполнения;

– организация оперативного поиска и построения консолидированных отчетов [9].

2. Создание электронного архива оперативных документов организации обеспечивает стандартные функции по управлению электронным архивом такие как:

---

– организация хранения и организация эффективного доступа к используемым файлам документов;

– организация операций блокировки и последующего контроля пользователей системы;

– организация непосредственной работы с различными версиями рабочих документов.

Разграничение прав доступа на уровне:

– папок документов;

– типов карточек, ассоциированных с папкой;

– экземпляров карточек в папках;

– доступ к представлениям в папках;

– структуры отчетов [13].

3. Обработка оперативной информации о контрагентах и сотрудниках организации.

4. Организация циклов разработки и согласования оперативных документов.

5. Организация надежного контроля по исполнению документов и заданий.

Обзор рынка прикладных программных средств данного класса систем позволил проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций, требуемых аптечного предприятия. Произведем сравнение нескольких самых крупных информационных систем документооборота рынка программных средств. Сравнительные характеристики систем документооборота представлена в табл. 1.

Таблица 1

Сравнительные характеристики систем документооборота

Характеристика	Система ЕВФРАТ	Система DocsVision
Выполнение регистрации организационных документов	+	+
Организация ведения регистрационных карточек	+	+
Организация ведения номенклатуры дел	+	+
Организация сканирования	+	+
Организация распознавания документов	+	+
Организация связанных документов	+	+
Учет прикрепленных файлов	+	+
Организация работы со справочниками и словарями	+	+
Автоматизация сроков поручений	+	+
Организация поиска по необходимым реквизитам	+ +	+ +
Организация списания документа в архив организации	+	+
Организация ведения архива	+	+
Организация генерации отчетов	+	+
Организация маршрутизации	+	+
Возможности внедрения системы собственными силами	да	нет
Наличие Web-доступа	+	+
Классификация ИС	Автоматизированная ИС	Автоматизированная ИС
Соответствие требованиям организации	+	+
Стоимостные оценки	6300$	8300$
Надежность ИС	+	+

---

В результате внедрения информационной системы в работу аптечного предприятия можно получить следующие выгоды:

– повышение оперативности, качества процессов управления аптечного предприятия и повышение конкурентоспособности на рынке;

– организация единого делопроизводственного цикла структурных подразделений аптечного предприятия;

– обеспечение оптимального доступа к информации;

– снижение временных, трудовых затрат и накладных расходов на учет и реализацию товаров в аптечном предприятии;

– организация основ перехода к электронному документообороту аптечного предприятия.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На основании проведенного анализ деятельности организации и практического применения информационной системы можно выделить следующие бизнес-процессы аптечной сети. Модель исследуемого бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» представлена на рис. 3.

Рисунок 3. Функциональная модель процесса «Организация работы менеджера по продажам»

Входы: информация о лекарственных препаратах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах. Управление: провизор; информационная система. Механизмы: образцы документов; устав аптечной сети. Выходы: складская информация; информация о потребности в лекарственных препаратах; информация о продажах; информация о заказах.

На рис. 4 изображена декомпозированная функциональная модель организации работы менеджера по продажам, которая отражает процесс взаимодействия менеджера по продажам и клиента.

Данный процесс, включает такие стадии: прием и предварительная обработка данных, обработка заказа, оформление доставки лекарственных препаратов, оформление базы данных.

Рисунок 4. Декомпозированная функциональная модель

процесса «Работа менеджера по продажам»

Таким образом, управление отношениями с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы аптечного предприятия. Концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах аптечного предприятия.

---

Концепция управления отношениями с клиентами предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) аптечному предприятию.

Функциональные возможности современных информационных систем позволяют аптечному предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами [20]. Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.

Также, в рамках регламента следует проанализировать различные виды обеспечения информационной системы аптечной сети.

Операционная система функционирования информационной системы аптечной сети: Microsoft Windows 7. Вычислительная сеть аптечного предприятия представлена в Приложении.

Комплекс технических средств составляют:

– компьютеры;

– устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации – жесткие диски, устройства хранения управленческих данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;

– устройства передачи данных и линий связи – модемы;

– эксплуатационные материалы, к которым можно отнести следующие – бумага, CD (DVD)- диски и т.п. [5].

Для решения поставленной задачи могут быть рекомендованы технические средства со следующими средними характеристиками:

– процессор Intel Pentium IV 2,4 ГГц и выше;

– оперативная память 2024 Мб и выше;

– жесткий диск 500 Гб и выше;

– устройство чтения компакт-дисков;

– USB-порт;

– SVGA-видеокарта.

Требования к структуре и функционированию системы. Информационная система должна быть централизованной, т.е. все данные должны располагаться в центральном хранилище. Информационная система должна иметь трехуровневую архитектуру.

Требования к численности персонала. В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации информационной системы необходимо выделение следующих ответственных лиц: руководитель компании - 1 человек; администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 1 человека; администратор подсистемы хранения данных - 1 человека; администратор подсистемы формирования и визуализации отчетности - 1 человек; необходимое количество провизоров в аптечной сети.

---