Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Автоматизация гостиничного предприятия на основе программы «Эдельвейс»).pdf

Автоматизация и компьютеризация в XXI веке затрагивает все сферы человеческой деятельности. В настоящее время сложно представить компанию, которая функционирует без применения компьютерной техники.

Предприятие гостиничного бизнеса, как правило, имеет сложную структуру и является сложным организмом, состоящим из комплекса функциональных звеньев. От слаженности работы и эффективного взаимодействия каждого из звеньев зависит прибыльность и конкурентоспособность средства размещения.

Применение программного обеспечения дает возможность повысить эффективность всех процессов и автоматизирует процедуры взаимодействия с гостями, позволяет управлять продажами и большей частью сфер хозяйственной деятельности отеля. Целый перечень преимуществ программного обеспечения для автоматизации и управления делают такие системы одним из определяющих факторов репутации и престижа предприятия гостиничного бизнеса.

Программное обеспечение гостиничных комплексов используется для перевода многих операций в автоматический режим, контролирования всех процессов деятельности, обработку документов и управление продажами. Именно всем вышеперечисленным и обусловлена актуальность выбранной темы работы.

Цель работы – изучить программное обеспечение для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе.

Цель предопределила выбор следующих задач:

- рассмотреть определение понятия систем управления;

- определить исторические этапы развития систем управления;

- изучить существующее программное обеспечение для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе;

- подробно описать автоматизированную систему управления «Эдельвейс» и FIDELIO.

Теоретико-методологическую базу исследования составили 3 группы источников. К первой группе отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой проблематике. Ко второй группе - учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная литература). И к третьей группе отнесены специализированные веб-сайты.

Структура и содержание работы определены целями и задачами исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы из 20 источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ

1.1 Определение понятия систем управления

Эффективную работу гостиничного комплекса в современном мире сложно представить без использования специализированного программного обеспечения, упрощающего рабочие процессы, взаимодействие между отделами и позволяющее управлять всем бизнесом.

Программы, которые позволяют координировать бизнес-процессы отеля, называются автоматизированными системами управления (АСУ) или PMS (Property Management System) [3].

Основное назначение системы PMS - автоматизация процессов взаимодействия с гостями, сохранение информации о них, управление продажами, а также контроль за состоянием номеров.

Развитие PMS-систем начиналось именно с такого функционала, а PMS-системы ранее так и назывались – Front-Office (системы портье). Современные PMS-системы, помимо описанных функций, включают такие возможности, как ведение взаиморасчетов с агентами, подключение бонусных программ для постоянных гостей, функции управлений клубом и т.п. PMS-системы стыкуются с разнообразными дополнительными системами, применяемыми для организации гостиничной деятельности. Среди них наиболее часто встречаются финансово-бухгалтерские, системы электронных дверных замков, телефонные станции, системы регистрации пребывающих граждан и т.п.

Основа АСУ – это информационная система и обширные базы данных. Все материалы о работе гостиницы и ее смежных департаментов накапливаются и хранятся на мощном сервере. К такой информационной системе, построенной с использованием технологии «клиент-сервер», имеют доступ в соответствии с установленными правами контрагенты и сотрудники отеля [5].

Обычно АСУ гостиницы включает автоматизированные рабочие места разных подразделений отеля (персональные компьютеры с соответствующим программным обеспечением), связанные между собой и с сервером баз данных локальной сетью. Сервер подключен к Интернету, обеспечивая возможность удаленного бронирования номеров гостиницы прямо на сайте в режиме on-line.

Таким образом, АСУ как программное обеспечение выполняет следующие функции:

- сохранение профайлов гостей с информацией об их проживании и предпочтениях, накопление и анализ данных о состоянии отеля, формирование информационной системы гостиницы;

- фиксирование и управление изменяющимися ситуациями на предприятии и на рынке гостиничных услуг;

- автоматизация и управление продажами;

- повышения уровня обслуживания путем контролирования качества работы персонала;

- автоматизация процедур взаимодействия с гостями от первого звонка до совершения оплаты гостиничных услуг;

- распределение использования номерного фонда и других подразделений, оказывающих дополнительные услуги, и как следствие повышение доходов гостиничного предприятия;

- инструмента для кадровой политики, позволяющий четко разграничивать права персонала в системе и контролировать действия отдельных сотрудников;

- формирования системы лояльность гостиницы на основе накопленных данных «истории гостей», прогнозирования загрузки номерного фонда и как следствие построения эффективной маркетинговой политики.

Специализированное программное обеспечение, составляющее АСУ гостиницы, обеспечивает качественную работу сотрудников каждого отдела, имеющего контакт с гостями, и своевременное принятие решений на всех этапах гостиничного цикла от бронирования до формирования отчетов о экономической эффективности деятельности средства размещения.

АСУ бывают типовые и заказные (конкретная форма и ее конкретные задачи). Заказные системы в России разрабатывались в условиях, когда внутренняя структура большинства отелей и законодательство почти не менялись. Системы учитывали интересы конкретного отеля и отрасли, постепенно автоматизируя отдельные участки работы.

Сегодня поддерживать такую систему в условиях меняющегося законодательства и постоянных нововведений в гостиничном бизнесе трудно. В связи с этим широкое распространение получили типовые системы.

Таким образом, программное обеспечение автоматизации деятельности гостиничного предприятия объединяет подразделения компании и позволяет им эффективно и оперативно взаимодействовать друг с другом. Фактически сохраняемые данных генерируются на основном сервере компании и представляют собой базу данных о гостях и всех этапах взаимодействия с ними (их паспортные данные, бронирования, счета, дополнительные услуги, отчеты и т.д.).

Находясь на рабочем месте, сотрудник, имеющий доступ к базе, имеет возможность оперативно получить информацию и использовать ее при процедурах регистрации, обслуживания, выселения. При этом каждая новая точка контакта сохраняется и анализируется системой. Все это используется для текущей и планируемой деятельности гостиничного предприятия: установления и управления динамическим ценообразованием, автоматизации продаж, прогнозирования деятельности отеля.

1.2 Исторические этапы развития систем управления

История создания и формирования российских систем автоматизации управления компанией сложилась из четырех этапов, которые продолжались от семидесятых до конца девяностых годов XX века.

1. 70-е – I половина 80-х гг. XX века.

Созданием программного обеспечения для автоматизации деятельности компаний на бюджетной основе занимались специализированные отраслевые научно-исследовательские институты СССР. Ряд предприятий разрабатывали такого рода системы для собственного использования своими силами. Автоматизированные системы формировались «больших ЭВМ» (или, как они еще назывались, «мейнфреймах»). Основное их предназначение заключалось в создании и сохранении справочных баз данных, сложных вычислительных процессах, планирования производственных мощностей, расчета заработной платы и учета кадровых передвижений.

Расчет экономического эффекта от использования АСУ и срок ее окупаемости был основан на изменении показателей высвобождения персонала и трудоемкости обработки информации. Первые отечественные АСУ неполноценно выполняли функции управления и, можно отметить, что их название не отражало фактических областей применения и назначения [16].

Деятельность по разработке программного обеспечения автоматизированных систем в государственном масштабе была постепенно прекращена в конце восьмидесятых годов в связи с резким сокращением финансирования.

2. II половина 80-х гг. XX века.

Данный период характеризуется формированием кооперативного движения, появлением в СССР персональных компьютеров и как следствие возникновением большого числа частных компаний, которые предлагали услуги по автоматизации деятельности компании. Данную автоматизацию можно было использовать в складском, бухгалтерском, кадровом и других видах учета. Программное обеспечение создавалось под конкретные задачи и не выполняло масштабной функции управления целого предприятия. В первую очередь это было связано с отсутствием спроса на такую услугу.

3 I половина и середина 90-х гг. XX века.

Компании, предлагавшие в частном порядке услуги по автоматизации, начали преобразовываться в предприятия, выпускающие на рынок тиражируемые программные продукты для автоматизации отдельных видов учета. Такое программное обеспечение разрабатывается на основе созданных систем для частных заказчиков. Это было возможно в связи с типовыми задачами, которые ставили многие потенциальные потребители.

Создаваемые системы быстро получают популярность, поскольку они легки в использовании и не требуют долгого времени для освоения. Стоимость их не высока, что дает возможность предприятиям малого и среднего бизнеса приобретать и использовать их в своей работе. Тиражи подобного программного обеспечения измеряются тысячами копий. Но по-прежнему системы не решают задач по автоматизации управления предприятием.

4. Конец 90-х гг. XX века.

Рост отечественных компаний и развитие предпринимательства приводит к тому, что тиражируемое программное обеспечение перестает удовлетворять запросы потенциальных заказчиков. Компаниям, которые активно развиваются, для дальнейшего сохранения конкурентных позиций в условиях ограниченных ресурсов требуются новые системы автоматизации. Основной запрос к новым системам – это информационная поддержка в принятии управленческих решений и интеграция в ведении различных видов учета.

Компании-разработчики начинают расширять функциональные возможности создаваемого программного обеспечения и формируют новые продукты на рынок АСУ. В усовершенствованных системах сохраняется тиражируемое ядро, которое обеспечивает выполнение уже большего числа функций учета. При этом появляется возможность для заказчиков задавать настройки согласно особенностям бизнеса – так системы управления становятся более гибкими. В будущем такое программное обеспечение будет называться интегрированной адаптируемой системой.

Современный этап характеризуется бурным развитием информационных технологий и программного обеспечения в сфере гостиничного и туристского бизнеса. Это обусловливается тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Современные информационные технологии позволяют организовать работу предприятия с максимальной эффективностью.

2. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ГОСТИНИЧНОГО БИЗНЕСА

2.1 Основные АСУ в гостиничном бизнесе

Представленные на рынке программных продуктов системы управления и автоматизации гостиничного бизнеса хорошо зарекомендовали себя на практике. Они постоянно модернизируются согласно запросам рынка – появляются новые функции и возможности для более эффективного учета и контроля.